人保公司档案管理发展方向的探讨

郑巧玲

（中国人民财产保险股份有限公司四平市分公司，吉林省四平市136000）

摘要：现阶段，随着人们的安全意识的不断提升，越来越重视起保险业务，这在很大程度上促进着人保事业的发展，而在这一过程当中，档案数量却也越来越多，在这种情况下，认真做好档案管理工作显得尤为重要，能够为接下来的决策工作提供有力的资料，同时也能够为服务质量的提升打下良好的基础。基于此，本文首先概述了人保公司档案管理的意义；其次分析了当前我国保险公司档案管理现状；最后探讨了人保公司档案管理对策。

关键词：人保公司；档案管理；意义；现状；对策分析

档案管理作为人保公司的一项重要工作，认真做好该项工作能够更好的促进企业的稳定发展。但是，当前我们发现该项工作仍存在着一系列的问题，例如：基础设施欠缺、档案管理意识薄弱等等。在这种情况下，积极采取有效措施解决现存问题具有重要的现实意义。

一、人保公司档案管理的意义概述

人保公司在开展一切保险业务以及管理工作的过程当中，保险档案不仅对全部工作进行了真实的记录，而且这些原始原始凭证是具有法律效应的，因此能够让人们更加信服。举个例子来说，当保险公司在保险理赔的过程当中出现纠纷并且投保人进行起诉要求索赔的情况下，保险公司的保险档案就发挥出了重要的作用，借助保险档案出庭作证，能够帮助企业胜诉[1]。这样一来，不仅有效的避免了经济损失，同时又维护了保险公司的形象，同时也使得档案得到了有效的利用。再例如：投保人投保项目在遭受到极端恶劣天气灾害后，保险公司依据投保凭证及时的将保险金额兑现给投保人，能够为家园的重建提供更加充足的资金，这样一来，不仅安定了民心，而且维护了社会的和谐、稳定发展。

（二）保险档案可为领导决策提供依据和参考数据

人保公司在发展的过程当中，为了能够更好的提升管理水平，往往会进行人才交流，而在这一过程当中，档案为领导各项工作的开展起到了一定的参考作用。档案记录着保险公司整个工作、活动内容，领导人员充分借助档案能够更快的了解并掌握公司经营发展状况，进而充分的结合实际状况作出科学合理的决策，这有效的提升了工作水平，充分保障了保险企业的稳定、可持续发展。

（三）保险档案可为总结我国保险事业发展历史和发展规律以及进行保险理论研究提供必要条件

人保公司的保险档案，完整、准确的记录着保险工作的发展历史，因此也就具备了重要的借鉴作用。人保公司在发展的过程当中，会形成大量的文件资料，这些资料记载着保险工作的实践发展历史，通过对这些文件资料进行深入、系统的分析，并探索到其中的发展规律，进而总结经验教训，不仅便于接下来工作的开展，而且为人保公司乃至整个保险行业的发展提供更加强有力的保障。

二、当前我国保险公司档案管理现状分析

（一）基础设施欠缺

现阶段，我们发现部分保险公司并没有设立完善的、综合的档案管理室，虽然也有一部分企业建立了综合档案室，但是基础设施却非常匮乏。档案管理室作为管理档案的重要场所，必须要具备完善的防火、防盗以及防虫鼠等设施设备，例如灭火器、吸尘器等等[2]。现阶段，随着我国科技水平的不断提升，计算机信息技术在档案管理工作中的应用，使得电子文件应运而生，这需要更加完善的设备及技术才能够做好档案管理工作。但是，当前大部分的保险公司并没有实现档案信息化管理，无法借助先进的办公软件以及数据系统来展开管理工作，这在很大程度上影响着档案管理水平的提升，这需要保险企业足够的重视起来。

（二）档案意识淡薄

现阶段，很多保险企业在经营发展的过程当中，往往更为注重的是销售业绩，但是却忽略了对档案的管理工作。部分管理人员以及员工并不具备良好的档案意识，并没有充分的意识到档案管理工作的重要性所在，没有及时的归档整理文件资料，不注重收集原始凭证资料，这也就导致了资料丢失等一系列问题的出现，这严重影响着保险档案的完整性，对于接下来的查阅以及利用是非常不利的。

（三）档案收集不齐全，开发利用少

保险公司在档案管理的过程当中，需要认真做好档案收集、开发以及利用等方面的工作。档案的价值并不是天生的，而是在主客体之间的联系与作用之下所形成的，这也就是档案利用活动。只有充分利用档案，才能够使其价值得到充分发挥，如果不具备档案利用活动，那么也就无法实现档案价值。通过深入的调查研究我们发现，当前我国保险行业对于档案资料的利用，主要以查阅为主，并没有实现对其的充分利用。

三、人保公司档案管理对策探讨

人保公司在整个经营发展的过程当中，经历了曲折、教训，同时也获得了大量经验，这对于企业的发展起到了重要的促进作用[3]。针对当前人保公司乃至整个保险行业在档案管理工作当中所存在的突出问题，企业要足够的重视起来，并做好以下几个方面的工作提升人保公司档案管理水平。

（一）提升档案管理现代化水平

当前随着我国科技水平的不断提升，计算机信息技术在各个领域中的应用越来越广泛，借助先进的技术及装备来展开档案管理工作，能够在很大程度上促进档案管理工作的现代化发展。与此同时，要构建更加完善的档案工作组织管理，在现代科学理论的支撑下来全面系统的研究处理档案管理工作当中所面临的规律性问题，进而提升企业服务质量。

（二）要完善制度，强化规范管理

加快制定完善的档案管理制度具有重要意义，这是确保档案管理工作制度化以及规范化发展的重要保障。在这一过程当中，要完善档案管理机制，将档案管理责任落实到每一个人，并将其和福利待遇相挂钩，并建立完善的考核及奖惩机制，以此来有效提升档案管理工作人员的工作积极性，提高档案管理水平，实现规范化、精细化管理。

（三）要增强档案意识，加大宣传力度

上文中我们说到，当前仍有部分保险企业没有意识到档案管理工作的重要性所在，因此在接下来的工作当中就要加强对企业管理人员以及基层工作人员的宣传工作，促使其充分意识到档案管理工作的重要性所在，树立良好的档案管理意识，确保从签单到最终的理赔都能够认真做好资料收集工作，为接下来各项工作的开展打下良好的基础。

（四）要组织力量攻关，逐步推新以电子文件进行归档和利用

现阶段，随着加密技术以及访问控制技术的出现，为保险的电子化发展打下了良好的基础。保险公司在物理归档的基础之上，要认真做好逻辑归档工作，并将两者进行有机的融合，建立灾难数据恢复机制，构建电子档案查询系统，提升人保公司档案管理水平[4]。

（五）提高档案管理人员素质

档案管理人员作为人保公司档案管理工作的重要支撑力量，其自身的专业水平以及综合素质在很大程度上影响着档案管理质量。在这种情况下，人保公司就要加强对档案管理人员的专业技能培训工作，在培训的过程当中帮助其掌握更加先进的管理知识、理念、技术以及手段，掌握应用现代化技术管理档案的技能，以此来构建一支具备高水平、高素质、高能力的档案管理队伍，促使其更加得心应手的投入到档案管理工作当中，促进档案管理水平的提升。

结语：

综上所述，档案管理作为人保公司的一项重要工作，针对当前所存在的一系列的问题，企业要足够的重视起来，并积极的采取针对性措施，通过做好上述五个方面的工作，切实提高人保公司档案管理水平，实现对档案资源的有效开发、利用与共享，进而促进企业服务质量的提升，促进人保公司的稳定、可持续发展。

参考文献

[1]谷俊梅.股份制上市公司档案管理模式初探[J].中国档案.2018(03).

[2]朱青杰,曾歆蕊.大型集团公司档案管理模式探讨[J].中国档案.2016(07).

[3]邵丹丹.人寿保险业务档案管理浅析[J].浙江档案.2017(08).

[4]王艳明.保险档案的构成及归档范围初探[J].湖北大学学报(哲学社会科学版).2016(06).