不动产档案查询利用的问题及解决措施

熊勇

熊勇

绵阳三台县不动产登记中心四川三台621100

摘要：随着我国经济的飞速发展，房地产、土地等不动产的市场化变动迅速，给不动产档案的管理工作带来了很大的挑战，对于不动产档案查询利用的要求也越来越严格。本文就根据当下不动产档案管理的主要条件和背景，分析不动产大难查询利用存在的问题，并提出解决问题的具体措施。

关键词：不动产；档案查询利用；问题；措施。

1引言

房地产作为我国当前经济崛起的支柱性产业，在市场竞争不断激烈的情况下，其发展面临着新的挑战。不动产档案作为房地产的重要数据库，做好不动产档案的管理工作，对推动房地产行业的平稳发展有着重要的意义。

2不动产档案查询利用的特点

关于不动产档案，根据《不动产登记暂行条例》规定，其代表的是房屋、土地等一些列不动产在实行具体的管理中留存的档案资料。由于不动产在社会的特殊地位，在对不动产档案进行查询和利用时不同于一般的档案查询，其显著的特点有：一、档案查询工作的专业性较强。其较强的专业性表现在不动产档案数据是由国家管理不动产的专门部门所产生并认证的，同时要接受专业管理部门的实时监督管理，在发放档案证明时也要遵循专业的流程。二、不动产档案的动态性。不动产档案的数据会根据市场环境的变化以及政策的变动而做出相应的改动，不同于其他固定数据的档案，不动产档案在进行查询利用时根据当前的社会经济环境来考虑其动态性。三、不动产档案查询的真实性。在进行不动产档案查询时，必须要仔细核验申请者的身份信息，申请者要提供真实的证件或者证明文件，其档案的数据信息也要真实的反应所呈现的情况。四、不动产档案查询利用的法律性。不动产档案同一般的档案不同的一点是，档案不仅仅是查询利用的工具，同时也是法律上承认的不动产归属权的一个重要证明文件，具备相应的法律效应。

3不动产档案查询利用存在的问题

3.1不动产档案数据的不规范

档案数据不规范，是目前不动产档案查询利用存在的最突出的问题，其主要体现在以下几个方面。

（1）电子影像信息不完整

由于在以往的不动产档案管理工作中采取的是实物管理的方法，所以导致了普遍的电子影像信息不完整的情况。在之前电子档案管理不成熟之时，在进行收集不动产档案数据时，主要是人工收集，加上规范性不强，因此导致了不动产档案数据的不完整，甚至是缺失重要数据。随着信息技术的成熟，不动产档案的管理工作也开始引入计算机技术，电子档案管理在执行起来更加的便捷高效，并实现了对数据信息的实时查询和检测，极大提高了不动产档案管理的工作效率和管理效果，但在数据庞大的信息录入工作中，也难免会造成数据信息的遗漏，导致数据信息的缺失，以及电子影像信息不完整的情况出现。

（2）身份信息杂乱

不动产档案作为不动产所有权的重要证明资料，在解决不动产纠纷中具有重要的法律效应。因此在进行不动产档案的管理时，要极度的严谨，代表其法律的权威性，档案资料与所描述的实际信息是高度一致的。但在实际的不动产档案管理中，由于不动产信息的不断变更，特别是产权的所有人不断变化，而档案数据信息得不到及时的更改，就导致了身份信息杂乱的问题。

（3）生僻字代号登记现象

在不动产档案管理工作中，存在着很多代号替代生僻字的现象，这给不动产档案的管理利用带来了极大的不便。在数据信息录入过程中，由于工作人员的不负责任，遇到生僻字直接用代号或者同音字来代替录入，是导致这一问题的主要原因，在实际的查询利用工作中，就会带来非常大的不便，同时也极大的影响了不动产档案信息的真实性和准确性。

（4）信息不统一

由于档案管理技术的进步，以往的档案管理方法和现在有着很大的不同，信息录入的形式也存在着差异，很多档案数据没有及时的更改，就导致了不动产档案信息不统一的现象。在进行数据录入的时候，很多工作人员为了让录入工作更加简化，就直接采用扫描材料的方式，如果有些数据没有扫描到，就会导致数据的缺失以及关联条目的失误，造成了档案数据信息的不统一。

3.2不动产档案信息系统信息化、自动化程度低

计算机技术的发展和普及，给各行各业的信息化发展带来很好的契机，不动产档案的信息化管理也开始逐渐普及，这对于提高不动产信息化管理的效率和精准有着重要的推动作用。然而，当前的不动产信息化管理虽然普及度很高，但是其执行和发展的状况还远达不到预期要求，由于缺乏专业化的技术人员，其信息化管理系统缺乏专业化的维护和运行，在实际的系统操作中存在着很多的困难，整体来看我国的不动产档案信息系统的信息化程度还不高。此外，相应的档案信息化系统还有待完善，各地的档案信息系统还未统一，给异地查询利用带来很大的不便。在一些经济发展落后的地区，还没有建立信息化的档案管理系统，在已经实现信息化管理的地区，由于各方面的原因，其信息系统的自动化程度还很低，这是当前不动产信息化管理中存在的主要问题。

3.3不动产档案管理人员综合素质不高

随着不动产档案管理信息化的不断推进，对于不动产档案管理人员的综合素质要求也越来越高，其需要有专业化的信息化操作能力和扎实的政策解读能力，然而当前的档案管理队伍建设还很落后，档案管理人员的综合素质还远达不到要求，很多档案管理人员在工作中的态度和责任意识也亟待提高。不动产档案管理人员综合素质不高，是当前不动产档案管理工作面临的又一问题，也是不动产档案管理工作发展需要克服的问题。

4提高不动产档案查询利用工作水平的措施

在当前的不动产档案管理工作中，要注重对存在问题的归纳总结，并分析问题的原因，寻找解决方法，实行优化不动产档案查询用的措施。

4.1探索不动产档案数据清理优化措施

以往的不动产管理办法，无法对不动产信息的变动作出及时的档案更改，档案管理缺乏必要的动态功能，面对这样的问题，采取针对性的措施来提高不动产档案管理的灵活性，对于优化不动产档案数据有着重要的意义，能够有效的提高不动产档案信息的真实性和时效性。在进行优化措施的实施时，为了能够使不动产档案数据清理化工作更加的高效，就要注意对不动产档案数据开展精准化的收集录入工作，首先要做到保证档案数据的真实性和精确性。要做到对档案数据精确性的有效把控，就要开展标准化的数据清理工作，在进行数据清理时，要针对不动产信息中的关键数据，比如产权所有者的姓名、证件信息、户籍、不动产包括的内容开展统一的数据化整理，采取统一的标准进行数据化的清理工作。此外，在数据清理优化工作中，对于档案信息与实际情况不符的档案，要进行及时的信息更改补充，保证不动产档案数据的真实性和一致性，从而便于对档案数据的查询利用。

4.2对实体不动产档案查询工作进行调整

在进行不动产档案查询利用时，要想保证查询数据的准确无误，就必须对不动产档案的实体进行查询。在目前不动产档案管理信息化的背景下，对于不动产档案查询工作主要以依靠档案信息系统进行无纸化查询为主，虽然信息系统能够规避很多人为性失误，但在实际的查询工作中，还是难免会出现各种各样的系统漏洞所造成的数据缺失和数据错误情况。因此，要想优化不动产档案查询的工作效果，保证查询数据的准确性，还是要开展具体的实体不动产档案查询工作，为了保证数据准确性的同时提高查询工作的效率，可以采取以信息系统为辅助的实体不动产档案查询工作。

4.3提高不动产档案管理人员的综合素质能力

目前不动产档案管理信息化程度越来越高，档案管理人员需要具备一定的信息化档案系统的操作技能。在档案信息收集和录入时都是以信息化系统为依托，只有掌握信息技术，档案管理人员才能胜任档案数据信息管理的工作。同时档案管理人员也要加强对不动产档案政策的学习，更好的为人们解读相关政策信息。此外，也要加强档案管理人员的责任意识和服务意识，加强对其思想道德的培养，以监察、暗访等形式对档案管理人员的工作行为进行约束。

4.4构建不动产档案数字化管理平台

不动产档案信息化管理普及的同时，档案的数字化管理平台也开始同步搭建，不动产档案管理的数字化管理平台，能够为档案查询利用工作形成有力的数据支撑。构建和完善不动产档案数字化管理平台，在进行档案查询利用时可以直接通过平台得到需要查询的档案数据，并利用数据平台可以对不动产档案进行实时的更新和管理。

5结束语

综上所述，我国的不动产档案查询利用工作仍存在着一些问题，在信息化的时代，要加强不动产档案管理信息化的建设，提高不动产档案管理的信息化和自动化水平。同时档案管理工作者也要与时俱进，提高自身的信息化技术，加强自身责任意识和服务意识。这样才能使我国的不动产档案查询利用工作得到实质性的发展。

参考文献：

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