浅谈如何强化基层医疗卫生机构档案工作意识

郑丹

郑丹

（江苏常州市武进区妇幼保健所213164）

【摘要】现阶段基层医疗卫生机构档案工作仍旧比较薄弱，究其原因，是至上而下的档案工作意识都不够强。因此，笔者从政府支持、完善制度、强化宣传、档案利用等几个方面，对如何提高医疗卫生机构档案意识提出了一些看法。

【关键词】医疗卫生机构；档案；意识

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2015）09-0340-02

2010年年底，笔者所在的常州市武进区妇幼保健所启动江苏省三星级档案室创建工作。2011年底，创星工作取得圆满成功。创建江苏省三星级档案室工作并不是笔者所在单位的首创，这是常州市武进区行政部门“十一五”期间在武进区医疗卫生系统着力推进的一项重点工作，旨在推进武进区基层医疗卫生机构档案工作走上一个新的台阶。以此为契机，笔者这个档案工作新兵有了很多向业内前辈讨教档案管理工作经验的机会，也更近距离地了解到武进区基层医疗卫生机构档案工作的真实情况。

从笔者了解的情况来看，较之过去，现阶段基层医疗卫生机构档案工作质量有了很大的提高，比如说在硬件设备和人员配备上都多多少少增加了投入。这说明医疗卫生机构至上而下的档案意识有所增强，但从总体上看档案意识还较为薄弱。有些领导认为，档案这个东西就是些没用的东西，又不产生经济效益，与其花时间在档案上，不如多花点心思在医疗卫生业务上。即使在机关，档案工作也参差不齐，存在许多问题。通过向前辈了解，我们基层医疗卫生机构一是不少单位没有建立综合档案室，各种门类、载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特殊载体档案分散保存的现象尤为严重，你归你的，他归他的，认为随便弄一弄，应付一下就过去了；二是档案的质量不高，应当归档的文件材料没有及时收集、归档，散存在部门或个人据为己为的现象屡见不鲜。

究其原因。一是历史原因造成社会档案意识比较薄弱，一贯以来医疗卫生机构重业务而轻档案，至上而下对档案工作普遍不够重视。二是档案工作宣传也不到位，导致干部职工普遍不能认识到档案的重要性。三是档案工作实际无法很好地服务于医疗卫生工作。

因此，基层医疗卫生机构档案意识的增强是做好档案工作的充分和必要条件。强化档案意识是医疗卫生机构档案工作者义不容辞的责任。对此，我认为应从以下几个方面入手。

1.政府的支持是增强档案工作意识的基层。

雁过留痕，风过留声。档案工作就是我们工作的印记。我们的工作成绩和工作轨迹，必须通过档案的各种载体把他们保存下来，以便于进行工作总结，促进今后的工作。在政府和卫生行政部门层面，应当把档案工作作为一项基础性工作来抓，把档案工作纳入年度绩效考核中，与评先选优和奖励性绩效工资相挂钩，让档案在年终业务考评中占有一席之地，这样有助于医疗卫生机构档案意识的增强。

2.制度的完善是增强档案工作意识的保障。

按照完善制度、强化管理、提高质量的要求，基层医疗卫生机构应把档案管理工作作为一项重要工作常抓不懈。及时成立以一把手领导为组长的档案管理工作领导小组，推行一把手领导下的专职人员档案管理机制，形成以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案员具体负责、各科室协助抓的四级档案管理网络。建立《档案管理制度》、《档案分类表》、《档案归档范围和保管期限规定目录》、《档案管理员工作职责》、《档案查借阅制度》、《保密制度》等配套管理制度。选用思想作风硬、业务素质高、工作作风严、责任观念强的人员担任档案管理员，加强培训和指导，不断提高档案管理的能力和水平。

3.档案宣传工作是增强档案意识的有效手段。

只有坚持不懈做好档案宣传工作，基层医疗卫生机构的档案意识才能得到有效提高。“酒香不怕巷子深”的时代早已过去，连大名鼎鼎的茅台酒都要做广告，更何况“养在深闺人未识”的档案工作呢？

3.1抓平时，把开展宣传贯穿到档案工作的始终，日常档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里，使工作与宣传同步进行。利用一切契机宣传档案工作的重要性，比如上级检查准备台账资料，评估检查需要基础数据资料。

3.2抓重点，不断掀起宣传工作的新高潮。根据档案工作的规律性，抓住重点时间、重点内容、重点形式，不断掀起宣传高潮。时间要牢牢把握，不要错过每年归档期等最佳宣传时机；内容要典型生动，才能吸引人；形式不能陈旧，否则会使人不屑一顾。例如，在《档案法》公布重点纪念日前后，开展规模较大的宣传活动，内容上要集中宣传档案法规，除正面宣传外，配合一些违法案例宣传，使人对法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不应仅搞搞展览、展板展览，可以考虑利用电视、报纸、网络、滚动显示屏等媒体媒介广泛宣传。

3.3抓时机，把单位一把手领导作为主要宣传对象。一把手领导的重视和支持对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。档案管理工作者应积极主动、抢抓时机，向领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，以取得领导的重视与支持。在实际工作中应突出一个“勤”字，即勤请示、勤汇报、勤动脑，不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持；勤动手，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。档案室的重要工作和活动，要争取主管领导参与，以便领导全面地了解档案工作。

4.紧贴业务需求是增强档案意识的助推器。

档案的作用在于“用”。无用论是阻碍档案工作发展的最大绊脚石。如何破解？我认为，重点在让档案变得有用起来。以往的档案，种类不丰富，基本在文书档案一种。在现今的医疗卫生机构中，病例、业务数据资料、照片档案是借阅率较高的档案资料。因此，我们档案工作人员要紧紧围绕业务工作需要，尽可能全面、准确地进行收集好档案资料，这样对提高干部职工的档案意识也是大有裨益的。

【参考文献】

[1]李凤芹、?张继民、孟宪霞，档案意识浅谈，《山东档案》，2001年03期.

[2]尹美京[韩]、任凤仙，档案意识与档案工作的关系之我见《档案学通讯》，2008年第3期.