创新村级档案整理方法的思考

何淑茵

东莞市东城街道办事处堑头社区居民委员会广东东莞523000

摘要：：村级两委会在开展日常工作过程中，村级档案发挥着不可替代的作用，同时更加有利于群众的生活与生产。档案门类愈加丰富，包括文书档案、户籍档案等。目前，传统档案整理方法已经无法满足相关要求，整理方法创新势在必行。在本文中，探析了创新村级档案整理方法。

关键词：创新；村级；档案整理

要保证村级档案整理工作质量，需要明确指导思想，为利用服务。将更多时间与精力投入文件与材料上。同时，加强村级档案整理方法的简单性，工作更易开展，可以让更多人接受。掌握的容易程度越高，效果越好[1]。否则，复杂度越高，越不容易理解，导致相关工作者的信心丧失。因此，必须探讨村级档案整理方法的创新。

一、文书档案整理方法与流程

（一）对相关文件与材料进行收集，采购档案整理过程中所需要应用的工具。

（二）年度划分。在文件与材料中有其落款时间，将其标示的年度作为标准与依据，实现年度划分的目的。

（三）期限划分。通过相关方法的应用，划分每一年度的文件与材料，使其成为三沓，分别为永久、长期以及短期[2]。

所应用的方法为：

划分所收集到的文件与材料，使其成为两部分。

第一部分为本村产生的文件材料。

1.将下面的文件材料挑选出来，归入到永久卷，对其进行保管：该村产生的多种年报表、统计表以及花名册；本村两委会召开重要会议以及重大决策鞥过程中所制定的文件与材料；两委会年度工作总结，众多会议记录以及计划；村界变化以及换届选举等过程中所产生的文件与材料；本村、组干部职务任免文件；村民宅基地、村民相关地界、两委会办公用房用地以及房产纠纷处理等文件与材料；本村超过五十年的合同与协议；本村众多调查与普查材料；本村税费改革文件与材料[3]。

2.其它本村所产生的文件与材料，将其纳入长期卷，对其进行有效保管。、

第二部分是上级文件。

1.将相关内容纳入永久卷，对其进行有效保管，包括村界变化、两委会班子和成员任免以及村民宅基地批复等文件。

2.对于相关救济钱与物，上级发放文件以及生育指标批复等相关文件，将其纳入长期卷，进行有效保管。

3.对于上级所发放的其它文件与材料，将其纳入短期卷，进行科学保管[4]。

（四）组卷。对于年度与期限相同，以及相关问题一致或者类似的文件与材料，将其纳入同一案卷之中。对于案件中的相关文件与材料，保持相互之间的有机联系。

（五）页号编制。在文件材料中，对页号进行编制，其具体位置为文件右上方。如果正面与反面都有文字和符号，都需要完成页号编制，在背面，将其页号编制于左上角，所有案卷各编制一个流水号。

（六）对圈内目录进行抄写。在圈内目录纸中，将多项内容填于其中，并且保证其位置的准确性，包括文件号、作者、时间以及文件题名等。

（七）装订。双线三眼暗订。

（八）案卷封皮的拟写。将村或者社区的全称写于封皮的第一栏。在第二栏中，任何内容都不填。将案卷题名写于第三栏。按照作者、问题以及名称的格式，对文件组合成的案卷题名进行拟写。按照作者、材料名称格式，对材料组合成的案卷题名进行拟写。

（九）案卷号的编制、贴口取纸以及案卷目录的抄写。分别完成永久卷、长期卷以及短期卷的案卷号的编写，分开进行案卷目录的抄写以及存放。在永久卷中，对“红”色口取纸进行张贴。将“蓝”色口取纸贴于长期卷中，最后将“黄”色口取纸贴于短期卷中。

二、民主管理与村务公开档案整理方法与流程

（一）文件材料的收集。本村的发展规划，村级两委会重大决策过程中所制定的文件材料；本村村容村貌等基础设施，以及农业综合开发工程相关文件材料；村级行政事务等相关文件材料；村民宅基地以及两委会办公地报批文件材料；村民所强烈反映的问题以及处理重大事件过程中所产生的文件材料；处理民事纠纷过程中所制定的文件材料；两委会选举过程中所产生的文件材料；财务收支公布记录文件材料；群众计划生育指标报批文件材料；在群众投工投劳等工作开展过程中所产生的文件材料。

（二）年度划分。针对各个期限的文件材料，将其落款时间作为重要依据，分别完成年度划分工作。

（三）组卷。对于年度与期限相同，以及相关问题一致或者类似的文件与材料，将其纳入同一案卷之中。对于案件中的相关文件与材料，保持相互之间的有机联系。

（四）页号编制。在文件材料中，对页号进行编制，其具体位置为文件右上方。如果正面与反面都有文字和符号，都需要完成页号编制，在背面，将其页号编制于左上角，所有案卷各编制一个流水号。

（五）对圈内目录进行抄写。在圈内目录纸中，将多项内容填于其中，并且保证其位置的准确性，包括文件号、作者、时间以及文件题名等。

（六）装订。双线三眼暗订。

（七）案卷封皮的拟写。将村或者社区的全称写于封皮的第一栏。在第二栏中，任何内容都不填。将案卷题名写于第三栏。按照作者、问题以及名称的格式，对文件组合成的案卷题名进行拟写。按照作者、材料名称格式，对材料组合成的案卷题名进行拟写。

（八）案卷号的编制、贴口取纸以及案卷目录的抄写。分别完成永久卷、长期卷以及短期卷的案卷号的编写，分开进行案卷目录的抄写以及存放。在永久卷中，对“红”色口取纸进行张贴。将“蓝”色口取纸贴于长期卷中，最后将“黄”色口取纸贴于短期卷中。

三、计划生育档案整理方法与流程

（一）文件材料的收集。只要是本村计划生育工作中所形成的材料，都将其纳入收集范围。

（二）年度划分。将落款时间作为重要依据，划分相关文件，使其纳入对应的年度中。

（三）期限划分。本村计划生育年度以上工作计划、年报表以及花名册等属于永久卷，在计划生育工作中所形成的其它文件材料以及上级发放的声誉指标批复文件同时纳入长期卷，对于上级所发放的其它计划生育文件材料，将其纳入短期卷。

（四）页号编制。在文件材料中，对页号进行编制，其具体位置为文件右上方。如果正面与反面都有文字和符号，都需要完成页号编制，在背面，将其页号编制于左上角，所有案卷各编制一个流水号。

（五）对圈内目录进行抄写。在圈内目录纸中，将多项内容填于其中，并且保证其位置的准确性，包括文件号、作者、时间以及文件题名等。

（六）装订。双线三眼暗订。

（七）案卷封皮的拟写。将村或者社区的全称写于封皮的第一栏。在第二栏中，任何内容都不填。将案卷题名写于第三栏。按照作者、问题以及名称的格式，对文件组合成的案卷题名进行拟写。按照作者、材料名称格式，对材料组合成的案卷题名进行拟写。

（八）案卷号的编制、贴口取纸以及案卷目录的抄写。分别完成永久卷、长期卷以及短期卷的案卷号的编写，分开进行案卷目录的抄写以及存放。在永久卷中，对“红”色口取纸进行张贴。将“蓝”色口取纸贴于长期卷中，最后将“黄”色口取纸贴于短期卷中。

四、结束语

综上所述，村级档案整理存在较大难题，情况复杂度高，并且所需开展的工作较多。随着社会的不断发展，传统村级档案整理方法已经无法满足相关要求，必须对其进行创新，解决其中存在的问题，为农村发展提供重要辅助作用。

参考文献：

[1]廖亚红.村级档案工作存在的问题与对策——以丰都县为例[J].乡村科技，2017（05）.

[2]张明忠，蒋伟良.加强村级档案管理的调研与分析——以金华市金东区源东乡为例[J].浙江档案，2016（04）.

[3]罗建军.区县村级档案管理工作刍议[J].北京档案，2013（12）.

[4]陈友忠.师宗县组织召开全县村级档案管理业务培训会[J].云南档案，2013（08）.