档案开放与信息的安全管理

杨轶

天津市塘沽经济开发区建设工程公司天津300451

摘要：人类文明发展有文字之后，档案便开始了漫长的保存与利用过程。档案的开放和安全保障是信息保存和开展相关工作的重要保障。目前，档案的开放和信息的保护遭到多方面的干扰，电子档案的兴起更对信息安全提出了更高的要求。因此，加强档案安全利用是档案部门需要重点研究和建设的项目。

关键词：档案开放；信息；安全管理

1档案开放与信息安全的必要性

档案开放是顺应市场经济发展的必然要求。实施“信息公开”和“政务网上工程”是政府的要求。档案开放能促进民主政治的实现，促进民主政治的发展。档案信息必须依附于不同的载体，在保存过程中如果不可避免地遭遇到破坏，信息的丢失将对社会产生巨大的影响。此外，随着信息时代的发展，电子档案的管理，即电子档案的广泛使用，网络的开放性对档案信息的安全使用构成了威胁。无论是从自然环境还是社会人文环境，加强档案信息安全的研究和保护刻不容缓。

2档案开放存在问题

2.1档案的神秘感影响档案开放

由于档案具有很强的政治性，因此档案经常被罩上一层神秘的光环。许多人认为只要是档案就应保密而知道档案开放法律法规的更是寥寥无几。一些档案类教科书对档案开放的介绍和论述比较少。档案馆对开放和利用档案的宣传力度也不够，档案馆在公众的心目中不是信息库而是保险库。公众对档案的误读从本质上讲是缺乏知情权意识的表现。比如：城建单位，他们有对自己产权工程的知情权和对开放档案的知情权。

2.2馆藏种类单调载体单一

档案种类单调文书档案所占比重过大。档案是“国家机构社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解档案除党政档案即文书档案外还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。比如：有的城建档案馆存有的民用建筑比重过大，其它基础设施、公共产品的档案不足。档案载体单一纸质档案与非纸质档案比例失调。档案馆库房中以纸质档案为主而照片、底片、录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案却寥寥无几。我们档案的内容大多是党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等。有的重份文件归档立卷设定保管期限划定过长。作为专业档案馆的城建档案馆中，市政基础设施、综合类等档案陈旧进馆力度小等等问题都会影响档案的开放。

3档案开放与信息安全的辩证关系

信息安全作为档案工作的核心和最终目标，必须严格规范和规范。档案利用多种渠道获取相关信息，统一加工、整理，文件的形成，对利用档案人员在同一时间节省。非保密档案可以依法向社会公开，为公众提供参与社会服务和政策的机会，保障知情权的行使。档案馆的开放极大地促进了信息的共享和资源的有效利用，有效地促进了相关工作的顺利进行。在档案开放过程中，信息的安全非常重要。档案的开放极大地促进了信息的共享和资源的有效利用，但在档案开放的过程中，信息安全是现阶段档案工作中不可忽视的一项任务。档案具有历史性、真实性和独特性。一旦遭到破坏，势必给社会造成巨大损失，影响档案工作的发展。因此，如何以健康、安全的方式打开档案馆，是档案工作的关键。

4档案安全保障措施及防范体系

4.1加强档案馆库和设施建设

档案库房是档案安全防护的基础设施，建立一个保管条件良好的档案库房是档案安全得到保障的根本。任何形式不期而至的自然灾难和人为灾害对档案文献资料都可能造成部分损害或永久性无法弥补的破坏。1966年意大利国家中心图书馆200万卷文件资料被佛罗伦萨的洪水冲毁，1976年唐山市档案馆被唐山大地震摧毁，2008年北川档案馆所有档案被汶川大地震吞噬，以上种种事例表明，对于保护和保存档案文献资料来说，灾难的预防至关重要。

影响档案馆库的最不安全因素是火灾、水灾、偷窃及恶意损坏。对于文献资料来说，火灾被认为是最具有威胁的不安全因素之一。火灾造成的损失非常严重，大多数情况下，火灾中的纸张文献都荡然无存或面目全非。档案馆内的供电系统、取暖设备、空调、吸烟等都是造成火灾的潜在因素。因此，建立火灾早期检测或预警机制显得尤其重要。此外，水灾对档案资料的危害也不容乐观。档案馆库的建筑应尽量建在地势较高处，以免遭受洪涝威胁，同时室内安装水感应报警器。为避免地震、洪涝等自然灾害，在地质较好、保管条件完备的地区建设较大的档案馆库不失为可行之举。大的档案馆库不仅可以容纳本地区的档案，还可以保存地质灾害多发区的重要档案，还可以建立国家或地区间备份中心，存储档案数据并维护其安全。

4.2加大档案技术投入力度

档案如何合理使用关系到珍贵历史档案能否长久永续的提供利用，档案产生时间越早，保留下来的就越少，载体丢失或破损现象就越严重。濒危档案的抢救是一项成本投入较高、技术含量较高的重要工程，因此需要国家加大投入力度为档案部门技术攻关提供保障。现代的高科技——全息技术现在可以为档案利用，对于特别重要的实物档案可以把它保存在安全的地方，展出或查阅观看时运用全息技术即可。采用全息技术的景物立体感强，形象逼真，可以在各种展览会上展示，观察者可以通过上下、左右、前后移动观察图像的不同照片，不用展出原件，大大加强了对珍贵档案的保护，有利于对珍贵的艺术品资料进行保存和展示。当前纸质档案和数字形式档案并存，既要保证档案的原始记录属性不被破坏，又要努力争取更高的效率。如何保证档案的信息安全和系统安全，是档案信息化建设过程中极其关键的问题，也是整个档案信息系统安全的前提。可以通过内外网物理隔离、应用系统用户权限管理、防火墙技术、设置跟踪机制和远程异地备份等方式规避风险，确保档案安全。

4.3建立有效的档案安全管理机制

（一）成立安全管理领导小组。明确各档案管理岗位的职责任务及奖惩办法，形成一级抓一级、层层负责的管理机制，做到档案管理责任明确、程序规范、保管科学，严格按制度管理。（二）健全档案安全工作责任制。落实工作职责和任务，明确档案安全工作第一责任人、直接责任人和具体经办人员，强化相关部室和人员的安全责任。（三）认真做好档案安全检查工作。定期对档案库房的防火、防盗报警系统、监控系统等安全设施进行检查，做到安全隐患及时发现、及时消除，保证档案处于安全保管环境。（四）做好档案安全应急处置预案。结合本地区实际建立本单位档案安全保管突发事件应急预案，明确安排部署与抢险步骤，并严格进行督促检查，确保各项措施落实到位。

5结论

档案的开发利用与信息安全的保障之间存在着巨大的矛盾。档案信息的发布不可避免地面临着许多未知的因素，这本身就是对档案安全的挑战。要实现双赢，就必须从软硬件环境、法律法规、安全技术、管理制度、行业标准、人才培养等方面进行研究。档案信息安全是档案工作的保障，是档案应用工作的生命线。在当今社会，传统档案与电子档案并存，在完善传统档案安全理论的基础上，对电子档案进行研究是十分必要的。建立完善的安全保障体系，必须从保护环境、法律法规、管理制度等方面进行研究。

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