新时期企业档案管理体制、模式的构建

李洋洋

关键词：档案管理，体制，模式，构建

一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。企业档案管理在信息传播速率日益加快的今天成为企业管理的重要组成部分，注重对企业档案管理模式的创新升级是实现企业经营发展的重要保障，转变传统档案管理模式，实现企业管理形式创新，促进企业内部深化改革，辅助企业创造更多的经济利益。企业如果想要竞争激烈的市场中占有一席之地，就需要对企业经营建设中的全部信息资源进行科学化管理，保证档案管理工作与企业经营建设步伐一致，增强企业对于经营风险的抵抗能力。

二、档案管理体制、模式相关理论解析档案管理体制是指结合企业活动的客观实际及规律,依据一定的原则,对贯穿于档案形成、运转、积累、整理、利用、销毁或归档全部档案管理工作的权利进行再次划分而形成的程序性、规制性的组织制度和形式。管理体制的核心是对职能权力的运用与限制,具体可以分为外部管理体制和内部管理体制。外部管理体制强调档案管理机关或主管机关的指导或领导,内部管理体制强调企业自身的隶属与管理关系。企业管理模式是指在考虑企业管理体制、管理模式、企业经营现状及技术水平等实际情况后,为达到合理保存、科学利用和高效管理档案的目的而采用的思想理念与方式。企业档案管理模式与企业的具体经营形态和实际需求相适应,具有多元化、动态化、全方位涉及的特征。

三、新时期档案管理体制、模式构建的构想

1.信息一体化管理信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。2.档案一体化管理档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求，具体来说主要包含以下几个方面：(1)档案一体化的目标实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

(2)档案一体化的原则在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

(4)文件、档案一体化管理的技术保障文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支持。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。

参考文献：[1]窦晓光:努力建设具结束语：在我国社会转型即计划经济向市场经济转型的大背景下，不论企业自身、还是企业档案管理自身都随之发生了巨大变化。在第三次科技浪潮的冲击下，特别是计算机网络技术的迅速发展，更是加速了这一变化。企业自身的变化主要是伴随建立社会主义市场经济现代企业制度的同时所发生的管理体制、模式的变化，大多数企业由原先的计划经济管理体制、模式转变为市场经济管理体制、模式，随着企业管理模式的变化，作为企业行政职能保障的档案工作也必定受到冲击，随之变革，以求适应企业管理工作。传统企业档案管理体制与模式已经不能适应企业新的形势。脱离企业实际需要的档案管理需要进行革新和发展，以适应企业新的发展。只有与企业实际和企业管理相适应的档案管理体制与模式才能适应当今迅速发展的时代要求，在推动我国经济体制改革、促进精神文明建设、实现和谐社会构建中发挥的重要作用。

[1]王萍.论新时期企业档案管理体制的现状与改革[J].办公室业务.2011(09)[2]杨海生.浅析如何做好档案管理工作[J].山东社会科学.2011(S1)[3]宋可可.新时期企业档案管理体制、模式的建构[J].商场现代化.2008(31)