大数据时代下的档案工作

高越

高越

大庆职业学院黑龙江省大庆市163000

摘要：基于大数据时代的来袭，对于各行各业的档案管理带来了不少的影响，要适应大数据时代下的工作变化不是一日就能适应的，要适应大数据来袭的变化，我们必须寻找适合大数据时代的档案管理策略，面对复杂繁琐的数据信息，我们必须加强数据资源的聚集，对档案资源管理建设进行完善，改变传统的档案管理采集模式，创新档案管理服务理念，坚持做到以人为本，根据国家和社会的需要进行创新管理，这样才能建立起一个高效的档案管理体系，才能在这个数据广且杂的时代下进行有效的管理。

关键词：大数据时代；档案工作

1大数据时代背景下档案的价值分析

数据信息化的新时代，简称“大数据时代”。大数据就是海量的数据、资料，其很多情况下所涉及的海量资料规模都十分庞大，无法利用主流软件工具来处理和衡量，主要是通过整理归类等方式达到数据处理、管理与整理的目的，从而获取更精准的资讯和数据。现如今，各个行业、领域在实际发展与运营过程中，会产生大量的档案资料，且形式多元化，利用传统手段要想保存与利用这些资料难度相当大。在大数据背景下，为充分凸显档案资源的实际价值，可将传统的纸质档案转变为电子档案，形成电子数据，然后对这些电子数据进行收集、归类与整理，由于档案资源系统庞大，可借助大数据来进行处理，从而提高数据处理效率。利用大数据来收集、整理与归类档案资料，可在短暂的时间内实现数据处理，利于提高档案数据管理效率。借助大数据来管理档案资料，毫无年限限制，且保存便捷、所占据的空间小，方便存储，能将档案资源的实际价值充分凸显出来，能实现对档案资源的高效利用，从而提升档案资源的实际价值。

2基于大数据理论档案管理的策略

2.1加强数据资源的聚集

要进行高效的数据管理，那么必须先聚集数据资源，档案资源是进行档案管理工作的基础，所以在大数据时代下，面对大量数据资源的来袭，我们必须加强档案管理工作的建设，不断丰富我们的档案资源，对大量的数据资源进行有效的聚集。在这个时代下，数据资源分布很广，所以除了传统的档案管理部门外，社会各个群体或者是个人都可以对档案数据资源进行搜集，例如事业单位、科研档案等都可以分类存在档案数据中心里。所以基于大数据理论，面对大量的数据资源我们必须加强对于档案数据资源的聚集，从而使档案管理更加高效和高质量。

2.2完善档案资源管理建设

随着时代的进步和发展，不管是机构、团体、事业单位乃至是个人，都没有办法将自己置身于数据之外，不同的人、不同的团体都用着各不相同的数据，大家的数据资源也是不相连的，所以档案管理不能仅靠一己之力，我们必须将档案资源管理建设进行完善，通过合作管理的方式将档案资源聚集的责任向社会进行转移，让社会中的各个部门和个人都参与到我们的档案资源管理工作中来，从而对档案管理进行优化。还可以充分利用互联网进行档案资源管理工作，这样将社会力量和互联网相结合，在这个大数据的时代下，档案使用的人可以通过互联网对复杂繁琐的数据档案进行查询和检索，这些查询或检索的信息都可以进行记录，档案管理人员可以把这些信息进行收集，寻找相关的联系，从而完善我们的档案管理建设。

2.3完善档案管理制度，优化档案管理体系

各个行业、各大企业、各大组织结构等在实际运营过程中会产生大量的档案资料，这些档案资料的价值是独一无二、不可替代的。为充分凸显档案资源的实际价值，应及时完善档案管理制度，优化整个档案管理体系，做好档案的收集、管理与利用。传统收集档案资料时，主要是对具有一定保存价值的重要数据信息和资料档案，通过系列处理之后让档案室来进行存档。这些档案资料是经过专业人员的加工和处理之后的信息，属于半成品或成品。在大数据背景下，档案资料是随时随地收集与录入的，且大数据更加重视数据的及时性与完整度。可见，为提高档案管理效率，强调档案资料存储与搜集的规范性、及时性成为一项重大的挑战。另外，在管理档案资料时，应从原始的手工整理模式出发，然后利用计算机平台来代替手工管理，主要利用计算机平台来开展管理工作，但是其管理方法还是比较落后。大数据条件下档案管理工作的实施，其呈现社会化、开放性的多元化发展趋势，然而，大数据信息储存规模相对庞大，就需要利用云端来开展计算与储存工作，从而提高档案数据处理效率。在档案利用上，以往的档案管理方法在存储讯息与服务查询上呈现被动状态，信息技术在资源开发与利用上未能全面而高效地服务于社会。在大数据时代背景下，海量信息被存储与输入，从而达到资源整合的目的，在利用上拓宽领域范围，及时发现与预测档案的新价值，从而为社会创造更多、更有用的价值。对于档案管理工作而言，档案利用也是一项重大挑战。

2.4保证资金投入，加强安全措施和人才培养

保证资金和技术的投入，为档案管理信息化建设的软硬件设施提供基础和保障。加强安全措施，加大保密技术和档案信息监管技术的研发和运用，确保档案信息安全。档案管理人员应拥有专业的计算机处理技术，信息的采集、分析、存储等方面的专业知识，以及基本的互联网知识，国家应加大档案专业人才的培养和教育，提升档案管理人员的综合素质。

2.5档案管理团队建设，增强档案开发与利用意识

在大数据时代背景下，为将档案资源的实际价值充分挖掘出来，提高档案资源的利用价值，应配备专业化的档案管理团队，增强员工的档案开发与利用意识，从而在档案服务中更好地利用自身的专业技能与职业道德修养来挖掘档案的潜在价值，以求更好地被应用到各个领域，为企业的发展贡献一份力量。为提高档案开发与利用率，提高管理者的服务水平，应重视档案管理团队建设，增强档案管理者的敏感度，能及时为受众提供相应领域最具价值意义的档案资料，只有将高价值的档案资料放到恰当的位置才能将价值发挥到极致，从而提高档案开发与利用效率。

2.6创新档案管理服务理念

档案放置在档案室里，等同于废纸，在大数据时代下，我们必须创新档案管理的理念，盘活档案资源，将死板的档案资源变得活起来。对于档案服务管理我们必须改变传统的观念，进行人性化管理服务，坚持一切以人为本，一切以人为中心，用人性化、个性化的管理让档案使用者感受到时代的改变。在大数据时代下，人们对于档案管理服务更注重现代化技术的运用，我们要将档案管理智能化，在互联网模式下进行开放式的档案管理服务。改变传统的档案管理服务理念，根据国家和社会的需要，对档案管理进行创新管理和监督，完善档案管理建设，这样才能真正提高档案管理的效率和质量。

结束语

综上所述，大数据时代，档案管理与现代科技手段相结合，促进了档案资源的获取、存储、管理、分析、利用和共享，最大限度地发挥了档案的作用。大数据时代给档案管理信息化建设带来了很多机遇，也带来了挑战和难题，我们要抓住机遇迎接挑战，采取针对性措施，使大数据时代的档案管理工作迈上新台阶。以上内容就大数据时代下的档案工作展开了分析。

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