高校档案信息管理的逻辑起点分析

杨洋

一，引言

在高校人事档案管理工作中，由于政策、技术和历史等各方面的原因，还存在着一些问题：

1.档案利用主体受到限制。

长期以来，档案利用主要是为各级领导决策、为机关各部门工作参考服务，而为教学科研服务则相对较弱。由于受到某些陈旧的思想观念和档案制度的规定与制约，一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手续才能得以实现，从而大大影响了档案的利用效率。

2.馆藏档案门类不全，利用受到限制。

据调查，目前不少学校档案馆馆藏门类不全，内容单一，主要以党政、教学、财会类档案居多，其它档案门类不全，数量有限，例如照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案寥寥无几，这就使档案利用面变得非常狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。

3.档案收集工作受到限制。

过去，档案的收集、整理、归类、编目等工作全部靠手工，书写速度慢，工作量非常大，严重影响了案卷质量和收集时间。

4.档案开发利用受到限制。

以往的档案查阅主要是靠手工翻阅档案目录，经常会遇到档案的形成时间、题目说不清楚的情况，查阅起来特别困难，既耽误时间，又浪费人力。目前多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录著入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了档案的利用效率。

二，问题与追问：

针对如上问题，作为一名高校档案工作者，深感肩上的责任重大，为了使干部人事档案真正适应高等学校不断发展的需要，更好的为师资队伍建设和干部队伍建设服务，应采取以下对策和措施：

1、开拓思路，更新观念

由于高校档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显的直接的经济效益，所以在学校工作大舞台上，它是一项默默无闻、专为他人“铺路”的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，要面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，树立“俯首甘为孺子牛”的思想，淡薄名利，乐为人梯，甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。

在做好档案工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境;再次是协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性;最后要协调好学校各职能部门的关系，确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。

2、突出高校档案室的双重职能，强化行政管理

目前档案工作在学校的地位还不够高，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在学校机构改革中，不少档案室的地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。要把档案工作作为学校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本机关的档案”。所以高校档案机构具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能;作为业务部门，它具有“保管”的职责。因此，我们要理直气壮地强调高校档案室的双重职能。

3、提高档案管理的系统设置和技术手段

高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等;有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍须工作人员来检索，这与手工检索并无区别;许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。档案信息数字化、网络化是时代发展的要求，是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，提供利用。

总之，随着时代的发展，网络化、信息化必将在高校的档案管理中占据主导地位。高校人事档案管理要加快利用高科技手段的步伐，加大现代高科技装备的投入，做好档案信息资源的开发和利用，以适应人事档案管理现代化的发展需要。在利用信息网络管理档案的过程中，应注意档案信息的保密，保密制度作为一项重要工作，在网络条件下必须根据实际情况准确地把握。在档案信息直接上网的条件下，必须对用户权限进行控制，影响集体利益，影响稳定与安定团结、涉及个人秘密的档案，因其合法的权益受到法律保护，均属于限制利用的范围。由于档案信息有别于图书、资料，有一定的特殊性，因此对网上能查阅的档案应区分内、外部档案，不能公开的档案信息应按保密法，严格界定使用权限。

参考文献：

[1]王永奎、袁伦渠，政府信息在公共信息服务中的定位，技术经济，2003(8)

[2]吴秋明，集成管理理论，北京:经济科学出版社，2004

[3]肖明著，信息资源管理，北京:电子工业出版社，2002