浅析电力企业档案数字化质量及安全保障

彭山珊杨烨孟耿琼

（湖北省送变电工程公司湖北武汉430000）

摘要：伴随着时代的发展，电力工程行业在不断壮大，然而传统电力企业档案管理模式已然难以适应，在未来发展时期与时俱进采用新的档案管理模式，档案管理数字化将是电力企业档案管理工作的内在要求。本文就电力企业档案数字化质量及安全保障进行简单的阐述。

关键词：电力企业档案；数字化质量；安全保障

档案是企业信息的载体，是企业的无形资产和宝贵的物质财富。随着网络数字信息时代的到来，档案信息对企业管理、生产经营等各项工作的发展起着越来越重要的凭证作用。为扩大档案信息的流通量、覆盖面和利用率，必须大力开展企业档案的数字化建设，全面提高企业档案现代化管理水平。

1电力企业档案管理工作的岗位职责

一是负责综合档案室日常业务管理工作，根据上级主管单位档案管理阶段工作目标，制定本单位档案工作任务安排。二是负责局综合档案库房及档案安全管理工作。三是负责局科技档案收集、检查、保管、统计、提供利用、鉴定销毁工作，负责变电站、小型基建工程竣工档案的管理工作。四是负责项目档案工作交底，参加档案中间检查、竣工档案内部验收。五是负责收集、整理档案利用典型实例。六是负责做好全宗卷编制及管理工作。七是负责开展档案信息资源的开发利用及编研工作。八是负责全局各职能部门和区局档案工作指导、监督、检查、培训等。九是负责局档案评价迎检及局属各部门、各单位档案评估工作。十是统筹、协调本组相关工作。由此可见，对原始信息的收集、检查、保管、统计是档案管理工作的基本要求，而负责变电站、小型基建工程竣工等档案的管理工作是电力企业档案管理工作的特定要求。

2电力企业档案管理数字化的质量控制

2.1统筹规划，均衡发展，实现资源共享

在档案数字化建设过程中，做好统筹规划工作是非常重要的，应从企业整体档案利用的需求出发，从企业档案管理工作整体发展需要出发，科学、合理、务实地制定近期目标和长远规划，通过统筹协凋各企业、各部门、各环节的综合性工作，为各企业、各部门、各环节的协调一致和数字化建设有序发展奠定坚实基础。对大量的纸质档案进行数字化，是一项庞大的复杂工程，因此，必须做好必要的准备工作：一是做好企业馆藏档案情况的调查摸底工作，包括馆藏档案的数量、类型、档案信息利用、载体形态与状态等基本情况。二是根据馆藏档案的情况制定档案数字化的规划，包括档案数字化具体方式、数字化的费用及数字化所需有关硬件设备的购置等。此外，还要依据企业档案的重要程度，制定得当档案安全保密措施。针对一些档案数量较多、档案分类情况较为复杂的企业档案数字化则更要经过一个漫长的过程，更应做好打持久战的准备，从实际和长远工作的打算，逐步使数字化硬件设施配套，使其具有较强的扩展能力和支撑能力。

2.2开展质检，有效监控，确保档案数字化工作质量

企业档案数字化工作应注重全面的质量检查和档案数据的质量监控工作。一是在数字化前的档案质量的检查和控制。要进行数字化的档案原件必须是完整、排序正确的并且档案字迹要清晰的档案，对于折损严重、杂乱无序、字迹不清的档案原件应预先进行修复和整理。二是对数字化后的数据质量和图像质量的检查和控制，扫描后的文件图像幅面应按照原纸质档案的顺序摆放和排列顺序正确、保持档案的原貌、字迹清楚而不失真，既没信息的丢失和增加，又无漏扫、错扫的现象，对于出现文件存在数据和图像质量问题的，要及时查明原因，需重新扫描的，必须重新扫描。三是数据联接后质量的检查和控制，通过机读的目录数据库与已扫描的档案图像进行对接，看看是否能够形成一对一的对应，以确保档案数字化的质量。

2.3加强数字化技术培训，培养数字化技术人才，加强档案现代化队伍建设

人才是第一生产力，推动企业档案数字化、现代化的关键是人才。由于电子档案信息内容的数字化、文档管理一体化、电子档案保存的技术化和开发利用形式的多样化等特点，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方式和方法，这就对电力企业档案管理人员提出更高的要求。在档案数字化实践中，我们感到，只有进一步加强企业档案数字化人才的队伍建没，才能使企业档案数字化工作朝着正确的方向快速发展，才能满足企业生产、经营和各项工作现代化发展的需要。对档案数字化工作的需求从公司的目前状况来看，许多企业档案部门缺乏现代高技术人才，而档案、信息处理复合型人才就更是少之又少，大部分企业档案人员现代技术水平偏低，有的企业档案队伍不够稳定，人才严重流失。因此，为有计划、有组织地开展培训工作，使其掌握信息技术的新知识和应用信息技术的新技能，并在工作条件和生活待遇以及政治进步等方面给予他们关心和照顾，形成政策、待遇留人的机制，最大限度激发档案人员爱岗敬业的潜能，逐步形成最佳的企业档案数字化人才队伍结构。

3电力企业档案管理数字化的安全保障

安全保密工作是档案工作的重要内容，档案数字化的安全保密控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄密问题。安全保密控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。档案数字化工作的安全保障主要包括建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设。

3.1建立严格规章制度

进行数字化处理的档案中包含涉密程度较高的信息，要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：档案数字化系统及设备使用的安全保密规定，数字化加工涉密人员选择和管理办法，数字化加工场所安全保密方案，档案数字化设备的安全管理制度，参与人员身份识别管理制度，访问控制规则设置的规定，密码密钥的保密管理规定，扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、值勤警卫工作职责等。

3.2确立网络安全保密方案

首先，所有的操作必须在一个封闭的计算机网络中进行，与所有的外网物理隔断；其次，档案数字化客户端计算机及服务器必须存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外来人员进行物理破坏和盗取，还要防止外界电磁场对数字化网络系统各个设备的电磁干扰，防止由于计算机、服务器及其他网络设备电磁辐射而造成的泄密事故，保证数字化加工工作在安全保密的环境中进行；最后工作人员（即直接接触档案数字化系统的人员）进入系统前必须进行身份鉴别，防止非法用户的进入。

3.3加强安防系统建设

安防系统是安全保密的重要保障。包括门禁系统、防盗报警系统、闭路（带红外）电视系统、消防报警及自动灭火系统、恒温恒湿空调系统等，以保证整个加工场所的安全防护。

4小结

随着时代的发展，对于电力企业档案管理工作的要求也日渐提高。结合当前档案数字化发展要求，考察档案数字化的质量及安全性保障，提出优化数字化方案、正确选择数字化软件、制定标准、确定参数、及时检验与评估是档案数字化的质量保障，建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设是档案数字化安全性的有效保障。

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