大数据时代下城建档案管理信息化面临的挑战及对策

刘畅

齐齐哈尔市城市建设档案馆

档案不仅是真实记录人类活动，同时也是一种历史性的记忆。城市建设以及发展的记录则由城建档案负责，这可充分说明城建档案的重要性与必要性。人们已经逐步提高对城建档案的重视程度，在原有基础上加大管理与投入力度，但是仍旧不能彻底解决存在于城建档案管理中存在的多种问题，人口老龄化严重以及信息化归存档程度较低等，都是现阶段城建档案管理信息化加强面对的主要问题，需要我们从各个细节着手，实现对档案管理以及服务水平的逐步提升。

一、当前城市建设档案管理的现状

1.城市建设管理条块化分割严重

各级政府虽然都成立了城市建设档案管理部门，有的地方在住房城乡建设局下设档案馆、房地产管理处、市政建设处等二级机构分块分项目管理建设档案，有的地方在档案局下设二级科室进行分项收集管理，有的地方则在各行政主管部门设置档案室自行管理建设档案，如交通局管理城市交通建设档案、住房城乡建设局管理房地产项目档案、卫生局管理卫生部门建设档案、教育局管理教育部门建设档案等。这样的管理模式不仅条块分割严重，不利于城市建设档案的信息化建设，而且存在多重管理、严重浪费管理成本和人力资源的现象。

2.城市建设干部队伍老龄化严重

档案管理部门一直都是清闲的部门，一些年轻人进来没几年后就通过各种途径调往发改、财政等热门部门，所以档案管理部门干部队伍建设存在老龄化严重、老中青严重断层的问题。干部队伍老龄化带来了档案建设的信息化程度严重滞后，档案干部业务知识水平普遍较差，电脑知识普遍缺乏。培训工作没有及时跟上，多数基层档案人员对业务不是很熟悉，对电脑软件系统操作也不熟练，不能很好地适应新时期档案工作的需要。比如，一些档案馆虽然配备了先进的信息化平台，但是无人会用，档案管理人员依旧以传统的手工归档方式工作。

3.信息化意识落后

现阶段各级政府针对档案管理工作制定的各项规章制度，都可充分说明我们对档案管理工作的重视程度，并通过建立专业化部门的方式开展档案管理工作，如果发现其中有问题存在，都会及时处理。但是与西方发达国家相比，我国档案管理人员在意识以及方法上仍然存在较为落后的问题，加之受到档案管理信息化意识不足的影响，城建档案管理工作并不能实现对理想信息化程度的满足。很多人员在开展档案工作时仍用手工的方式进行归档与管理。并不能使用先进的技术与手段，很多重要信息会在管理过程中丢失。

4.城市建设档案信息化管理制度不够健全。

档案管理过程中的管理制度严重落伍，甚至一些地方、部门还在延续计划经济时代的档案管理制度，沿用旧的、手工归存档方式方法，这使得部分城建档案存储不完备、容易丢失。

二、城建档案信息化管理的对策

1.树立先进的思想意识

首先是在思想上真正意识到城建档案管理工作的重要性，逐步解决城建档案管理系统信息化进程面对的问题。城建档案信息化建设工作与城市发展之间存在不可分割的密切联系，是构成完整智慧城市建设不可缺少的一部分内容，与国家信息化建设之间同样息息相关。与发达国家比较，我们在信息化建设方面存在不均衡的问题，尤其是底子较薄，水平较差，我们必须在正式这些差距的基础上不断提升自己，尤其是要明确在思想上的差距，实现对城建档案信息化建设的大力推动。

2.整合资源、统一管

可从打破各个行业以及部门限制的着手，逐步解决条块分割较为严重的问题。通过对现阶段城建档案管理系统信息化进程进行分析后可以发现，政出多门的问题普遍存在，这样求我们借鉴先进国家的经验与做法，建立相应的统管机制。实施建管分离是有效改善各部门之间职权交叉问题的重要前提。信息零散以及浪费严重的现象也可得到不同程度的改善。各部门之间的资源与信息得到真正意义上的整合，逐步实现信息共享的目标，这对档案管理系统信息化进程的合理推进有重要作用。

3.加强硬件建设、加大软件研发力度

工欲善其事必先利其器，要想全力推进城建档案管理系统的信息化进程，依靠目前的这些智能系统和基础设施是很难实现信息化进程，更谈不上智能化服务。因此，必须加强硬件设施建设，一方面要整合各项资源，加大基础设施建设，建设现代化的档案馆，解决存档管理条件问题。一方面要加大管理软件研发力度，结合大数据的时代特点和客户需求，淘汰落伍管理软件，研发、普及更科学更合理的软件，争取将最高尖端的科技产品应用在城建档案管理实践中。

4.对外树形象、对内强素质

从业人员的业务素质水平在很大程度上决定了城建档案管理系统信息化的水平，决定了所提供的服务水平以及客户群体的满意程度。因此，在落实硬件措施、建章立制之后，加强从业人员的综合素质就尤为突出，一方面要通过各种系统性培训、以课代训等多种形式，努力提升从业人员的综合素质和业务素质。另一方面要加强从业人员的服务意识，通过竞争性上岗、绩效性奖励等多种措施激发从业人员用服务换薪酬等意识。

5.完善健全规章制度上下功夫

针对目前城建档案管理系统信息化存在的条块分割严重、监管混乱、管理制度缺位等诸多问题，在下一步的信息化建设中必须加强制度建设。一方面要加强建存档案门槛制度建设，明确建存档案的主体、内容和监管主体、借调档的相关要求，从而规范城建档案建设的严肃性、规范性和合法性。另一方面要制定好、贯彻执行好内部各项管理规定，用规章制度来管理人员、规范工作流程，保证建存档案、借调档案严格按章进行，保证档案的安全、完整。

结语：云盘、云网络等新媒体新技术的广泛应用，客户群体需求由实物案卷向电子档案转变，使得传统的建存档案及保存等方式面临着严峻的挑战，所以在转方式、调结构、促发展的总体要求下，我们必须统一思想，深化推进信息化进程的必要性和紧迫性，从抓好思想建设、制度建设等方面推进信息化建设的步伐，实现档案管理安全规范、社会服务优质满意的双赢局面。

参考文献：

[1]罗寿芝.大数据时代下档案管理信息化的对策研究[J].内江科技,2017(10).

[2]贺雯.大数据时代下高职院校档案信息化建设的困境及对策[J].经营管理者,2017(19):285.