事业单位办公室档案的规范管理分析

那日苏

内蒙古兴安盟科右中旗财政局吐列毛杜财政所内蒙古029400

摘要：办公室档案管理是事业单位稳定高效发展的重要保证，并且事业单位办公室档案的规范化管理是适应事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要。因此为了发挥事业单位办公室档案的作用，本文阐述了事业单位办公室档案规范管理的必要性，对事业单位办公室档案规范管理要点及其策略进行了探讨分析。

关键词：事业单位；办公室档案；规范管理；必要性；要点；策略；

事业单位办公室档案管理过程中，拥有规范的标准管理方法，不但能有效利用已有的良好硬件设施，且影响着日常文书工作效率。基于此，以下就事业单位办公室档案的规范管理进行了探讨分析。

一、事业单位办公室档案规范管理的必要性

事业单位办公室档案规范管理的必要性主要体现在：（1）依法治档的需要。办公室档案工作规范的根本在于依法治档。《办公室档案法》的颁布，正是我国办公室档案事业朝着健康方向发展的强力后盾。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理。（2）事业单位办公室档案应用的需要。事业单位办公室档案的有效应用，一方面需共享信息资源。办公室档案员在做好搜集、整理、评定及保存办公室档案的同时，还需健全检索系统及汇编办公室档案文件等资料，以便使办公室档案使用者之需。以外，还要加强办公室档案存放库房设备。另一方面需顺应时代变化的要求，寻找出更为新型便捷的服务渠道，提升其运用的水平，这样不仅增加了社会效益，而且能促进办公室档案工作健康发展。

二、事业单位办公室档案规范管理要点的分析

1、公文制发的规范管理要点分析。制发公文是规范办公室档案管理工作的前提，绝大多数的办公室档案都以公文演变，作为其前身，如何制定与发布公文，能直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范式的质量问题。所以，制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的办公室档案质量，好为将来实行规范式的办公室档案工作奠定根基。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。按照横写横排的排版模式，需将装订线安排在左面。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，还是不同的手写批注、签字、报表及记录等，选的纸张、墨汁及笔型应不易褪色，确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，对简称及不标准的字尽量少用或不用于行文中，有助于未来规范管理及运用信息化检索方式的实行。

2、立卷归档规范管理要点的分析。立卷归档是规范办公室档案管理工作的准则，公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里，一方面应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另一方面需处理好如下三项内容：一是需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二是需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，尤其是内容、方式及意义的较多类似处的资料文件差别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三是需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。尤其是在归档立卷里，需将相同类型且拥有一定关联的文件资料归于一个卷里，确保同一问题的整体处理进程能体现，由此提升办公室档案的使用价值，让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。

3、保障案卷质量规范管理要点的分析。事业单位办公室档案是否有价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以提高办公室档案订卷的质量，显得极为重要，因此除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。

三、事业单位办公室档案规范管理策略的分析

1、健全完善档案管理制度。一是各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。二是简明、实用，可操作。制定的规章制度必须要具有良好的可操作性，方便实用、简单易行才可以更好的发挥规章制度的指导和规范作用。三是坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导，职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者，坚持制度约束的地位平等性，是制度顺利执行的重要保障。四是奖惩分明。档案部门在规章制度中既是管理者又是执行者，所以在规章制度的执行过程中，档案部门要保证制度执行的严肃性和公平性，做到有功必奖，有过必惩，奖惩分明。

2、加强事业单位办公室档案信息化管理。随着计算机技术的普及应用，档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。合理开发利用档案资源，尽可能延长档案使用寿命以及提高工作效率，这些也是当代档案管理改革创新的主要目的和任务。目前看来把先进的科学技术手段应用于档案管理中以满足新时期下档案管理工作的要求，已经刻不容缓。首先，各级事业单位的档案部门要准确、及时地传递信息，切实保证档案信息的时效性；其次，档案管理部门要利用计算机、扫描仪等现代设备，将档案资料准确的输入计算机，再通过相应的技术处理，将文字、图片资料转变成数据资料，从而实现纸质档案和数据档案的并存；最后要充分利用网络技术进行档案管理创新，通过网络向社会提供高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。

3、做好事业单位办公室档案保密工作。首先在库房的选址、建造方面要遵照国家有关规定建造，做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开，同时库房的门窗应专门加固，以防盗窃；其次是库房管理方面应该指定专人负责看管，无关人员一律禁止入内；最后是培训库房管理人员正确区分保管档案和保密档案，应保管档案是指为本单位工作需要和国家积累历史文化财富的需要而保存的，而应保密档案是指在一定时间内，如若被泄露，会对国家安全和利益造成伤害的限制级档案事业单位的办公室档案管理工作是一项综合性高，系统性较强的工作，其管理水平的好坏直接影响着事业单位的内部管理与发展。

结束语

综上所述，事业单位办公室档案管理的规范化、标准化是事业单位办公室档案管理的关键，是整个事业单位协调、掌握、高效管理运行的有效保证，因此必须加强对事业单位办公室档案的规范管理进行分析。

参考文献：

[1]陈晓敏.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架研究[J].办公室业务，2017

[2]马荣.论事业单位加强办公室档案管理的创新思路[J].中国市场，2018

[3]马洁.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].环球市场，2018