论述学校安全档案管理工作重要性

卢鹏

烟台职业学院（264025）卢鹏

【摘要】学校管理工作中安全档案管理占据非常重要的位置，它不仅是提高学校整体工作效率和质量的一个必然条件，也是维护学校管理真实情况的一项重要工作。本文对学校安全档案管理在学校管理工作中的重要性进行简要分析，并分析目前学校档案管理工作中存在的问题，有效的探讨解决的对策。

【关键词】高校档案管理安全重要性

1前言

档案管理工作，是每所学校建设和发展的一个具体历史见证，也是其进行经验总结，不断改善自身教育管理方法的[1]有效手段之一。它不仅体现了学校发展的一个阶段性，同时还体现了学校发展的连续性。采取有效措施提高学校安全档案管理的总体水平，已成为当前广大高校管理工作中面临的一个重要课题。

2学校安全档案管理工作中面临的主要难题

2.1学校对安全档案管理工作缺乏重视。当前许多高校在实际管理当中，过于强调对教学一线工作环节的重视，而往往忽视了学校的安全档案管理工作。尤其是许多高校的领导及相关管理人员，缺乏认识档案安全管理工作对学校发展的意义。这样的情况也导致许多学校的档案部门成为一个“冷部门”，不仅档案人员的设置极不合理，而且从事学校安全档案管理工作的人员整体业务素质偏低，很大程度上影响了学校安全档案管理工作的发展。

2.2学校安全档案管理模式较为落后。从当前大部分高校安全档案管理工作的实际情况来看，部分学校安全档案管理工作仍存在一个很大的问题，即管理模式比较落后，导致其内部管理工作和学校的实际发展状况相脱节。具体体现在学校的部分档案被分散保管在各年级处，而其互相之间的封闭，导致档案大都处于零散无序的一个状态，难以真正发挥其该有的重要服务作用；部分学校由于对档案管理工作不够重视，安排的档案管理人员未进行过正规培训，相关专业知识偏低，多进行“信袋式”的管理，极大地影响了学校安全档案管理工作的整体质量。

2.3学校安全档案管理水平整体偏低。近年来，随着社会经济的飞速发展以及科技信息技术的不断进步，各行业的经营管理过程中，早已实现办公自动化和文档一体化，这在很大[3]程度上改变了档案的形成及管理方式。相比传统的纸质档案管理，现代化形式下的档案管理工作，无论是从工作模式还是技术水平方面来说，都有了很大的进步。但是这一管理方式在高校的实施中仍比较困难，究其原因，主要是学校领导和相关管理人员对学校安全档案管理工作的认识程度不深，导致其具体实施工作也难获重视。

3加强学校安全档案管理工作的有效措施

3.1增强学校档案安全管理的总体意识。档案管理工作具备较强的专业性和系统性，高校档案管理工作也不例外。因此，想要保证高校安全档案管理制度在学校实际的管理工作中处于正常状态下运转，则应该加大学校领导重视档案管理工作的力度。要做好学校安全档案管理工作，广大高校领导及相关管理人员就必须要基于当前学校管理的实际状况，积极吸收和借鉴一些国内外优秀的档案管理研究成果。并在当前各大高校安全档案管理工作的新形势下，逐步探寻和完善自身安全档案管理工作。

3.2不断丰富收集学校档案资料的方式。收集档案资料在学校安全档案管理工作中占据非常重要的位置。具体收集方式包括：①平时收集。主要指的是按照文件材料内容指示承办一些学校活动的具体运转情况，在完成后应及时收回，如收发文批复，各种合同协议、运动会以及开学和毕业典礼等的会议材料。②定期收集。主要指的是对于一些平时收集也很难完成的校内文件材料，应按照其具体的形成情况，对其进行定期收集，有效避免资料的流失。如学校各个学期的学习计划、总结、教研活动、专题讲座、团代会、党代会以及部分大事记等。③年终收集。主要指每个学期年终时，学校各部门的领导及相关业务人员应完成一次对学校归档资料的清查及清退工作，并将其完整地移交给相关负责人，以确保学校档案文件资料的完整性。例如，学校教职工名册、党员名册、职称评定材料以及修订的一些规章制度等。

3.3强化学校安全档案信息的开发利用。学校的档案室是其各类档案资料的汇聚的地方，也是一所学校的总体信息中心。对于档案，我们除了要对其进行妥善保管之外，最为关键的一点，还是要学会将其进行合理利用，使其能够最大程度发挥自身的作用，为学校的发展做出贡献。因此，在实际工作中，广大高校应尽快组织安排工作人员，积极加强对档案信息的开发和利用，使其为学校各项工作的开展提供服务。同时，学校还可以通过合理开发和利用校内的档案资料，有效为社会各行业各提供本校毕业学生的学历证明及原始学籍等信息，这对提高学校自身的知名度和社会地位也具有重要的影响作用。

3.4建立健全的学校安全档案管理制度。任何时候，制度都是工作能够得以开展的根本保障。学校安全档案管理工作中，同样需要一套科学、健全且符合自身发展实情的管理制度，以确保档案管理工作更科学化和规范化。学校建立健全的档案管理规章制度过程中，应注意以下几点：①要根据相关管理要求，积极规范整个档案案卷的形成步骤，确保其内容的真实性和完整性；从档案的材料用纸到资料的收集、整理和编目等，每一个环节都必须做到条理清晰，清楚明白；要能够准确把握档案资料的立卷重点。②最大程度满足有序化管理的需求。主要是能够以分门别类的方式管理学校内部的相关档案资料，最好形成一定的体系，以方面进行系统化管理。③编制一套系统而又实用的检索工具，并慢慢建立一套符合自身发展实际的检索体系，以实现对全宗的有效维护。学校管理工作中学校档案安全管理属于相对重要的组成部分，是学校整体工作效率和质量有效提高的必然条件。因此，在实际工作中，我们一定要不断增强对学校安全档案管理工作的重要认识，积极建立科学健全的相关管理制度，努力做好高校安全档案管理工作，使之发挥出更大的作用，来推动整个学校的教育改革和发展。

参考文献

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2魏晓萍.学校档案管理工作研究[J].理论导报，2011；12（15）：57~58

3赵琼.浅谈如何做好学校的档案管理工作[J].山西档案，2012；12（17）：135~136

4李娟.浅谈企业档案信息化建设[J].科技情报开发与经济，2011（18）：45~48