高职院校档案管理的信息化建设

朱悦坤

（湖北省武汉市武汉职业技术学院电子信息工程学院430074）

摘要：高职院校档案记录了高职院校的发展史，是高职院校各项工作有效开展的依据，做好档案管理工作至关重要。信息化时代里，高职院校档案管理信息化建设已势不可挡，实现档案的信息化管理，可以有效利用档案，更好地服务学校教育教学工作，更好地服务社会。本文就高职院校档案管理的信息化建设作了相关分析。

关键词：高职院校；档案管理；信息化建设

0.引言

随着我国教育由精英教育向大众教育的转变，我国高职院校规模也不断扩大，对学校档案工作也提出了更高要求。档案是高职院校各项工作的真实反映，加大档案的开发利用，有利于学校各项工作的顺利开展，促进学校教育事业更上一层楼。基于档案的作用，学校要加快档案管理信息化建设，以信息化手段取代传统的档案管理方式，进而提高档案管理效率，实现档案的高效利用，更好地服务学校发展。

1.高职院校档案管理信息化建设的重要性分析

高职院校档案是高职院校从事教育、科研、党政、学生管理以及其他各类活动直接形成的对学校和社会有保存价值的信息，是高职院校各项工作的真实记录，具有借鉴、激励、指导等作用[1]。高职院校档案管理信息化建设既是高职院校改革发展的内在要求，更是现代社会发展的必然趋势。随着高职院校规模的扩大，其档案总量和类型也越来越多，管理难度也不断增加。面对繁杂、量大的档案信息，传统的档案管理方式已经不适用，不符合高校教育改革发展的需要。实现档案管理信息化建设，可以有效提高档案管理效率，确保学校有价值的档案信息被保存下来。同时，借助信息技术，可以构建统一的档案信息系统，实现快速检索，进而提高档案的利用率，更好地服务学校教育事业发展[2]。

2.高职院校档案管理信息化建设中存在的问题

2.1缺乏对档案信息化管理的正确认识

受传统管理模式的影响，高职院校对档案信息化管理尚未形成系统、正确的认识，简单地将档案信息化管理等同于利用计算机来存储档案信息，没有深入挖掘档案管理信息化成果。档案信息化管理需要投入一定的成本，学校没有多余的资金投入到档案管理信息化建设上，以至于学校档案管理信息化水平非常低。

2.2专业的档案信息化管理人才不足

在推进档案管理信息化建设过程中，专业的信息化人才起着重要的作用，但是就目前来看，高职院校的档案管理人员还停留在纸质档案管理上，信息化管理能力相对不足，无法满足档案信息化管理的需要。由于档案管理人员能力不足，就会影响到档案信息的开发利用，阻碍档案管理信息化建设进程。

2.3档案信息化管理制度不完善

虽然实现档案信息化管理有利于档案的高效利用，但是要想提高档案信息化管理水平，就必须建立与之相匹配的管理制度。目前来看，学校尚未构建与档案信息化管理相匹配的管理制度，信息化管理标准不统一，对档案信息化建设没有作出明确的规定，档案审查、档案监督等相关机制缺失，进而严重影响到了档案的开发利用。

2.4档案信息安全问题

档案信息化管理是建立在互联网的基础上，由于网络具有开放性、虚拟性，使得学校档案管理过程中会存在较大的安全风险。在互联网环境下，学校的档案信息系统很容易遭受到网络黑客的攻击，如果档案信息系统安全性不高，就会造成档案信息被窃取或篡改，进而使得档案失去原有的价值，无法反映学校真实情况，不利于学校相关工作的开展。

3.高职院校档案管理信息化建设策略

3.1提高思想认识

高职院校档案信息化管理趋势愈发明显，在这种趋势下，学校应当正确认识档案信息化管理。一方面，要树立正确的档案管理观念，认识到信息化手段在档案管理中的作用，以信息化手段取代传统的档案管理手段，进而提高档案管理效率；另一方面，结合档案信息化管理的需要，制定科学的战略，明确档案管理目标和内容。另外，加大档案信息化管理的宣传，提高档案管理部门的思想认识，使相关负责人积极投入到档案管理信息化建设中来，进而不断提高档案管理水平。

3.2构建统一的档案信息管理系统

要想发挥信息技术在档案管理中应有的作用，管理者应结合学校档案工作实际，构建统一的档案信息管理系统。首先，借助信息技术，将学校各部门有效的联系起来，实现内部信息的共享，提高档案管理效率；其次，从软、硬件着手，根据档案的类别建立相应的子系统，按照档案性质、类别、日期、归属等分类归档，以便档案信息能够及时归档、高效利用[3]。另外，明确档案信息化建设标准，严格按照档案信息化流程来开展档案管理工作，确保档案真实、完整。

3.3强化档案管理人员的培训

基于档案信息化管理的需要，加强档案管理人员的培训尤为重要，只有提高档案管理人员的能力水平，才能更好地发挥信息化管理手段的作用，进而提高档案管理质量和效率。首先，强化档案管理人员专业知识教育，使其了解档案管理相关要求及法律法规；其次，强化档案管理人员信息化能力的培训，有针对性地培养档案管理人员的信息化管理能力；再者，强化职业素质教育，让档案管理认识到自身职责所在，使其主动投入到档案管理工作中去[4]。

3.4健全档案管理制度

档案管理信息化发展必然会带动学校档案管理工作环境的转变，这种转变要求学校必须完善档案管理制度。首先，学校应当结合自身实际，从原有档案管理制度的基础上进行删除和完善，构建与档案信息化管理相匹配的管理制度，从制度层面对相关行为作出明确规定和约束；其次，落实档案信息审查机制，对档案信息进行全面的审查，确保归档的信息完整、真实；再者，落实档案监督机制，对档案管理工作进行全方位的监管，确保档案管理工作规范[5]。另外，落实责任制，将档案管理的责任落实到具体人身上，进而更好地规范档案管理人员的行为，提高档案管理效率。

3.5加强档案信息安全管理

在推进档案信息化管理的过程中，档案信息安全管理是不可忽略的一个问题，做好档案信息安全管理，有利于档案价值的高效发挥。因此，学校要高度重视档案信息安全管理。首先，从档案信息系统入手，定期杀毒，将一切安全隐患扼杀在摇篮里，确保档案信息系统的正常运行；其次，加大信息安全技术的应用，如身份认证技术、加密技术等，以这些技术为手段，提高信息系统的安全性，避免档案信息遭受攻击[6]。另外，要加大档案信息系统的日常维护与管理，尤其是档案信息系统运行的环境，确保环境稳定、安全、可靠。

4.结语

综上，现行社会形势下，推进高职院校档案管理信息化建设愈发重要，以信息化手段取代传统的管理手段，可以提高档案管理效率，促进档案的高效利用。高职院校应深刻认识到信息化管理这一趋势，加大档案信息化建设的投入，完善与之相匹配的管理制度，强化档案管理人员的培训，进而提高档案信息化管理水平，促进档案的开发利用，更好地服务学校事业发展。

参考文献：

[1]李伟春.高职院校教学档案管理存在的问题与对策分析[J].办公室业务,2019(07):102-103.

[2]崔萍.高职院校档案管理信息化建设探析[J].信息与电脑(理论版),2019(06):203-205.

[3]李欣欣.探析高职院校人事档案管理信息化建设[J].才智,2019(01):219.

[4]孙红梅.信息化背景下的高职院校档案管理研究[J].智库时代,2018(43):61-62.

[5]郁媛媛.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析[J].教育教学论坛,2018(42):17-18.

[6]安宗强.浅析高职院校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化,2018,21(20):171-172.