试述大数据时代背景下的档案管理工作

陈义强

绥化市北林区委组织部

摘要：现代社会是一个高速发展的社会，现代信息技术和大数据技术迅猛发展，对它们的应用越来越彰显优势，不仅促进了经济社会的发展，还使得各个领域的工作模式发生了质的改变和飞跃。大数据档案管理转变满足了大数据时代对档案管理工作所提出的要求，同时促进档案管理工作大数据水平的全面提升，本文系统的分析大数据时代给档案管理带来的优势和弊端，提出了应对的举措。

关键词：大数据；档案；共享；管理

1大数据时代：研究背景与研究回顾

最早提出“大数据”一词的是美国著名的未来学家阿尔文•托夫勒。IBM给出的大数据“5V”特点是Volume、Velocity、Variety、Value和Veracity，而“大数据”的“大”说明其核心特征是“大量”和“高速”。大数据技术是包含数据库技术、云计算技术、数据挖掘及集成、数据存储等技术的统称。从过往的研究可知，在档案管理中合理运用大数据技术，不仅能满足档案工作现代发展的需要，还能够使档案数据的处理更为便捷。除此之外，在档案管理工作中引入大数据概念必将创新文档管理方式，也必将让档案信息管理工作更加数据化、集成化、科学化。档案信息管理的数据化、集成化和科学化带给人们思维上的冲击，使得人们逐渐由传统保守的习惯性思维向技术性思维模式转变。

2大数据时代给档案管理带来的优势

2.1有利于部门立卷制度的建立

说到档案管理不得不提的一个问题就是部门立卷，它对部门的发展的意义是不可替代的。在传统的档案管理模式下，部门立卷工作的开展往往是体现在工作人员将材料零散的上交。但由于工作人员的素质有待提高，对档案材料的归档重视程度不够，容易造成录入的材料不完整、不准确以及漏录和错录，最终造成档案部门所录入的信息质量不高。大数据时代，采取档案数字化管理模式，从一开始的收集到最终的整理均是利用网络系统，对档案进行系统的管理，这种模式很大程度上减小了档案录入时的误差，从源头上提高了档案的准确性和完整性，促进了部门立卷制度的建立。

2.2打破了时间和空间的限制

在互联网技术刚发展大数据时代还未来临时，对于档案的管理是有十分明显的时间和空间的限制的。固定的上下班时间以及特定的工作场所大大降低了档案管理者的效率和积极性。而在新的档案管理模式得以应用后，档案管理工作实现了大跨越，能够突破时空的限制，只要有网络和设备，工作人员就能从网络上获取资料，随时随地可以对档案资料进行整理和归档。可以想象，在这种模式下档案工作者的效率会得到稳步的提高，而且这样的模式同样利于归档者之间的沟通，能够及时对有错误的地方进行修改，从而大大提高档案信息服务的质量。

2.3有利于对档案材料的整合和拓展

传统的档案管理，通常只是简单的分类而无法达到更加深入的整合。对一项内容进行查找所得到的结果往往只有关于这部分内容的简单介绍，无法了解它的来龙去脉，或者只能花费大量的时间和精力去查找一些与之相关的内容。很明显，在这种传统的模式下查找文件具有单一性，很多时候无法满足人们的需求。然而在大数据时代下，这样的难题是很容易解决的。在立卷的时候就把相关的内容录入在一个系统，随时可以把一件事情的前因后果了解的很清楚，很大程度上便利了整理的工作人员和查询人员，进一步提升了档案信息资源的服务水平和凸显了档案管理的地位和价值。

2.4有利于档案信息资源的共享资源

共享是当代社会所推崇的理念，也是大数据时代档案资源管理的最大特点。在传统模式里档案信息是很难做到资源共享的。只有档案信息资源形成统一的有机体，建立大范围的档案信息资源库，才能实现档案信息资源的全面共享。这一点，依靠纸张来记录整理档案的传统档案管理模式是无法与大数据时代下的数字化档案管理相比较的。数字化管理依靠云计算、语义分析、数据挖掘等新技术拓展信息资源的共享平台，促进档案信息资源的共享，最大限度地体现出档案数据资源的价值。

3大数据时代给档案管理带来的弊端

3.1数字化管理档案具有一定的风险

档案是记录人类历史和文明的重要信息，是文明社会发展到一定阶段的结果，它们发挥着十分重要的价值和作用。档案保护是档案管理工作的重中之重。随着信息技术的高速发展，必须对网络安全问题高度重视，尤其是以大数据为依托的档案数字化管理模式，往往一个电脑病毒的入侵就有可能导致整个系统崩溃、重要资料缺失或者被不法分子盗取等严重的后果。

3.2数字化档案管理模式

对档案整理人员的素质要求提高随着大数据时代的到来，档案管理工作发生了一系列的变化，包括体系和理论的变化、安全保密系统和档案服务系统的变化；除此之外，档案管理工作的数据更加庞大，内容涵盖范围更加广泛。这种新的管理方式对档案管理工作者来说无疑是一个巨大的挑战，不仅要学习新的知识和技术，更要适应在新的体系下工作，而且通过网络空间录入档案信息所要承担的风险更大，全国各机关、企事业单位的档案管理工作者必然将面临严峻的挑战。因此，这要求档案管理工作者拥有更高的素质，否则将很难在这样的体制下工作。

4直面大数据时代给档案管理带来的挑战

4.1健全和完善档案管理系统，确切实有效地减少

安全隐患档案管理工作不仅仅只是整理，还包括后期的查询利用。最容易发生档案安全事故的环节一是录入存储，二是档案查阅输出。要想切实有效地减小安全隐患，就必须健全和完善档案管理系统。首先，要拓展和挖掘技术，不断地对数据进行加密从而减少病毒的入侵。第二，要全面引入云存储和云服务技术，取其精华，去其糟粕，尽可能地设计多个子系统，将存储的档案进行分级加密和分级开放。这样既可以满足人们地需求，又能最大程度地确保档案资源的安全可靠。

4.2要加强大数据新思维的宣传培训

一个管理模式的转变，是以人的思想理念的转变为伊始的。大数据时代，档案管理工作要想转变管理模式必须要先转变传统的管理理念，才能做到真正地转变。基于此，档案管理部门一定要做好宣传培训工作，使档案工作人员能够认识到大数据的重要意义，很快地适应新的模式和积极地配合工作。要做好以下几点：1.组织成规模的学习会议。比如，邀请相关知名从业人员或者专家进行演讲、知识竞赛等。2.定期举办培训活动并且相互交流心得，努力消除各部门之间的知识鸿沟。

结语

总而言之，大数据对档案管理的发展具有重要的意义。通过分析，可以很清楚地知道大数据时代下的数字化档案管理能够促进部门立卷制度的建立、档案管理工作能够突破时空的限制、提升对档案信息整合和拓展以及有利于信息资源的共享。但是经过研究，可以发现数字化管理模式是有利有弊的。存储的安全性就是一个重要问题，下一步应该着力解决这个方面的问题；技术的门槛也是亟待解决的。因此，我们既要看到大数据的价值和优势，也不能忽视在这个情况下所造成的弊端，要在运用的过程中不断取其精华，去其糟粕。

参考文献：

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