浅析科技档案标准化管理

阮舸

(中国能源建设集团西北电力建设工程有限公司陕西省西安市710032)

摘要：推进企业达标、升级，维护档案的原始性、准确性、真实性、完整性，是档案管理工作者应尽的义务和责任，本文通过推行科技档案标准化管理，规范提升档案管理意识，建立组织内部人与人之间的知识共享，使知识资源不断成长，形成良性循环的共同体，从根本解决管理意识认识不足，服务上被动守候等问题，促进企业核心竞争力提升，保持企业守法、合规、诚信经营的管理理念。实现精准判断，准确归档，充分维护良好的企业形象。力图为企业转型升级打下良好的基础。

关键字：科技档案标准化管理

1、科技档案标准化管理目的

标准化管理，是相关单位和个人应遵守的共同准则，科技档案，是自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的重要依据。科技档案过程管理记录数据繁多。繁多的种类和细小数据疏理，容易出现重复的事务重复做，导致人力、物力浪费，问题增多。标准化管理是以重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称。可以有效规避重复，简化数据管理流程，提炼精准数据，减少归档内容，减少库存，实现一定范围的统一、一定程度的统一、一定级别的统一、一定时间内的统一、一定合理多数的统一。同时标准化管理具有强制法规遵从的法则，纠正管理偏差，提升管理意识，是一在定范围内，强制执行的合法标准。因此，将标准化管理纳入科技档案管理过程，是管理人员必须履行的合法条件，是优化管理运转的先决条件，标准化文件是管理过程需要遵从的重要法规依据。

2、问题分析

（1）在未实现标准化管理之前，各类文件长期处在非受控状态，使主观无限止人为，造成错误的观念，导致管理机制不能按程序进行正常循环。

（2）服务上被动守候，造成合规依据缺失，导致纠纷问题持续增加。

（3）缺失法规遵从，无法保障信息的真实性和完整性。

（4）履约能力下降，影响工作效率。

（5）问题增加，满意度下降。

3、科技档案标准化过程管理的作用和意义

（1）创建良好行为标准化企业，规范行为达标。

a推动了档案管理人员隐性知识向显形知识转化，在组织内部实现了知识资源共享；

b编码化显性知识的组织管理，实现了管理文件有效对接。

c标准化管理具有协调统一作用，推动知识拥有者和知识寻求者进行互动传递。

d实现了各种知识向组织整体创新能力转化，形成知识创新机制。

E不断丰富知识资源，促进管理水平不断提升，创新能力不断增强，有效提升了企业核心竞争力，使先进科技文化知识持续有效的发挥作用，彻底从根本上纠正了管理行为，实现了行为达标。

（3）建立符合标准化管理的组织环境，推动良好行为优势运转。

建立符合标准化管理的组织环境和管理机制，通过知识共享，推动创造、获取、转换、共享的主体运转，确保管理过程在主体优势循环的推动下，识别出合规精准的数据，进行归档和达标、创优。

（4）科技档案标准化集成管理，形成优势循环

将一些孤立的事物或元素通过某种方式集中在一起，产生联系，从而构成一个有机整体

的过程。集成管理是为实现系统目标而进行的纵向与横向的整合与优化。科技档案管理集成包括：

a资源集成，即文件与档案的集成（一体化）、图书、标准和文档的集成（一体化）、结构化数据和非结构化数据的集成。

b系统集成，即档案管理系统与业务系统的集成。主要构建标准化管理系统与档案管理系统的对接，实现标准化管理系统数据自动归档于档案管理系统，最终将实现档案管理系统与标准化管理系统的无缝衔接。

c流程集成，即将文件、档案管理嵌入业务流程中，以文件、档案信息流支撑业务流。

（5）标准化管理法律法规的遵从法则，是科技档案形成过程不可缺失的重要法规依据

标准化行为管理具有法律法规的遵从法则，是指企业在业务活动中，要遵守各项法律法规和规章制度，进一步证明自身管理的合法性。推行标准化管理，是国家强制执行的合法文件，依照文件能真实、客观评价出企业管理、发展的状况，是企业守法、合规、诚信履约的基本保障。因此标准化管理法规遵从法则，是维护文明管理，精准归档的重要条件。

（6）利用科技档案标准化检索程序，是精准检索的有效依据

随着科学技术飞速发展和全球化快速推进，人类社会已经步入一个充满不确定性的“风

险社会”。对可能发生的突发事件和自然灾害，通过科技档案标准化管理控制，简化了检索

工作程序，按照固定的编号，可直接检索到需要的档案或应急措施，包括组织结构、抢修方

法、抢修程序、保障措施和转移地点等，同时在较短的时间内识别出问题关键点，消除隐患，控制风险发生。

4、科技档案标准化管理推进方法和持续改进

我们按照GB/T19001-2016/ISO9001:2015《质量管理体系要求》，GB/T50430-2017《工程建设施工企业质量管理规范》、GB/T24001-2016/ISO14001:2015《环境管理体系要求及使用指南》、GB/T28001-2011（OHSAS18001:2007,IDT）《职业健康安全管理体系要求及使用指南》标准的要求，编制企业标准化文件，按照PDCA进行持续改进。

基本工作程序。PDCA管理循环是全面质量管理最基本的工作程序，即计划——执行——检查——处置。这是美国统计学家戴明（W.E.Deming）发明的，因此也称之为戴明循环。

5、取得的成效

（1）通过科技档案标准化管理，实现了标准准确分类，有利推动了关键点控制。（例：按照标准的性质可分为管理标准和技术标准，按照标准的实际法定效力可分为强制标准和推荐性标准，按照标准的相关程度可分为正式标准和参照标准，按照标准和适用范围可分为国际标准、国家标准、行业标准、区域标准、企业标准等）。

（2）推进科技档案标准化管理，纠正错误的主观意识，提升执行力。

（3）优化管理循环，降低管理风险。

（4）优化简索程序，快速识别关键点。

（5）缩短文件会审时间，提升工作效率。

（6）统一管理行为，精准识别，节省管理时间，做到准确归档，提升了归档率。

6结束语

人是数据最大的载体，通过推进科技档案标准化管理，相信每位管理人员，会不断持续改进，凝聚共识、同心同德、携手共进，为企业转型升级、文明管理，保存精准的归档数据。

参加文献：

1、《企业档案管理现状与趋势》作者：黄欣荣西北大学课件

2、《企业档案知识管理》作者：黄欣荣西北大学课件

3、《质量管理体系要求》国家能源局发布

4、《工程建设施工企业质量管理规范》国家能源局发布

5、《环境管理体系要求及使用指南》

6、《职业健康安全管理体系要求及使用指南》国家能源局发布