浅论城市建设档案信息化建设

刘剑锋

（武汉市城市建设档案馆，湖北武汉430023）/197

摘要：现代科技发展的不断进步,传统的系统档案管理模式面临着越来越严峻的挑战。为顺应时代发展的潮流,充分发挥档案工作在城市管理中的重要作用,档案工作人员应积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来,本着资源共享,优势互补的目的,为档案数字化、档案信息化打下坚实的基础。

关键词：城市建设；档案信息化；建设

1城建档案信息化建设的必要途径

首先，要加快建设齐备的网络基础设施。基础设施涉及的内容比较多，其中最重要的是档案信息网络建设，它是档案信息数据、计算机、通信三者结合的产物。档案信息网络的主要作用是进行档案信息的传输、转换和资源共享。基础设施是城市建设档案信息化建设的物质基础，也是进行城市档案资源开发和信息技术应用的基础，更是城建档案信息化程度最直接、最集中的表现，应集中力量做好网络基础设施建设。

其次，要做好城市档案信息资源的建设与开发。一方面，应该采取多种手段充实和完善原有的信息资源数据库，并通过网络系统实现网络互连；另一方面，应该利用现有的信息技术对现有的物态档案进行电子化处理，使城建档案信息能够通过压缩、扫描等方式转化为数字信息。

其三，要构建和完善城建档案信息化建设的相关标准和规范。一方面极大提高了工作效率，另一方面也给办公室信息安全带来隐患。为了确保城建档案信息资源的安全、真实，在城建档案信息化建设的过程中必须结合建设实际情况，同步跟进相关标准和规范的建设与完善。城建档案信息化建设的相关标准和规范主要涉及电子文件归档和管理，档案信息资源的标示、描述、查询、共享及使用等方面。标准和规范的构建是规范城建档案信息化建设的制度保障，也是进行城建档案信息化建设的重要内容。

其四，要加快建设完善的应用系统。应用系统主要是进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存储、传递的各种应用软件。在城建档案信息化建设过程中，应用系统是进行档案信息网络建设，做好城建档案信息资源开发与利用的技术保障。它集中体现了城建档案信息化建设的效益，对城建档案信息化建设的效率与速度有很大影响。城建档案部门在进行办公自动化、局域网建设时就应该着手开始相应的应用系统建设。

最后，要加快城建档案信息化管理的人才队伍建设。人才是城建档案信息化建设的关键，是档案信息化成功之本。城建档案管理人才的技术水平和专业素质对城建档案管理信息化建设的速度和质量有着决定性的影响。在信息化档案管理模式下，大量新技术和新设备的使用导致对人才素质的要求发生了重大变化，对复合型人才和计算机人才的要求越来越高。因此，档案部门必须对人才队伍建设给予高度重视，建设一支能驾驭档案信息化建设，掌握档案信息化管理技能的专门人才队伍。

2城市建设档案管理信息化建设的几点建议

（1）要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理信息化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理信息化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。

（2）积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理信息化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保信息化建设的顺利进行。

（3）建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。

首先，通过法规约束电子文件格式种类。方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。

其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。

再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。

最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。

(4)是建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案信息化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理信息化提供法律依据。

(5)加快城市建设档案信息网络化建设

第一，要按照建设规划要求及政府电子政务建设的总格局，促进将城市建设档案信息化建设与政府电子政务建设同步协调发展。

第二，要继续加大经费投入，加强城市建设档案馆信息化基础设施建设，构建城市建设档案网络平台。

第三，继续建设和完善城市建设档案信息网络，以社会需求为导向，及时把整合加工后的城市建设档案信息在网上发布，实现档案信息资源的社会共享，推动城市建设档案信息网络建设稳步发展。

(6)是加强人才队伍建设，储备后续发展力量。

要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理信息化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。

3结束语

通过认识与区别城市建设信息化管理工作的重要性与分类，不断的完善与加强我国对于市政工程档案信息化管理工作的认识与发展标准。让档案信息化管理工作能够不断的利用科技信息来保障其发展的安全与完善化。让网络、数字、信息标准化等不断的提升以此转化为推动城市建设的新型生产力，为我国的社会发展、经济发展创造更多的财务与经验。

参考文献

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[2]邢宏艳.现代化信息技术在城建档案管理中的应用[J].黑龙江档案.2012(02)

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