论档案的综合利用效益

刘旭地

刘旭地（五常市档案局，黑龙江五常150200）

摘要：档案是社会经济与文化的重要组成部分，是储存和传递信息的工具，是提高工作效率和工作质量的必要条件。收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，最主要的目的是为了开发与利用。通过档案信息资源的开发与利用，体现出档案在当前的利用情况及档案给社会和经济建设带来的价值和作用。

关键词：档案；利用；效益

档案综合管理后，档案管理人员更需要明确档案的具体用途，将档案利用范围了熟于心，以便更好的为档案需求人员，有针对性地提供相应资料，为档案利用工作造成极大便利。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的坐等服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题，已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。

1档案管理中信息资源开发和信息反馈存在的问题

1.1局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案室编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几项利用人数、利用档案卷（册）数、页数及复印数据数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表现现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。这是各档案部门普遍存在的一个问题。

1.2在档案室查（借）阅利用时，只要求填写其利用目的和简单的利用效果，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用人来档案室查（借）阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和案卷号，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“填报数据”等等。利用结束后借阅者只简单填写几句利用效果或归还了事，失去了档案利用信息反馈的良好时机。

1.3有了利用实例，才能为档案汇编提供依据。有些档案部门虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编成册或发表，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使各单位和社会更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且大大提高了档案部门的知名度。

1.4编研工作滞后，跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为，利用者不了解室藏情况，即你室藏中究竟有些什么资料可供借阅者利用。因此，档案管理人员必须了解单位的动向和需求，结合室藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会或单位利用。然而，由于编研工作滞后，跟不上社会发展和经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利用。

2档案利用的实际效益

档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”。档案室都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷（册）档案，但该年数百人次、数百卷（册）档案，有什么社会效益和经济效益呢？却一无所知或知之不多。为此，笔者认为档案室查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案室亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，主要有以下三大作用：

2.1利于档案的鉴定工作。众所周知，档案的保管期限定为永久、定期，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益大大有利档案的鉴定工作。

2.2利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为黄河治理和标准化堤防建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，亦影响档案价值作用的充分发挥。

2.3有利于编发档案利用实例，加大档案宣传工作力度。通过调查和了解收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，并筛选、整理,编印成小册子，下发至基层和领导，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤其不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一个实际的宣传和教育，使他们通过例证了解档案，支持档案工作。

3如何开发利用档案信息资源

3.1认真做好查（借）阅登记工作。查（借）是档案室在档案查（借）阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，而应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

3.2分发档案信息反馈表。即在借阅者查（借）阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。

3.3及时编写档案利用效果实例。反馈的信息要及时汇编成册，印发后发放局属各单位，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使广大职工进一步了解档案、熟悉档案，来利用档案。特别要将实例送给有关部门（单位）的领导，使他们认识档案作用，支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来，便失去了反馈工作的实际意义。

3.4实地调查。档案管理员可以不定期进行实地调查，掌握利用效果的第一手资料。许多借阅者在各自不同的岗位上，都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报利用实例，档案人员应主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚，便于编写。

总之，档案工作者要了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。