信息时代科技档案管理工作研究姚冬妮

姚冬妮

日照市房地产管理局山东日照276826

摘要：科技档案指的是在科研过程中形成的，以文字、图标或者数据等形式出现的材料。在过去相关的资料大多数是以纸质的形式保存，一方面占用大量的空间，另一方面不利于资料的保存查找，开发利用。并且在科技档案信息化过程中，缺乏科技信息开发方面的人才，信息自动化管理进程非常缓慢。这些历史的遗留问题在一定程度上对当前科技档案信息化管理建设带来一定的阻碍。基于此，文章探讨分析了信息时代科技档案管理工作的策略，以供参考。

关键词：信息时代；科技档案；管理；工作

引言

企业科学技术档案是记录和反映企业科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。科技档案整理是指对科研生产过程中形成的、能够作为档案长期保存的所有文件材料，在规定期限内收集齐全以后，按照其内容和载体形式进行的科学性、系统性、完整性的筛选、分类、加工、排序的过程。科技档案的整理是实现档案科学管理的基础性工作之一，它分为系统整理和科学编目两部分。在工作实践中，科技档案整理工序复杂，步骤严谨，方法讲究，操作专业，每一项内容都包含着一定的科学道理和丰富的秩序规矩，于是也产生了科技档案整理过程中的若干问题。这些问题看似简单，实则直接关系到科技档案的整理质量，乃至档案的整体管理水平，不可小觑。

1科技档案管理信息化存在的问题

1.1信息化建设基础工作薄弱

由于科技档案管理的历史问题，档案业务基础差，案卷质量不高，尤其是在各类归档的著录细则相容性不强，系统软件的移植性也不够高。这些历史问题导致我国信息化建设基础工作非常薄弱，由于这些历史遗留的问题和信息化建设的复杂性，我国现今还未建立一个以达到数据交换为目的的机读目录系统。也就是说，我国当前的状况是档案信息系统和网络建设各行其是。这样一来，档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施，推广统一的标准，这严重制约了档案管理电子化。

1.2电子文档不易长久保存

原来的文件大多数以纸质的形式保存，但是随着科学技术的发展，原来的保存方式出现了占用大面积空间，不利于开发利用的问题，所以科研院所在发展中逐渐以电子的形式保存资料。在实际的保存工作中，科技档案管理不仅要不断收藏档案，还要保管、保存好档案，并且要保证档案的永久性。电子文件形成的时间比较短，缺乏实际储存的验证，所以电子文件是否能长久保存是当前的一个重要问题。

1.3电子档案系统建设的保密性

电子档案是利用网络的相关信息来对档案进行管理的，所以档案管理的保密性就成为了当前建设的重要问题之一。对于电子档案的保存，最重要的就是要确保文档的准确性和有效性，而网络本身是开放的，外界人员如果利用不正当的手段对档案信息进行更改或者盗用，就会为档案管理工作带来隐患。所以如何做到一方面保证电子档案的保存，另一方面又可以树立电子档案的权威性，是最主要的问题。

2信息时代科技档案管理工作策略

2.1强化档案管理应用系统及管理机制

随着信息技术的迅速发展，档案管理不能仅仅满足于计算机管理，而是要向网络化方向前进。先前的档案管理软件虽然实现了对信息资源的计算机化管理，但是范围较窄，并不能够满足对大量信息的管理。但是网络版的软件可以弥补这一不足，不仅实现了在网络环境下对大量信息资源的管理工作，还得到了大众的一致认可并被接受。政府及相关档案管理部门应该积极推广网络版档案管理软件，促进文件管理工作的高效运行。还需要开发一套标准的ＯＡ系统，该系统可以使办公效率大大提高。使用统一的ＯＡ系统，可以满足各单位网络数据之间的无缝连接，能够更方便的为档案部门提供良好的平台，也可以实现档案资源的区域管理及各类信息共享服务。

形成标准规范的档案管理机制。需要将各项工作进行改革，各项标准进行统一化，健全各项工作机制，形成一种全新的具有安全性的档案管理体制；还应该做好一切调研工作，吸取国外一些先进的管理标准和管理模式，并整合形成符合自身工作性质的档案资源库，确保档案管理工作安全畅通的运行。在档案网站设计上应该转向以人为本的观念，设计应具有针对性，而不再是以往的简单统一的语言模式，应该依据不同的访问人群给予不同的语言表达方式，并且选择专业人员对网站实施专职维护，以保证信息资源的安全性及实时更新。

2.2重视档案编研工作

此外，档案的编研工作也不容忽视，只有做好科技档案的编研，才能快捷高效地发掘档案中隐藏的利用价值，从而提高档案的利用效果。

2.2.1了解档案利用需求

档案管理人员应通过对档案调用者的深入了解和分析，明确当前研究较多的科研课题，针对不同的调用者的真实利用需求有计划地进行科技档案的主题划分和资料整合，从而切实做好档案编研工作。

2.2.2掌握库存档案信息

只有充分掌握当前库存中的档案信息，才能让管理人员在知根知底的情况下进行档案编研，以及为调用者提供更为快捷的调档服务。

2.2.3做好档案编研服务

档案管理人员应提前做好科技档案原始资料的编研工作，通过选择、加工和整合，最终形成系统的科技档案编研成果，为调用者提供更为优质的科技档案成品；其二，档案管理人员应转变工作思维，化被动服务为主动服务，不再被动地满足调用者的查阅需求，而是更为积极主动地提前做好档案服务准备工作，提高服务效率。

2.3转变电子文件管理方式

电子文件的特性决定了电子文件与纸质文件的区别，所以这要求档案管理工作人员必须要改变传统的工作模式，接受新的电子文件的工作模式并且适应电子档案信息处理的特点。比如通常情况下，是可以不保存草稿文件的，因为草稿文件不具备正式文件的功能，但是在保留文件的修改过程中，需要对原稿进行收集。对于已经归类的电子文档要做好技术处理工作，将已经归档的电子文件的属性改为“只读”，即是在打开文件资料的时候，只能阅读观看但是不能对文件进行更改，运用这种方式可以识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。对于文件的永久保存性，应该在收集文档积累的过程中，将其制作成纸质拷贝或者是做成微缩品，防止系统在发生意外情况的时候，电子文件信息丢失。

2.4加强档案人员队伍建设

首先科研院所要从内部档案人员开始，定期对档案管理人员进行培训，加强档案工作者的继续教育，推动档案管理理论的进步。其次是向社会人才发出邀请函，经过层层筛选，选择最优秀的人才到自己的岗位进行档案管理的工作。然后定期对工作人员进行新技能的培训，提高工作人员的科技素养以及动手操作计算机的能力。通过对内部工作人员的不断培训，可以在某种程度上提高整体档案管理信息化的质量。

3结束语

企业科技档案的整理是一门科学，需要我们在实践中不断地学习、摸索、消化、积累，形成有效的操作手段、丰富的实践经验和宝贵的理论总结；开动大脑，不断地发现问题、分析问题、解决问题，使科技档案的整理日臻完善、精益求精，最终实现优质、高效、精细化管理。

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