基层档案工作现状与对策分析

杨建冬

天津市河西区疾病预防控制中心天津300211

所谓基层档案就是在基层单位的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。

一、基层单位档案工作的现状

基层单位档案工作是基层单位管理基础工作之一。基层单位档案记录基层单位信息，是整个国家档案资源的组成部分，既有一般档案的共同属性，也有区别于其他类型档案的特殊属性。它是基层单位生产、经营、管理、科研活动和党的建设、职工队伍建设、基层单位文化建设、基础设施建设等各项工作的真实记录。

我国基层单位档案工作的改革虽起步较晚，特别是伴随着改革开放的开展，基层单位档案工作与基层单位的整体改革融为一体，并发挥着重要的基础性作用。国家逐步把基层单位档案工作纳入法制化的轨道，进一步完善相关的法律法规体系，加强对基层单位档案工作的法律监控，弱化对基层单位档案工作的直接行政干预，充分尊重基层单位的自主权和档案管理特点，形成与社会主义市场经济体制相配套的档案管理机制。当然，基层单位档案工作的改革也不是一帆风顺的，当前我国基层单位档案工作的改革只是开始。

随着以办公自动化、社会信息化为核心的基层单位档案管理模式的深入发展，档案在基层单位的生产和发展中起着越来越重要的作用。基层单位的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档、管理过程中，由单纯的存放走向综合管用的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的问题。

1.基层单位档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划

基层单位档案工作在各级领导的重视下进行了达标升级工作。但达标工作在短时间内取得了一定的效果，之后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，造成了档案工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果，缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

2.档案工作缺乏制度化的管理程序

当前基层单位档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范，有想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确的现象。二是档案整理不规范，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷中有不规范的现象。三是档案综合管理力度不够，主管领导一般都是兼任，基层档案人员也兼多项工作，很多企业自设资料库，给档案的综合管理造成困难。四是档案利用不规范，档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

3.缺乏运用办公自动化对进行档案管理

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作发展带来影响，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有物尽其用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

二、解决基层单位档案工作问题的基本对策

档案资源是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的个体中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理工作为基层单位发挥着重要作用。要充分发挥这种作用，才能使之更好地为基层单位中心工作做好服务。

1.抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立档案管理工作领导小组，协调各部门间的档案工作，为档案的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入到基层单位办公室的议事日程，年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度、统一计划、统一检查指导和统一培训交流。

2.档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今信息技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又合乎实际的工作计划。

3.加强档案基础工作，按时完成上级部门的档案工作

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到具体工作，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行，按时完成。

4.加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质

建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖基层单位的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，按照《基层单位档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本单位实际，编制各种规章制度，并在实际工作中不断完善。对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限、保密文件管理等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理的制度化、规范化。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，加大档案业务培训工作开展的力度是有效途径。一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，新人上岗要进行岗位培训。二是要派档案管理员到先进单位观摩学习，进一步完善本单位的档案管理工作。三是鼓励档案人员自学，钻研业务，要岗位成长。四是加大档案工作规范化力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。

5.搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：一要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高工作效率；二要借助局域网络，开发网上档案业务工作，实现档案信息资源共享。

6.增大档案宣传力度，增强全员档案意识

一是积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动；二是在本单位的工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲；三是档案室要办好自己的宣传栏，大力宣传档案的作用及重要性；四是增加《档案法》的宣传力度，要让大家都了解《档案法》。

档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，根据发展需要，可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》等资料，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为其他部门提供更好的服务。

基层单位档案作为基层单位生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使它更好地为本单位的发展服务，为国家积累更多的资源财富。