浅谈公路档案工作信息化

邓巧云

邓巧云清远市公路管理局(511500)

摘要:公路档案作为一个地区交通发展史的重要依据,既有行政档案和科技档案的双重属性,又有其自身独有的特点和作用,而传统的公路档案工作现已经满足不了时代发展的要求,无法应对当前的大量信息资料处理工作,计算机技术的引入在解决当前公路档案工作难题方面优势明显，本文分析了公路档案信息化的优势,以及提出利用信息化完善档案工作的见解。

关键词:公路档案信息化管理

信息时代的到来,对于公路的档案工作提出了新的要求,同时也为公路档案的发展带来了新的机遇。紧跟时代步伐，加速公路档案工作信息化普及,提高工作质量和服务质量是公路档案工作信息化的新标准和新要求,也是公路档案工作未来的发展方向。

1档案工作信息化的优势

1.1收集方便

档案工作信息化进程中的资料收集与存储是通过手工输入、图像扫描、OCR识别等手段实现,将资料都以数字化信息存储,这样就避免了许多不必要的资料丢失或缺损现象的出现。

1.2处理方便

传统档案工作都是纸质、实物的档案材料,处理方面都是人工编制,并且容易破损,尤其在保存上要设置特定的条件和环境,信息技术引入到公路档案工作后,节约了储存的空间,又方便了信息处理和编制。

1.3存储方便

传统纸质的、实物的档案材料往往在长时间储存后,都会变质或在条件不佳的情况下,还容易造成资料的破损,信息化技术应用到档案工作中后,各种大容量的光盘硬盘频频出现,使得档案资料的储存变得更加方便,既可以节省空间，并在储存条件上避免了许多的环境要求。

1.4使用方便

传统的档案资料的检索工作都很复杂,查找速度慢,工作效率较低,而当信息化应用到档案工作以后,使得档案工作的查找可以在短短几秒钟完成,在众多的资料中一下定位到自己所需的资料,因此说在档案工作中最大的优点也是方便用户的使用。

1.5传输方便

随着互联网在世界范围的迅速发展,档案的信息存贮和检索利用,已不再局限于自己内部单位,档案资料可以通过网络传输、检索等实现档案资源的全球共享,用户可以在取得权限的前提下实现异地的档案信息提取和检索工作。

2加快档案信息化进程的建议

档案工作信息化、网络化的普及可以说是时代的要求,时代的标志,并且两者变得密不可分，对于公路档案事业的发展,虽然信息化普及程度还相对较慢,但是公路档案信息化网络化的普及将是未来公路档案工作发展的重点。

2.1建立公路档案管理信息库

普及公路档案工作的信息化和网络化,我们首先应该从建立和完善公路档案管理的信息数据库开始,档案管理数据库的建立可以很大程度上拓宽信息渠道,为用户提供更快捷的信息服务。及时补充、维护数据信息库,并设计专门软件对扫描的材料和补充的数据就可以直接生成在数据表、登记表、审批表里,这样就大大减少工作程序,避免重复劳动。

2.2实现公路档案工作的网络互联实现资源共享

公路档案信息化进程中,实现档案工作的网络化和资源共享是档案工作发展的必然趋势。我们在建立公路档案管理信息库的基础上,应该进一步提高档案工作的管理水平,让公路的上级主管部门、人资部门以及同行部门都可以共享到档案管理信息库，实现资源使用的最大化和最优化。

2.3引进和培养新型档案管理人才

公路档案工作的主体是人,人才的培养与形成是档案工作事业可持续发展的关键,人员素质的高低影响着档案工作的顺利进行,因此我们要加强对档案工作人员的培养和培训,不断加强和丰富档案工作人员的业务素质,特别是现代化的档案管理能力,把档案管理人员的信息素质培养切实落到实处。

2.4加大资金投入,不断更新硬件设备

公路档案工作的信息化转变，也给公路档案工作提出了新的要求。首先是对基础设施的要求,公路部门应该加大对档案管理硬件设施的投入，积极落实资金添置和更新外置设备,大力推进信息化工作的开展。

2.5健全机构、加强对档案人员的信息化实操培训，在公路档案管理部门,应配备专职的信息化工作人员,并将信息工作纳入目标考核的范畴。针对信息工的实际情况及时举办一些旨在提高档案人员信息化业务水平和能力的档案信息人员培训班，努力提高他们对专业能力以及电脑实际操作能力，从而建立完善的信息人员队伍,提高档案信息的管理水平。

2.6做好档案管理的保密工作

在公路档案工作信息化、网络化的过程中,档案的保密工作成为了我们研究的另一个重点。做好对档案管理人员进行保密教育的工作，强化其保密意识,不断提高档案保密的警惕性,如不得在公共场所谈论涉及档案中的秘密内容,严格执行档案借、查、阅制度,不得擅自透露所存重要档案的内容、数量、存入位置等。

2.7充分利用档案信息网,实现公路档案管理的现代化

各级公路档案管理部门在日常工作中应大力推行机关内部公文、信息、会议等主要业务网上办理的制度。如采取硬性措施，规定上报信息和文字材料,一律通过电子传输,主管部门不再受理纸质材料。对下发的文件,也一律采用网上传输,从而实现无纸办公，以此促进和普及公路档案信息化工作。

3结语

总之,随着公路事业的不断发展,公路档案信息化日益呈现出其重要的地位和作用,在经济高速发展的今天,公路档案工作承接着大量的信息处理和信息储存工作,大力推进公路档案工作的信息化进程,成为当前公路档案工作的任务重点。

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