加强建设工程档案编制提高建设工程档案质量研究

卢映莲

东莞市石鼓污水处理有限公司广东东莞523000

摘要：随着社会经济的不断发展，城市化进程逐渐推进，建设行业在其过程中也取得了明显的进步。在建设工程中，档案工作是十分重要的，是保证建设工程数据安全性的关键，无论是什么情况下都要保证建设工程档案的完整性，这样才能够促进其工作有序的开展。但是，在实际的工程档案编制中仍然存在大量的不足，对编制的质量造成一定的影响，基于此，本文就加强建设工程档案编制提高建设工程档案质量进行全面系统的研究与分析。

关键词：建设工程档案编制；建设工程档案质量；研究与分析

目前，建设工程档案编制仍然存在大量的问题，其中主要有档案的真实性有待考量、编制人员自身的文化素质不够等，在实际的工作中，使得工程档案的编制较为混乱，缺乏一定的合理性。所以，现在首要解决的问题就是对这些问题进行有效的治理，提出有效的措施，才能够促进工程编制的质量获得提升。

一、工程档案编制工作的重要作用

（一）保障工程档案的实效性

档案人员在档案编制之后一旦确认就不能够进行随意的更改，在此基础上还要经过相关管理人员的确认才能够通过，若是这一阶段的工作不及时就会对工程项目建设的审核通过造成严重的影响，严重的情况下极有可能导致整个工程的顺利开展。除此之外，在工程的建设期间也可能会发生一定的变化，因此，档案人员要对这项工作的重要性有一定的认知，赋予饱满的热情，对工程建设的信息及时的进行记录，并且保证记录的内容具有实效性。因为工程档案的情况能够为未来工程建设能够提供有效的参考。

（二）保障工程档案的真实性

工程档案的主要作用就是将工程的进程以及工程的各方面信息及时的反映出来，并且这些信息的内容能够将工程的实际情况充分的反应出来，在工程中存在安全隐患、建设方面存在缺陷的情况下，就可以根据工程的档案对这些情况有大概的了解，一旦出现问题不至于慌手慌脚，不知道从何下手。对于问题还没出现时，通过档案的信息可以及时的做好预防措施，尽量避免危险情况的发生。若是工程档案记录不够真实，就不能够有效的完成这些工作，造成的后果也会十分恶劣，所以说，保证工程档案是非常重要的。

（三）保障工程档案的综合性

对于建设工程项目来讲，档案的工作涉及的范围比较多，这就要求档案人员要具备收集和整理信息方面的能力。在实际的工作中若是遇到有不明确或者不了解的地方，要谦虚的向他人请教，正常情况下，要请教的内容主要包括有：建筑材料、建筑设计、物理学、电学等，在此基础上也要强化对建筑方面的相关法律规定进行确切的了解，这样才能够促进工程档案的科学性和合理性。档案的记录中，要强化工程整体性的记录，其中主要有工程质量、材料设备、人员配置等。由此可见，工程档案的编制工作是一个涉及范围比较大，知识层面比较广的工作。

二、工程档案编制中存在的问题分析

（一）事后进行档案编制导致档案缺少真实性

近些年来，在进行工程档案检查过程中，总是会发现档案材料没有按照施工进度来进行编制，一种情况是对这项工作不理睬，档案整理工作进行的不彻底；另一种是虽然做了这项工作，但是档案的编制不够完整，该有的手续没有，该签字盖章的也没有完成，质保材料和送检报告单收集不够完整等。

（二）编制人员的专业水平存在差异

工程的主管人员为了在工作中节省成本的开销，经常会聘用专业知识水平能力不够的档案人员。这些人员的来源较为广泛，并且其自身对这项工作并非非常理解，大多数不具备这方面的能力，对工程档案的范围、工程档案归档整理的规定、档案编制的要求以及相关法律规定等没有确切的理解。所以，在实际的工程档案编制中总是有这样或者那样的问题出现。再加之这些人员对工作没有足够的热情，就对编制的质量造成严重的影响。更有甚者为了应付检查，编制假档案是一种及其不负责任的做法。

（三）档案人员从事多个岗位造成档案的混乱

现阶段，在进行工程档案的编制工作中，经常出现一人身兼数职的现象，这种情况就会造成工程档案编制的混乱。有的建设施工情况存在较大的差异，具有一定的特殊性，档案编制人员因为工作的关系不能够对每项工作都达到确切的了解，对工程不能够实行实时的监控和记录，使得工程档案材料和数据发生混淆的现象十分严重。

三、工程档案编制出现问题的解决措施

（一）建立完善的检查机制

现阶段，在进行建设工程档案编制的过程中，事后编制档案不真实的现象比较严重，并且这种现象屡禁不止，对此，相关部门和单位就要对于这种情况建立检查机制，负责工程建设的管理人员和工程档案管理部门要对工程现场进行定期的检查，其中主要检查的内容如下：首先是对工程是否设有专门的档案人员进行检查，各项目档案材料是否保证分成类别来进行编制和整理；其次，对工程档案的编制情况进行定期的抽查，检查档案编制人员是否按照工程的进度来实时的进行编制工作，对编制的收集是否保证真实性，是否对工程档案编制进行可靠的保管等；最后，对工程档案编制期间代替他人签字的行为是否经常出现，若是发现这种现象要进行严格的制止，并对其进行严格的处罚，若是严重的情况下，要对其给予法律的追究。

（二）强化编制人员的专业素质水平

现阶段一些工程主管人员往往不具备专业的知识水平，这种情况下就会对工程档案编制的质量造成严重的影响。所以，在对工程档案编制人员的招聘中，要尽量选择具有专业素质水平的编制人员。在此基础上，还要建立档案人员的培训机构。首先要对工程档案编制管理人员进行定期的培训，只有在考核通过之后，才能够正式上岗工作。在通过档案人员职业道德、档案管理基础知识培训以及相关法律规定的学习过程中，就能够在实际的工作中充分的将这些内容结合实际的工作情况充分的展现出来。其次，建设工程档案管理部门要定期组织工程档案编制人员和建设现场管理人员对工程档案编制的质量要求、工程档案归档的整理工作等进行培训，这样的实际性操作和学习能够更加具有说服力，在实际的工作在面对问题时也能够沉着冷静的面对。在时间的推移作用下，就能够强化工程档案编制人员在工作中的质量得到提升，能够将所有的知识充分在工作中呈现出来，真正的做到学有所用。

（三）杜绝一人身兼多职的现象发生

现阶段的工程档案编制工作中，经常会出现一人身兼多职的现象，这种情况下对工程档案编制的质量造成严重的影响，对于这种现象，相关部门要给予严肃处理的态度。并且提出切实可行的措施来抑制这种现象的发展。其中主要的对策有：在实际工作中，一个档案人员只能从事与其相关的事务，对待工程档案管理工作要强化责任意识，不能够予以应付的心态来进行工作，这样不仅会使得工程档案编制质量受到影响，严重的情况可能对工程的进度也造成影响。

结束语：

综上所述，随着社会经济的不断发展，城市建设发展日益迅猛，但是根据工程的实际情况而言，仍然存在着中生产轻管理的问题，特别是在工程档案编制工作中，这种现象更是普遍。所以，在实际的工程档案编制中，要想提升档案编制的质量，就要强化制度的建立、对专业人员进行系统性的培训，避免一人身兼多职的现象出现，只有这样才能够保证工程档案编制的质量，与此同时更好的促进建设工程的快速发展。

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