创建高校毕业生档案管理系统的探索

周凤瑾1，2

关键词：高校毕业生；档案管理；系统；

高校毕业生档案管理是毕业生就业工作中不可或缺的部分，通过学生档案管理，将学生在校的全部人事记录由校园转向社会，这使高校毕业生档案工作提高到管理人才和储备人才要求的高度体现。随着市场经济的建立和完善，高校毕业生就业由统一分配转变成以经济市场为导向、政府调控与学校推荐相协调、毕业生与用人单位双向选择的模式，在增加就业选择的自由度的同时，也加大了高校学生档案管理工作的难度。

如何利用计算机数字信息处理技术和校园网络技术，创建出一套适合毕业生档案管理的系统，高效地做好毕业生档案管理工作，促进大学生就业，是当前档案管理工作者值得思考和探索的课题。

一、高校毕业生档案管理系统要处理的信息

1.毕业生个人情况信息：学号、姓名、性别、专业名称；

2.毕业生就业信息：就业单位、单位所在地址、派遣时间；

上述两项信息由高校毕业生就业管理部门提供，其中个人信息还包括：民族、身份证号(出生年月)、生源所在地、入学时间、学制、培养方式等等。就业信息还包括：毕业去向、派遣报到证号、就业状况等等。这些更详细的信息，可供档案管理工作中根据需要兼容并蓄。

3.档案转递信息：档案处理情况——含档案邮寄地址、档案接收单位及部门、档案投递时间——毕业生档案转出所在高校的时间、档案邮寄号码——高校学生档案管理部门转递毕业生档案时的编号、档案机要编号——档案转递机要部门的邮寄编号、档案回执——由高校学生档案管理部门随档案转出，用人单位或人事代理部门收到毕业生档案后寄(返)还的档案接收单据，这是毕业生档案归属的凭据；

4.遗留学生档案信息：学号、姓名、遗留材料内容、遗留原因、其他相关说明。

二、高校毕业生档案管理系统实现的功能

l.系统管理功能：(1)保证：密码的设置与修改；(2)用户管理：系统支持多级权限管理。系统管理人员(含学生档案工作人员)可对系统信息进行维护、编辑、检索、打印并对系统进行数据库管理；普通用户(包括学生和非学生档案工作的查询人员)仅限于档案去向查询；(3)信息维护：毕业生生源数据库的维护——按年度，每年一个毕业生生源数据库，进行毕业生生源数据库的汇总与修改；打印方式的维护——根据机要档案交接的需要，按毕业生档案机要转递去向的不同，能够分别打印发往外省、市的，本市、区的，本地人才服务中心的等档案机要交接单；(4)日志管理：系统日常使用记录，包括：用户名、IP地址、使用时间及使用的相关记录；(5)系统辅助功能：系统数据的导入、导出，数据的批量设置与处理。

2.毕业生档案管理功能：提供毕业生档案管理基本信息的录入、修改，进行相应的数据编辑。

3.检索功能：对于系统用户(学生档案管理人员)，能以多种方式对毕业生档案的各种信息情况进行数据检索；对于系统客户(档案去向查询人员)，能在客户端计算机浏览器上通过网络数据检索，对毕业生档案信息进行查询，检索出满足条件的记录。客户查询前提条件是知道姓名及学号。

4.打印功能：将档案转递情况WORD文档表格的形式打印并予以留存，这是学生档案管理部门与机要邮递部门档案交接的需要，涵盖学号，毕业生姓名，档案接收单位及地址；邮寄号码；机要编号；邮件等级等相关档案转递信息。

三、创建高校毕业生档案管理系统

1.系统的创建工具、平台系统基于.NET平台开发，采用ASP.NET、C#语言，用VisualStudio.NET2003作为开发环境，IIS作为Web服务器，数据存储采用SQIServer2000。.NET平台是由Microsoft推出的一种新的计算平台，它简化了Internet环境中的应用系统的开发，使开发的系统具有较好的可靠性、安全性。SOLServer2000是关系型数据库管理系统，具有强大的关系数据库创建、开发和管理功能。

2.系统采用的基本结构。系统是基于Web的应用系统，涉及到业务逻辑、数据处理等内容，采用流行的三层B/S(Browser/Server)结构进行设计和开发，使不同的系统用户可以通过浏览器访问网站进行档案管理相关工作，能够很好地实现数据的共享。

3.Web层设计

Web层主要由ASP.NET以及相关的C#代码文件组成，它是用户和系统交互的界面。用户通过浏览器访问系统，则服务器将这些页面响应给客户。根据系统的功能，页面主要分为档案查询、档案管理以及一些系统管理界面。

4.业务逻辑设计

业务逻辑包括用户和系统交互的逻辑，以及系统和数据库交互的逻辑，是该系统提供功能的主要设计部分。它是Web层和数据库服务器层的连接层，主要包括系统管理逻辑、档案管理逻辑和各种数据处理逻辑。

5.数据库设计

数据库的设计主要是系统需要处理的数据集中管理。设计各个数据表和相关的存储过程是数据库设计的主要部分。一方面减少数据存储冗余，另一方面考虑操作的简便是设计的主要思想。

6.系统基本模块

系统包括三个主要模块：档案查询、系统管理和档案管理。档案查询主要提供毕业生档案去向和遗留档案查询；系统管理提供系统使用数据的标准设置和用户管理等；档案管理是系统主要的功能模块，它提供就业和遗留档案的管理，包括各种数据处理，以及信息打印等操作。

四、高校毕业生档案管理系统的应用

l.系统的信息交换：在Web系统的应用过程中，首先将毕业生就业管理部门的就业计划(为.DBF格式数据库)转录到系统中。

2.毕业生档案信息的前期数据录入：由学生档案管理部门手工录入、修改毕业生档案的实际转递情况，包括：档案处理、档案投递时间、档案邮寄号码。

3.毕业生档案信息的后期数据录入：对于毕业生档案转递时机要邮递部门给予的机要编号，学生档案管理部门应根据档案交寄单上的记录追加录入；假以时日，学生档案管理部门会收到毕业生档案接收单位邮寄返回的档案回执，也应及时登录在Web系统上。机要编号、档案回执是毕业生档案去向跟踪查询的凭据，有关的信息数据对毕业生档案管理是不可或缺的。

4.学生遗留档案信息的管理Web应用系统中的遗留档案信息由学生档案工作人员根据工作需要提供，其数据表为.DBF格式数据库，可以导入系统进行相关的数据操作。

通过以上对高校毕业生档案管理系统创建的探索，理清了高校档案信息化管理的思路，为高校学生档案管理的规范化，信息化、高效化提供了有效的途径。

参考文献：

[1]王超.学生就业管理系统软件在就业工作中的作用[J].辽宁高职学报，2007(3).

[2]李云强.基于.NET的学生就业管理系统[J].计算机时代，2008(2).