新时期档案管理工作小议

郑虎

郑虎

山东省菏泽市人民检察院山东省菏泽市274000

摘要：受新时期信息化技术不断更新的影响，在档案管理的各项工作中也逐渐引入了新时期的最新管理辅助工具。在不断建设档案管理的进程中，由于新旧管理模式的冲突、相关工作人员自身业务能力的限制等，使得现阶段的档案管理工作存在着诸多的问题。本文通过对档案管理工作中常见的一些问题进行简要的分析，探讨相应的解决对策。

随着新时期信息化技术的不断发展，很多非真实、有效的数据被大量充斥到人们的工作、生活之中，因此在提供真实、有效的基础信息的工作中，管理大量基础数据的档案管理工作变得尤为重要。

一、新时期档案管理工作的重要性

一是创新理念，在实践中找准发展定位。档案工作作为维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节，具有鲜明的政治性、服务性、基础性。习近平总书记曾指出，“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”我们必须把档案工作放在新起点上定位，以转变观念为先导，以服务大局为重点，以资政惠民为主题，充分发挥档案部门职能优势，努力在求深求实和创新服务上下功夫，以服务发展大局的工作业绩，推动档案事业不断进步。

二是抢抓机遇，在服务中加快自身建设。抢抓发展机遇，必须真学真用，增强本领。机遇总垂青于那些有思想的人、爱思考的人、勇于探索的人、大胆实践的人。俗话说，他山之石可以攻玉。不管向书本学、向他人学、向其他地区学，总会让我们找到推进事业发展的灵感，会让我们发现更多解决问题的方法和途径。

三是服务大局，在大局中拓展服务领域。档案部门应根据新形势、新任务对档案工作的新要求，增强档案工作的生机活力与发展后劲，着力深化档案工作服务发展功能，着力打造档案信息资源共享平台，尽可能将更多的档案实现网上查询、在线共享，使信息服务更快捷方便，最大限度地满足人民群众利用档案的需求。

二、档案管理工作存在的问题

一是对档案管理工作的认知存在误区。从现阶段的档案管理工作现状来看，很多相关的工作人员甚至是单位的领导对档案管理工作的认知存在严重的误区，将档案管理工作仅仅定位为单位的事务性工作，误认为相关工作人员主要按要求填写好相关的表格或者记录，做好不丢失档案，能够为单位的调档、查档等工作提供相关的信息和数据即可，这种对档案管理工作的认知误区长期并且普遍存在于各单位的档案管理工作之中，使得很多单位的档案管理工作与新时期社会的发展以及对档案管理工作的要求无法匹配。

二是缺乏专业的档案管理工作人员。由于档案管理工作长期不被重视，档案学专业的人才在人才市场中比较稀缺，很多档案学专业的毕业生往往并不从事本专业工作，同时很少有企业、事业单位会专门为本单位的档案管理工作招聘档案学专业的人才，大部分真正从事档案管理的工作人员并没有经过专门的相关工作培训，对档案管理工作的重要性认识不足，很多单位并未设置专门的档案管理工作岗位，通常该项工作都是有单位的综合办公室或者人力资源管理部门的工作人员兼职。这部分兼职人员通常将日常工作的主要精力放在其专职工作中，很少会投入大量精力对本单位的档案管理工作进行深入研究，同时在填写记录的过程中，由于工作能力以及精力的限制，在档案管理的兼职工作中，经常出现资料填写错误、提供信息或者数据不准确的情况，不利于其所在单位的长远发展。

三是档案管理配套设施陈旧。从现阶段的档案管理工作来看，很少会有单位会定期更新本单位的档案管理配套设施，而逐渐递增的档案管理资料以及逐渐陈旧的配套管理设施增加了档案管理工作的难度，在日常档案管理工作中由于保存不当而引起的档案资料霉变、档案资料摆放不合理而引起的查档困难比比皆是。

三、新时期深化档案管理工作的对策

一是正确认识档案管理，建立适应于单位实际的档案管理制度。为了不断深化档案管理工作，首先应该转变档案管理工作人员以及相关领导对这项工作的认识。档案管理工作属于单位正常运转的基础工作，只有正确认识档案管理工作，建立适应于本单位的档案管理制度，才能为单位的长远发展奠定坚实的基础。

二是提高档案管理工作人员的素质，引入专业档案管理人才。档案管理工作人员的素质的高低，会直接影响一个单位档案管理工作开展的程度。因此，对档案管理工作应该配备专职的工作人员，同时对本单位正在从事档案管理工作的人员进行专业的档案管理工作培训，并且鼓励其不断学习档案管理工作相关的各项技能和知识。同时，为了不断深化档案管理工作，使得档案管理工作能够适应新时期瞬息万变的市场情况，应该有计划地为档案管理工作引入专业性的档案管理人才，从而带动档案管理工作逐渐走向正规化。

三是及时更新档案管理配套设施。随着档案资料的逐年增加，档案管理工作人员应该拟定更新档案管理配套设施的说明以及方案，清晰明了的向主管领导展示更新档案管理配套设施的目的以及需要购入的设备。同时，档案管理工作人员必须严格遵循本单位的档案管理工作制度，利用卷柜等配套设备，对档案资料逐年进行细致分类与归档，同时，档案管理工作人员应该不定期对长期存在的档案进行整理，一旦发现档案存在损坏的情况，必须进行及时的补救，以便于及时满足单位对档案资料、信息的各项需求。

四是引入信息化管理模式，提高档案管理人员服务意识。在档案管理工作中引入信息化管理模式，是新时期档案管理工作发展的必经之路，也是满足现代社会飞速发展的基本要求。由于档案管理工作人员业务能力的限制，在引入信息化管理软件的进程中，必须对档案管理工作人员进行使用管理软件的基础培训。在档案管理软件运行初期，通过在传统的档案管理工作中逐步引入信息化管理软件，利用新时期档案管理软件的优势，辅助档案管理工作。同时，应该注意不断提高档案管理工作人员的服务意识，在引入档案管理软件的初期，势必会为档案管理工作人员带来大量的工作，不仅需要投入大量的经历进行软件操作的学习，同时还需要投入大量的时间逐年录入各项信息，而录入信息的准确程度，会直接影响未来软件在运行过程中提供数据的准确度。

随着科技逐渐改变传统管理工作模式的新时代的到来，在转变档案管理工作认识误区的基础上，应该不断提高相关工作人员的工作能力，根据本单位档案管理工作的实际情况以及单位实际的经济能力，逐步调整档案管理工作中的各项问题，同时可以通过逐步引入档案管理软件，深化档案管理工作信息化进程，提高档案管理工作质量。