浅析如何创新和完善企业的档案管理工作

刘竹燕

黑龙江省建三江农垦三江热电有限责任公司

一、企业档案管理工作存在的问题

1、企业领导人员缺乏对其的重视

许多企业在经营管理的过程中，对档案工作没有一个正确的认知，企业的领导人员对档案工作也没有过多的重视，不了解档案管理工作对企业发展的重要性，认为档案工作无法为企业带来直接的利益，就会忽视了该项工作。有些企业甚至还撤销了档案部门，相关工作人员也被安排到了其他的工作岗位，这就极大的限制了档案工作的发展。另外，企业领导人员的思想和言行也会影响企业的员工，使企业员工也不重视该项工作，特别是档案管理工作人员，在工作的时候敷衍、应付，只做表面工作，这就无法将档案部门的作用发挥出来，影响企业的内部管理工作。

2、使用传统的管理方式

部分企业在开展档案管理工作的过程中，还是使用人工的方式来进行每个流程的工作，现代信息资料的种类和数量越来越多，如果使用的人工操作会花费较长的时间，而且由于工作量比较大，工作的质量和效率也无法得到保障，很容易出现遗漏或者丢失的现象。在对档案资料进行管理的过程中使用传统的方法，就无法跟上现代化的发展脚步，影响着档案工作的信息化建设。

3、管理制度有待完善

企业档案管理工作涉及到企业的方方面面，与企业生产、销售和财务等部门都有密切联系，这就需要一个良好的管理制度，规范管理工作流程，明确各个部门之间的职责，保证档案管理工作的有序开展。但是，在大多企业当中，对档案管理工作并没有完善、科学的管理制度，各个部门的档案管理工作独立运行，没有统一的档案管理机构，各个部门之间档案关系混乱，档案重复或者疏漏问题经常发生，档案资料的完善性得不到保障。

4、人员素质较低

在企业档案管理工作人员中，有相当一部分并不具有专业理论知识，是由行政、文秘等职业转职而来，并不了解档案管理工作的流程、方法和特点，人员素质较低，并不满足档案管理工作的要求，导致档案的归类、保存和使用等环节都会出现问题，降低档案管理工作的效果。

二、企业档案管理工作的完善措施

1、转变思想意识

想要对企业的档案管理工作进行完善，首先要提高企业领导人员的思想认识，了解档案管理工作对企业发展的重要意义，转变思想，加强重视，做好档案管理工作，将其纳入企业的日常管理工作中，让企业各部门工作人员都可以了解到档案工作的重要性。其次，也需要对档案部门的工作人员进行思想意识的培养，可以使用奖惩机制，将管理人员的工作质量与绩效挂钩，这样就可以在一定程度上提高工作人员的积极性，使其积极的参与到相关工作中，对自己的工作负责，同时也可以规范工作人员的行为，避免不良现象的产生，只有保证档案管理工作的质量，才能将档案管理工作的作用体现出来，以此促进企业的发展。

2、更新管理手段

以往使用的管理方式和手段已经无法满足现代化的发展需求，需要在原来管理模式的基础上进行转变，将现代化科学技术合理应用到其中，提高档案工作的信息化水平，也可以建立一个完善的信息管理平台，在该平台中可以实现对档案信息的收集、整合、存储和共享，保证档案资料的安全性和有效性。

3、完善档案管理制度

良好的档案管理制度对档案管理工作有着十分重要的意义，在完善档案管理制度中，需要先对档案管理机构和人员的设置进行明确规定，确保企业各部门间的良好沟通和协调。其次，制定相应的责任机制，明确各部门的责任，为档案管理提供有效依据，实现档案管理各个环节之间的流畅，保证企业档案工作的良好开展。

4、对工作人员进行培训管理

打造一支高素质的管理队伍是提高档案管理效益的重要保证。首先，通过社会招聘、竞争上岗等方式，提升管理队伍的专业化水平，保证档案管理的规范化。其次，对工作队伍进行档案管理技能和职业道德培训，并引进绩效机制，来提高管理队伍的工作能力与责任心，加强管理人员的实际工作执行能力，提高档案管理的质量。

三、企业档案管理工作的创新途径

1、实现档案资料的充分利用

首先，加强档案管理人员方面的培训，使其重视档案管理工作，并设置相应的奖励基金，激发档案管理人员工作积极性，在档案收入、归纳等过程中，从档案信息中发现相应问题或提出有关建议，并做好与其他部门的配合，更好地服务企业发展需求，实现档案资源价值的充分发挥。

其次，建立企业档案资源内部公共网站，将企业的历史动态、发展经历等资料发布在内网上，方便企业人员查询与使用，实现档案资源的内部共享，为企业员工自身发展、对企业认同感提升以及提出企业发展的积极建议等创造良好条件，集思广益，促进企业健康长久发展。

2、加强档案的安全管理

在档案管理的安全工作中，首先要做好相应的安全防备措施，根据国家档案管理的相关要求，对火灾、潮湿、盗窃、虫鼠以及有害气体等指定相应的防护措施，合理进行管理室布置，配置相应的安全防护装置，比如烟感器、温湿度测试器等，预防相应灾害，保证档案安全。

其次，要提高管理人员安全意识。人为因素是档案资料安全的重要影响因素，在企业档案管理工作中，需加强对档案管理人员培训，树立其良好的安全意识，不仅要从日常管理中做好相应的防护措施，还要充分认识到企业档案的价值，尽量避免档案的丢失。同时，还要对档案管理的具体流程进行规定，保证档案在各个环节按照有关的规定来进行管理，避免档案处理不当造成流失，对档案资料价值起到有效保护。

最后，还要对管理人员权限进行设定，重要程度不同的资料要分别由不同权限的人员管理，进一步预防档案资料的泄露，保护档案资料价值。

综上所述，在现代企业当中，档案管理工作的重要性越来越加显著，做好档案管理工作，对企业的长远、健康发展有着重要意义。在当前企业档案管理工作中，还存在诸多不足，针对这些问题，采取有效措施来进行完善，并做好档案管理安全与档案资料价值发挥方面的创新，是企业应当重视的内容。

参考文献：

[1]杨鸿.如何在创新中完善企业档案管理工作[J].黑龙江史志,2015(7).

[2]张欣梅.浅析新时期企业档案管理工作的创新[J].科技创新与应用,2015(18):274-274.