浅谈普通高中学校档案管理

◆陈林波

◆陈林波山东省牟平第一中学264100

学校档案是记录学校过去的发展与个人信息的重要载体，高中学校档案管理运用的恰当与否，直接关系到学校的发展以及整体规划。具有良好的档案管理措施和分类措施，可以使档案得到最大限度的运用，提升利用效率，为下一步高中学校的发展提供可以参考的依据，同时为高中学校的整体管理与规划提供可以借鉴的资源，以备总结经验、有效创新。教学档案是学校教学活动的真实记录，它是学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图像、音像，电子载体等材料，它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。

一、高中学校档案管理的方法

学校档案管理部门要对档案进行接收、分类、登记、传阅及归档工作，执行本校制度中的《学校档案管理制度》。这包括学生个人信息的档案，学生学习的档案，以及学生德育工作的档案等。要根据学校的发展情况，明确资料管理的程序、奖罚措施及各类资料填写要求、责任人、移交时间等。做好教学资料的收集，不仅要收集反映教学的教师计划以及总结，任课安排表，课程安排表，教研活动以及学生各科竞赛安排，教学统计表，教学质量分析表，教学成果，教学日记，学校制定的各种教学制度、规定、条例，各级领导及有关部门来校考察、检查验收工作的材料，也要收集反映学生“学有所成”的过程性资料。

二、高中档案的归类与整理

档案要进行分类和规整，这个需要学校每个部门的规整与总体的规整，每个部门要定期（或者按照时间顺序）将相关工作记录进行归类，可以按照时间归类，也可以按照问题的差异性进行归类，同时要编号码和页码，电子版一份，打印纸质版一份，目的是做到快速搜索。要加大学校各个部门之间横向的档案资料建立与利用，做到相互补充、相互参考，做好档案之间的衔接点，特别是对于每个学生、每一门学科的建档来说，还应建好学生的学习档案。包括反映学生学习过程且有教学研究价值的资料，反映学生成长轨迹的资料，反映学生进步的资料，对自己成长过程定期进行评价资料，等等。

三、从档案中积累经验

档案是深层开发的对象，人是档案资源的利用者。从本质上说，要发挥档案的深层次作用，必须要做到档案资源的分析与总结研究，这样才能够发现问题、提出对策，发挥档案的实际作用，而不是仅仅放在档案柜里。

教学档案的真正价值在于“用”，只有很好的利用教学档案才能真正体现出其本身的价值，否则教学档案就会失去其意义，达不到教学档案管理的目的，要做好这些工作就要求教学档案管理人员具有开阔的视野和超前的意识，不断转变思维方式，积极探索教学档案管理与利用的新途径、新方法，充分开发教学档案资源信息，为教学工作的更好开展服务。

通过以上的分析，在实际生活和工作当中，存在档案资料不全与闲置不用的现象。这样，档案就成了一种摆设，无法发挥它的价值，也不能给我们的工作带来巨大的帮助。通过以上分析我们得出，高中学校档案的建档与利用方式不是一成不变的，而是灵活多变的，并且随着学校发展的需要不同，呈现出多种方式，其目的就是要为学校的发展提供参考依据与经验意见，只要是适合和有利于学校当前及以后的发展，档案完全可以进行个性化创新与深层的开发，起到事半功倍与综合利用的效果。

四、档案工作者知识和能力的培养

面对不断发展的档案工作的需要，要不断加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要不断拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。使他们能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。

五、从档案中获取工作经验

学校的整个工作过程要及时备档，像学生的学习成绩、品德的发展过程、个人的活动以及获奖经历等，对于这些方面，进行积累与规整，整理出一套齐全、完整、准确、系统的档案资料，进一步更新和完善学校档案制度，要求有明确的编制依据、整理原则与建档时间等。在学校工作过程中，要成立专门的档案研究小组，定期拿出过去的案例来进行研讨分析，从而制定措施，传授经验，进行阶段性的分析与总结，进行档案使用与利用的培训工作，做到深层次使用。

六、从档案中获取管理发展措施，进行学生思想培养

档案的再学习是发现问题、制定对策的关键，特别是针对资料性质的档案文件，要有系统有逻辑的形成分类，从而进行学校工作经验的总结与归纳，完成工作学习任务、制定创优计划以及指标，不断地加强内部的档案有机联系，指导科室、教研组工作，分配合理，奖优罚劣，主要通过工作会议等方式、档案的记录来进行。

学生活动、学生品德和学生评价档案的学习与深层次开发，有利于加强对学生思想政治工作的培养，以理论带动为前提，结合实际工作有效展开，本着“核心理念和服务宗旨”进行实践创新，全面为“社会、集体、群众”等各方面服务，有效协调各方面的利益和问题。可见档案不仅仅就是一项对技术的辅助资料，更是一项思想的疏通器，这也是档案在利用中不可忽视的一点。