关于城建档案工作的探讨

金梦改

河南林润建设工程有限公司

摘要：随着国内城市化进程的不断加快，城市规划以及建设管理工作越来越受到居民的重视与关切。这一过程中，做好城建档案的管理工作有着极其重要的意义。怎样才能做好城建档案管理工作，进而为城市建设和当地经济发展提供更有价值的服务，目前已经长为了摆在管理人员面前的一个重要课题。城市建设档案管理工作繁复冗杂且专业性强，作为国家档案管理最为重要构成部分，其对城市发展有着很大的影响。

关键词：城建档案；工作探讨

引言

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料，是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，是抗震防灾、应对突发事件的重要信息，也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等，是城乡建设事业的重要组成部分。

一、城建档案管理工作的现状

1、城建档案本身内容复杂，涉及面广，接收工作不到位

城市建设来自于各行各业方方面面的参与，有政治、经济、文化等，内容相互关联。城市建设是一个动态发展的体系，这就要求工作人员在平常的工作中要有敏锐的观察力，及时把档案接收进馆，这个是我们城建档案工作中的一个薄弱环节，很多档案的接收都相對滞后，满足不了城市发展的实际需要。

2、制度不完善，机构不明确

目前市级以上城建档案馆基本实现全覆盖，但县级城建档案馆基本为零，很多单位没有设立城建档案室，没有成立相应的领导组，职责分化不明确，即使个别单位有，但办公条件简陋，档案所需的各种设备较少，也没有制定相应的规章制度，导致城建档案止步不前，工作的效率低，质量低，工作的开展受到很多制约。

3、工作人员缺乏，且在岗人员素质欠缺

首先，城建档案工作是一项任务繁重的工作，业务指导、档案保管利用以及对外服务都需要足够的人手。其次，我国很多城市普遍存在着缺乏档案专业人才的现象，人员流动性较大，极其不稳定，现有的档案管理工作人员文化水平和专业素质都普遍较低，他们在进行相应的管理工作时不能够按照专业管理要求来进行，严重影响了城建档案管理工作的有效开展。我国城建档案管理工作起步较晚，而且受传统建设思想的影响，对城建档案管理的认识不足，档案管理工作很不到位，从而影响了城建档案数据的完整性。

4、工作方法单一、落后

当今社会是信息高速发展的社会，各行各业的工作都引入信息技术化手段，城建档案管理虽然也引进了计算机等设备，但发展结果却不尽人意。很多单位还停留在以传统手工操作为主的保管、编目、利用等方式上，档案分类的科学不够，存储不合理，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，目前的城建档案只停留在卷宗数据化处理上，初步建立档案目录数据库，这种以有限的人力实施大规模城市建设档案资源的收集、整理、保存、利用显然不能满足信息技术飞速发展的时代。

二、城建档案管理工作的策略分析

1、提高城建档案的利用率

就当前城建档案的利用服务而言，仍处于被动提供服务的状态，主动提供服务的方式并没有大范围实行。所谓的主动提供服务，就是要求管理部门主动的为利用者提供服务与帮助，并为利用者提供相应的预测。为达到这一目的，城建档案部门要积极开展讲座，并且要定期举办报告会或展览，这样一来才能为城建档案做好宣传，以寻求更多的利用群体。作为档案管理部门，要注重信息化管理服务体系的构建，各地区可以根据自身的发展状况，将必要的档案信息存入到云计算中，进而实现资源共享的目标。此外，日常管理工作中，要根据利用者的具体需求做出相应的调节，对于部分有欠缺的资源及时做好补充。

2、提高规范化管理水平

通过提高管理工作的规范化水平，可以显著改善城建档案管理工作的效率和质量。一方面，管理人员要对城建档案进行相应的审查和核实，特别是本区域内已经建设完成的工程项目，应要求档案资料具有较高的完整性和真实性，并且严格做好审核工作。另一方面，在进行城建资料的移交工作时，不仅要保证准备文件、施工文件以及后期竣工文件的完备性，同时还应要求相关资料能够满足城建档案管理系统的严格要求。此外，在开展城建档案的著录工作时，要加强对现代化信息技术的应用。尤其是近几年来，信息技术发展迅猛，管理软件更迭较为迅速，这就要求管理人员在开展城建档案的管理工作时，首先要对结合当前、当地的自身发展情况与档案需要状况进行研究，并以此为依据进行档案的著录工作，这一过程中要注重细节性、规范性等问题的把控。最后，在进行城建档案的案卷组合管理工作时，要提高管理工作的标准化水平，一旦发现有案卷内容存在错乱，或者是档案页码存在缺失、杂乱等问题，要及时采取措施进行补救与处理。

3、管理人员要提高服务意识

作为城建档案的管理工作者，要在日常工作注重逐步树立其严谨的服务意识，并且要和当地的施工单位之间建立起互通、良好的合作关系。对于城建档案的管理单位而言，要及时对新时期管理工作的要点进行分析，并且要积极转变以往的服务方式，主动寻求施工单位的配合，与当地的建设部门、施工单位之间要建立起畅通的沟通渠道，变原来的被动服务方式为主动服务，并且要改变以往的指导性管理模式，逐步向主动型、创新型的管理模式过渡。此外，对于城建档案管理人员来说，要在日常工作中多深入基层，对阶层的情况进行全面的了解，并且要深入到施工一线，对于工程的进度、规模等信息进行深入的了解。另外，还要对施工单位的诉求进行整合，及时帮助施工方做好协调，解决他们遇到的问题。总体而言，档案管理工作者不仅要做好工前宣传、施监督与指导工作，同时还要对竣工后的相关事项进行督导，进而确保城建档案有着较高的准确性、完整性和规范性。

4、建立健全城建档案管理机制

由于城建档案管理工作有着较强的技术性与专业性，并且具体工作中需要在职人员严肃认真的对待。同时，城建档案管理工作的涉及面相对较广。因而，具体管理工作中要严格坚持依法治档的重要原则，不断细化管理工作的规章制度，提高城建档案的法制化水平。另外，城建档案管理部门要认真落实好制度、规程的修订与完善工作，不断提高管理工作的规范化、制度化效果。

5、加强城建档案信息化建设

一方面，各地区要注重城建档案信息化、数字化平台的建设。具体而言，不仅要逐步提高档案目录的规范性，同时还要注重城建档案的数字化接收，日常工作中要加强对馆藏档案的数字化管理工作，进而提高管理质量与效率。另一方面，要注重专业化、数字化管理人才的引进，不断提高城建档案的信息化水平。此外，还要定期对工作人员开展专业培训，积极鼓励管理人员学习相关软件，提高管理队伍的专业化水平。

三、结束语

总之，城建档案的收集和管理工作对城建档案工作者是一个严峻的考验，只有迎难而上、开拓思路、不断进取、求实苦干，才能使城建档案接收顺利渡过难关，才充分发挥城建档案应有的作用，才能使我们的城建档案事业得以稳定、健康发展。

参考文献：

[1]封云梅.新时期城建档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2017（01）.

[2]古月.强化档案意识完善档案管理[J].中外企业家，2017（04）.