企业会议组织的精细化管理探究

马菡励

国网甘肃省电力公司酒泉供电公司

摘要：精细化管理对企业经营管理有重大意义，会议对于企业来说同样如此，因此在本文当中突出强调了会议组织精细化管理的意义，并由此结合精细化管理的方法和会议组织方面的工作内容展开了讨论，探索了如何实现会议组织的精细化管理。

关键词：企业；会议组织；精细化

制度管人，流程管事，精细化管理首先要有精细化的管理制度，对于一个企业来说企业的会议需要紧密围绕所承担的职能进行组织和安排，信息化、现代化、专业化的企业会议组织和安排对于提高会议效率，提高企业的效率，实现企业的责任，都有显著的意义，因此对企业会议组织进行精细化的管理具有非常显著的现实意义。

一、企业会议组织精细化管理的意义

从现在市场环境来说，企业管理必须要转型，精细化管理是一种文化，是一种理念，也是一种管理的方式，根本性的就是要落实管理责任，将管理责任明确化、具体化，要求每一个管理者到位、尽职尽责。

会议对于企业的日常经营管理来说，是非常重要的方式，但是目前企业会议的召开普遍存在一定的不规范性，会议的准备不够充分，目标明确，会后总结、材料整理等等都不够到位。这些问题非常浪费时间和精力，如果从深层次的角度来说，会议变成了一种形式主义，企业存在的问题，在会议上没有得到解决，没有一个解决的方案出来，没有定稿，这对企业经营决策以及发展产生的负面影响是非常大的。

二、企业会议组织精细化管理的思考

（一）关于精细化管理

精细化管理实际上就是规范化管理的一个更深入的层次，就是在规范化的基础上做到精细化。如上文所述首先要落实管理责任，而管理责任必须要明确化、具体化，根据管理责任，每一个管理者都必须要到位且尽职尽责，一次就把工作做到位，工作日清日结。每天都对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。从相关研究成果以及现实的状况来说，企业的精细化管理，往往会从四个方面着手。

首先就是明确责任，而明确责任需要相应的观念，要突出一个细和一个实，细就是精细，实就是实务。要在管理当中突出观念的培训，要求全体成员在细上面做文章，在实上面下功夫，反思自己的工作，统一思想认识，形成精细化管理氛围。为此要制定出相应的管理规定，也就是制度，制度管人，流程管事，其中重点突出责任，谁的工作，谁就要负起责任，也就是要落实岗位责任制度。

其次是突出过程管理，以往企业经营管理通常都只重视结果，而不重视过程，这种情况对于目前的市场环境来说是行不通的，对于会议组织的管理而言，就需要针对会议的全过程进行管控。

再次，坚持制度，精细化管理的首要前提是制度，完善各项规章制度，履行岗位自责，提高会议管理水平，对于企业来说意义重大。为此要形成一个完整的制度体系，针对企业会议组织特性，形成如会议须知，参会人员纪律同意书、会议行为责任书等等。

最后，要有监督，制度是不是能够落实与执行力有很大的关系，而执行力的影响因素却有很多，包括意识、心态、素质和管理等，一个好的想法却不能被执行，那是空想，有了管理制度但是却因为一些因素而没办法执行，最终也是无济于事。所以制度必须要符合实际，并且要对执行过程当中的不确定因素进行评估，最终下达科学合理的执行目标，这样至少保证执行目标有可能成功。而要保证执行到位，监督必不可少，要用监督的力量来逐步实现制度文化，先从强制性的监督来约束行为，然后逐步转变到自觉地遵守制度。

（二）企业会议组织精细化管理建议

结合上文的分析来看，企业会议组织的精细化管理在遵循上文所列的几个要求的同时，要突出过程管理，也就是要针对会议的准备、会议过程控制和会后跟踪等全过程进行精细化管理。按照上文的说法，精细化管理制度很关键，而制度必须要符合会议组织管理的实际，因此就必须要从会议管理的全过程出发，来制定制度，在不断地总结当中进行完善，最终实现精细化管理。

1.会前准备管理

因此，首先从会前准备来说，这个环节很关键，但也很繁琐，务必要求进行细致地准备。主要包括如下细致内容。

第一是收集会议资料和信息，这是会议前期准备环节的首要任务，要落实好会议议题的确定、相关的资料和信息的收集整理，其中前者务必不经过相关领导同意或者是协商均不能提交议题，而提交的议题还需要进行严格的审核，控制数量，突出重点，不至于浪费资源，同时根据重点内容确定会议当中的主次，列出顺序。会议资料同样需要检查，确保准确，以防错误。

第二是，会议组织人员必须要与参会人员进行沟通，和参会人员确定好会议召开时间、地点、议题等，并将相关的材料发放给参会人员，让参会人员做好准备。并且要反复重申会议相关制度，包括请假手续办理、会议签到、缺席人员惩罚制度、会场秩序纪律等等。

第三明确下达会议通知和议程。这要求落实会议时间、地点，会议内容，议程，参会人员、主持人以及其他事项等，通知文件出来后要交由相关领导审核确认无误后下发。

第四是布置会场包括会议横幅制作，会议主席台布置和会场布置。这里必须要规范化，比如横幅制作必须要简洁概括明了，具有象征性和标志性。比如主席台布置领导座次如何安排，话筒如何安排等等，都需要形成标准，按照标准要求执行。

最后，会议开始之前要检查会场设备确保投影仪、话筒、电脑、摄像机等处在健康状态。如果是远程视频会议还要看电视柜，网络设施情况。会场灯光、空调等要确定好，服务窗口（比如茶水供应）要确定好。要检查会场提示的设置情况。在参会人员入场时，要组织礼仪人员接待指路等等。会场门口设置签到处，每一个参会人员都需要严格按照流程进行签到，当然如果有人脸识别、指纹识别实际上更好，效率更高。如果参会人员多，还需要安排后勤人员规划好停车区域，方便停车。供电、安全设施必须要完备而且处在健康状态。

2.会议过程控制

会议过程控制主要做好三个方面的工作。

首先是会议的签到和引导，在上一个部分已经进行了简单阐述，会议组织人员要热情地接待参会人员，并引导其到签到处签到，并发放相应的资料，同时要有专门的人员将参会人员引导至各自的座位。

其次，会议摄像人员要专心负责会议摄像工作，会议记录要切实做好记录和录音，这个是重中之重。为提高效率和准确率应采取现代化的手段进行记录和录音。

最后是要维持会场秩序，防止无关人员进入会场，会场内部则是要提醒与会人员关闭手机，不能吸烟等。

3.会后跟踪

会议结束后要整理好会议当中产生的所有文件资料，包括通知、议程、领导的发言稿、会议记录和会议纪要、会议视频、照片、录音等等，然后配合企业的档案管理部分按照档案管理的要求统一存档，统一保管和科学应用。会议组织人员还要对会议进行总结，分析会议当中出现的问题，总结经验，形成应对措施，避免再次出现同样的问题，这过程也是在不断地完善精细化管理。进一步要及时对会议精神进行总结、反馈、学习和传达，贯彻会议精神，其中尤其是要注意推动会议的主要决策内容的反馈和传达，确保落实。

结束语：

综上所述，企业会议组织管理要落实精细化管理，这是保证会议顺利开展，确保会议满足企业经营管理要求的重要手段，在本文当中着重基于精细化管理的方法，从全过程管理的角度来分析了企业会议管理方面的重点，可能存在不足，但希望有一定价值。

参考文献：

[1]张平安.精细化管理在煤炭企业管理创新中的作用[J/OL].当代化工研究,2019(05):48-49

[2]肖泉.基于审计视角的企业精细化管理研究[J].中国管理信息化,2019,22(10):12-14.

[3]兰瑛.基于企业视角的办公室员工精细化管理研究[J].中外企业家,2019(12):91.