社会保险档案管理工作存在的问题及对策

潘增

（临朐县社会保险中心山东临朐262600）

摘要：分析社会保险档案管理工作中存在的问题，继而提出对策措施。

关键词：社会保险；档案；管理；问题；规范化

社保档案是参保人员参加各项社会保险的原始记录，是确定参保参保人员享受各类社会保险待遇的重要依据。通过社保档案可以全面和真实地反映出每一名参保人员履行参保缴费责任、享受社保待遇的情况。随着社会保障覆盖面的越来越广，参保人群越来越大，加强和改进社会保险档案管理工作成为确保社会保险事业发展健康发展的基础性工作。

一、临朐县社保档案管理现状

临朐县面积1834平方公里，345个中心村，总人口90.43万人。近年来，该县强力推进各项社会保险工作，取得了明显成效。全县已参保缴费90.3万人，收缴保险基金16.14亿元，20.1万名城乡老人按月领取养老金，参保率、发放率保持“双百”佳绩，被确定为“全国新型农村和城镇居民养老保险示范县”，实现了城乡社会保险一体化。临朐社保中心严格执行《档案立卷归档等各项制度》《潍坊市社会保险档案分类明细与保管期限规定（试行）》等规定，做好社保档案的收集、整理、归档、借阅等工作，共存储各门类档案41257卷（件），每年新形成各类社保档案1210余卷（件）。随着全县社会保险覆盖面越来越广，与此相对应的各类社会保险业务档案也急剧增加，生育保险档案比去年同期有增长趋势，生育业务档案增长了70%。社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务办理中形成的原始依据，其利用率也越来越高。一是为中心业务科室提供参保人员增减、转移、待遇调整等档案，档案资料为开展社保业务工作提供了准确的依据，查阅了1292多人。文书、财务、统计类档案查阅了276多次。二是依法为参保单位和个人提供信息，累计提供档案查阅2679余人，发挥了档案的服务功能。

二、存在的主要问题

（一）对档案工作重视程度不够

临朐县县社保中心虽然按照档案法规制度要求，设立了了档案管理科室，明确了专兼职档案员。建立了以县档案馆业务指导，档案科为工作主体，有关职能科室积极参与，上下贯通、左右联系的档案工作管理网络，根据业务规范开展档案升级工作。但还存在以下问题：一是社会保险档案管理人员缺乏，单位只配备了2名专职档案管理人员;二是档案管理人员不是档案相关专业，专业知识水平偏低；三是年龄老化，大多从业人员是其他科室年龄大的人员转岗到档案岗位，平均年龄55岁；四是各个险种档案管理人员均为兼职，精力不能集中，而且调换频繁，严重影响了社会保险档案管理的质量。

社会保险档案管理规范性不够

由于受社会保障管理体制的制约，参保人员的个人社会保险档案分散在不同的部门进行管理。例如养老、失业、工伤等险种档案由人社部门管理;医疗保障部门管理着基本医疗保险档案;民政部门管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金社保档案;商业保险公司管理着公民个人补充医疗、养老保险档案。造成社保档案政出多门、职能交叉、信息隔绝，形成了一个个档案信息孤岛，既加大了行政成本，又让群众办事时多跑了腿。

档案资料收集难归档不齐全

在日常的工作中，业务人员充当了档案收集、整理、归档的角色，致使一些有价值的必须归档的资料被遗漏，影响力档案的完整性，给档案管理工作造成不可弥补的损失。例如，灵活就业人员参保档案因为未及时建档或归档不够及时，就存在跨年度移交和归档保管，查阅困难的问题，这样就影响了档案的完整性。

档案管理软件系统不完善

近年来，该县参保单位办理新用工人员养老保险，或灵活就业人员办理新参保登记手续，业务人员凭借纸介质参保资料，一笔一笔将每个参保者的基本信息录入计算机生成参保人员的基本信息，在月底整理、归档时，按照档案管理电子目录再一笔一笔录入形成档案资料，这种繁重的手工操作不但费时、费力，而且违背了档案管理科学化、现代化的要求。

三、加强和改进社保档案管理的对策

（一）提高认识，把档案管理摆在社会保险工作的重要位置

随着社会保险在保障民生、服务民生和构建和谐社会中的作用日益凸显，作为社会保险事业发展的记录与传承，社会保险业务档案管理工作的地位显得愈发重要。社会保险业务经办机构要切实提高思想认识，强化组织领导，把社会保险业务档案管理工作纳入社会保险工作的重要议事日程，建立目标管理责任制考核，做到档案管理工作与社会保险业务工作同步发展、共同完善。

健全和完善社会保险档案法规制度

一是随着我国保险种类的增多，国家有关部门应结合新时期社会保险档案工作中出现的新情况、新问题及时出台社会保险档案法规制度。二是社会保险经办机构要根据人力资源和社会保障部门、档案管理部门的要求，结合本地区社会保险工作的实际，制定有关档案归集、整理、编目、归档、借阅等管理制度；完善社会保险档案从业资格培训与管理等制度，完善档案工作监督检查的具体规定。

提升档案管理工作队伍素质

加强档案管理工作人员队伍建设是搞好档案工作的前提。首先要挑选责任心强、业务精的人员担任档案员。同时积极开展各种形式的学习培训活动，积极开展档案业务分类分层的经常性制度化指导，努力提高档案管理人员的专业知识和业务水平，提高档案管理工作质量。

加强社会保险档案信息系统管理

应结合社会保险经办实际情况，推广应用大数据技术、网络技术等现代化手段，有针对性地开发档案信息管理系统，提升社会保险业务档案信息管理工作科学化水平，实现信息资源的共享与整合。培养专业档案管理工作队伍，通过业务档案信息管理系统，为参保单位和个人提供档案网上信息查询服务，并实时接受参保人员的监督。

实现档案管理系统与业务系统无缝对接

实现社保经办信息管理系统与档案信息管理系统互联互通，业务人员每经办一笔业务，同时电子化的数据就会在档案信息管理系统中自动生成，利用条形码就可以扫描出电子数据并通过条码自动提取纸质材料的扫描件。利用条形码技术实现经办材料实时归档形成档案，系统按照规则自动生成档号、归档号、案卷号和目录号，方便打印案卷信息。业务经办时利用条形码技术可以快速、方便、准确的查阅到档案信息，提取相关档案的扫描件，发挥档案的最大效能，把死档案变成活信息，促进社保业务办理方便快捷，提高社保经办效率，实现一窗受理，参保群众只跑一次。

作者简介：姓名：潘增（1974.12--），男，山东临朐人，大本学历，现为临朐县社会保险中心副主任，主要从事社保问题研究。