做好档案工作袁服务水库建设

张颖

浅谈桃林口水库档案工作心得

CompletingtheArchivesWorktoServeReservoirConstruction:DiscussiononTaolinkouReservoirArchivesWorkExperience

张颖ZHANGYing（河北省桃林口水库管理局，秦皇岛066000）（HebeiTaolinkouReservoirAdministrationBureau，Qinhuangdao066000，China）

摘要院随着我国水利事业从工程水利向资源水利的转变，桃林口水库档案管理应实现档案的规范化、科学化管理和合理、高效利用，最终达到为水库建设服务的目的。

Abstract:AlongwithChina'swaterresourcesprojectstransformationfromengineeringwaterresourcestoresourecewaterconservancy,Taolinkoureservoirarchivesmanagementshouldrealizethestandardizationandscientificmanagement,andreasonableandefficientuse,ultimatelyachievethegoalofserviceforreservoirconstruction.

关键词院档案工作；水库建设；桃林口

Keywords:archiveswork；thereservoirconstruction；Taolinkou

中图分类号院G271文献标识码院A文章编号院1006-4311（2014）02-0169-020

引言桃林口水库是“八五”、“九五”期间水利部和河北省重点建设项目，始建于1992年11月。从水库立项审批、规划设计、开工建设，到如今稳步发展，二十余年生成大量具有社会价值的档案，数量多、范围广、关联性强、复杂性强，恰似一条承载着水库历史发展的、环环相扣的记忆链。

1档案工作的重要性对单位来讲，档案是行政管理的依据，是领导决策的参考。他作为一种信息资源，包含了水库历史、工程建设、日常事务、职工信息等，是水库建设发展的重要凭证和参考。如在工程建设方面，水库大坝主体采用“金包银”碾压混凝土、坝肩边坡采用“高边坡劈坡喷锚”等先进工艺，这类工程档案不但对水库目前的利用和维护有重要意义，也对其他地区兴建同类工程具有很大的参考价值；在旅游开发方面，水库利用档案资料建设展览馆，并做了多期景区宣传片，充分彰显水利行业的精神风貌；在日常工作中，水库实现水利发电、汛期科学调度，也离不开档案的合理利用。

对社会来讲，档案是历史的真实记录，是承载记忆的文化遗产。它既满足当代人利用参考需要，还保持了人类历史的整体性和延续性，他的质量和完整程度影响到整个记忆的留存。所以，做好档案工作，使这种“记忆”尽可能完整、有序的延续下去至关重要。

2加强档案管理的几点看法2.1建立健全制度并有效施行是规范做好档案工作的首要保障所谓无规矩不成方圆，档案工作需要有一定的标准、形式。桃林口水库为确保档案资料的准确、全面、规范，根据国家《档案法》、《河北省档案工作条例》，结合单位实际情况，制订了《桃林口水库档案管理制度》，其中包括《综合档案管理制度》、《档案交接制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案库房管理制度》、《档案销毁制度》。这些制度对档案资料的收集整理、立卷归档、科学管理、合理利用做出了明确规定，极大的提高了档案管理水平。为了确保这些档案制度的有效实施，应对文件的归档工作实施岗位责任制，把档案工作纳入处室年度目标考核范围，使档案工作规范化、责任化，档案管理上有组织、有准则、有计划、有经费，让档案制度落到实处。

2.2加大宣传力度是做好档案工作的重要手段档案工作尤其是档案收集工作，仅靠档案员难以完成，他离不开单位各部门、所有工作人员的支持。不少人认为档案收集不全的原因是领导不重视，各部门工作人员不重视。然究其根本原因，还是宣传力度不够。桃林口水库作为重点水利工程，档案具有数量大、种类多、内容繁杂等特点。档案的庞大性、复杂性使档案难于管理，更难于收集齐全。零星档案散落在经办人手中，如开会带回的材料，外单位通过电子邮箱等途径直接传给对口处室的文件等，这类资源的产生，档案人员并不知情，无法有效监督而造成资源不能归档，将严重影响档案的完整性和利用价值。水库采取加大宣传力度的方式，广泛宣传档案相关法律法规，张贴档案类宣传图，组织学习档案知识，同时档案人员也常与各处室人员沟通、协调，做好监督工作。通过以上方式引起了全体工作人员重视，逐步使档案收集工作从义务化向自觉化转变，最终达到做好档案工作的目的。

此外，向领导“宣传”也是做好档案工作的必要手段，甚至可以说是必要前提。档案人员应主动为领导提供上级机关下发的档案政策性文件，积极争取领导对档案工作的支持，经常向领导汇报档案工作开展情况，从而引起领导对档案工作的重视，把档案工作纳入年度考核范围，从而使档案工作在各个方面都得到支持。

2.3良好的工作环境是做好档案管理的必备条件首先，档案作为重要的信息资源，应遵循保密原则。档案室应安装防盗门和防盗护栏。其次，档案大部分采用纸质。纸质档案容易发霉、受潮，时间久了字迹易褪色、易粘到前页，十分不易保管。为了使档案保存长久有效，档案的保存环境便有着较高的要求，如档案室需要配备档案专用柜、空调、除湿机等，使档案处于恒温、恒湿、防光、防水、防火的环境。这些是档案管理的硬件环境。而随着计算机在各个领域的广泛应用，档案管理也应顺应潮流，利用软件达到高效管理工作。因此还应增加计算机、扫描仪等电子设备。

通过操作档案专用软件，档案人员可方便的进行计算机检索、录入、统计等工作，提高了档案工作的效率，实现了档案的现代化管理与利用。

2.4建设高素质档案工作人员，提高档案管理水平，是高效工作的有力途径随着办公管理的现代化，档案人员应不断加强业务学习，注重提高业务素质和工作能力，条理准确的对档案进行鉴定、分类、整理、立卷、装订、编号等，使档案的存放条目清楚、合理有序、管理规范。同时应熟练操作计算机档案管理软件，在归档整理中注意遵循档案材料的形成规律，利用计算机检索备注等方式，保持档案之间的联系，便于查找利用。此外，档案人员还应具有较强的责任心和保密意识，严谨自我工作作风，严格遵守档案的借阅、制度、库房管理等制度，极力维护档案的完整和安全。档案保管工作做到不坏、不丢、不散、不乱，使档案的保存达到完整、有序，不致因保管不当使档案损坏，不致因工作疏忽而使档案丢失，不致因档案的分散保管而不利于合理利用，要做到档案整齐规范，检索方便易查。

2.5科学规划，开发新形式，最终达到高效利用的目的档案工作的目的是利用档案为其他工作服务。不能有效利用的档案，也就失去了其原有价值。我们增强服务意识，提高档案工作质量，优化档案管理，目的就在于更好的利用。

随着档案量逐年上升，档案利用率的提高和无纸化办公的广泛倡议，档案工作高效利用也成为必然的研发课题，档案电子化似乎也成为一个必然趋势。然而，电子档案也存在缺点：首先，电子档案的数据容易丢失和修改，档案的真实性不易确定。其次，电子档案对计算机等设备过分依赖。为了弥补这些缺陷，纸质和电子档案双套归档，互相依存，才是最稳妥的储存方式。建立档案信息数据库则是桃林口水库最新的开发目标：在电脑上创建档案信息库，针对工程档案、旅游档案等利用率较高的档案，利用扫描仪把纸质文档转化为电子文档，在数据库中实现全文检索。

这不但方便了档案的查阅、利用，还可以减少纸质档案在利用、翻阅过程中造成磨损，从而逐步实现档案管理自动化、现代化，减轻管理人员的工作强度，提高档案工作效率。

3结语在档案管理工作中，只有使基础工作达到规范化要求，才能确保今后档案各项管理工作有序开展，逐步由管理型转化为科学利用型。随着我国水利事业从工程水利向资源水利的转变，桃林口水库档案管理应在实践中端正方向、开拓创新，不断推动档案管理工作的稳步发展，实现档案的规范化、科学化管理和合理、高效利用，最终达到为档案工作做贡献、为水库建设服务的目的。

参考文献院[1]李圣开.建设工程监理文件的收集、整理和归档[J].城建档案，2008(04).[2]郭辉.工程档案管理的现状与对策[J].北京档案，2003(06).[3]傅春妃.做好重点工程档案管理的几点体会———从杭州萧山国际机场工程档案管理谈起[J].档案学通讯，2002(05).作者简介院张颖（1985-），女，河北承德人，现居秦皇岛，于河北省桃林口水库管理局工作，助理馆员，从事档案管理工作。