浅谈气象观测装备档案电子标准化管理

胡滨

胡滨

深圳市博普工程技术有限公司广东深圳518000

摘要：气象观测档案作为气象行业的专业档案，是气象档案馆的主要馆藏内容，具有数量巨大、材质特殊、不易保存管理等特点，如何做好气象观测档案资料的长期完好保存已成为档案管理部门不得不认真对待且要妥善解决的问题。因此，有必要建立一套气象观测装备档案电子标准化管理系统。

关键词：气象观测；装备；电子；标准化管理

导言：随着综合气象观测系统的不断完善，已初步建成了包括多普勒雷达、国家级自动站、区域自动站、土壤站、交通站、水汽站等多种综合气象观测装备。并且随着山洪地质灾害气象防治保障工程的建设，各类综合气象观测装备还在不断增加。该系统已初步实现了气象观测装备档案的检索、借阅等的电子化管理，大大节省人力和时间。

1观测档案环境管控依据

具体依据如下：国家《档案法》、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《档案安全保护技术管理暂行规定》及国家气象专业档案管理相关技术规范。就气象观测档案而言，由于大量的自记纸材质和迹线材质与普通档案纸张存在一定差异，因此对档案库房温湿度的要求也更加严格，以确保档案库房内保持科学合理的温湿度范围，以有利于观测资料的长期完好保存。按照一般档案管理经验，多数蛀虫和霉菌的生存温度在10℃以上，低于这个温度，害虫即丧失活动能力和停止繁殖，而湿度在65％以下，多数霉菌就不能正常发育。

2气象观测装备档案管理存在的问题

长期以来，气象观测装备档案管理处于传统手工模式管理阶段，气象观测装备档案频繁的借阅、检索、查询等易造成部分纸质档案的毁损及丢失。目前主要存在以下问题：

（1）气象观测装备档案管理仍处于传统手工模式管理阶段，仍停留在只重视纸质文件的保存与管理，使得气象观测装备档案的查询仍依托于纸质原件的检索且原件易损毁丢失。

（2）气象观测装备档案的保存与管理未能标准化。气象观测装备档案的有效利用可为后期气象观测装备建设规划提供重要依据，促进气象观测装备有效、合理、可持续发展。而目前气象观测装备档案的保存与管理比较混乱，其原因中之一是因为未能明确气象观测装备档案管理的统一标准，造成盲目收集资料，归类较杂乱，缺乏系统性。

（3）气象观测装备档案的保存未能实现统一。譬如，气象观测装备可研报告、批复文件、采购合同原件、气象观测装备入库单、调拨单、固定资产调拨单、培训文件等不同科室保管，其设备安装等相关资料由具体承建单位保管。档案管理人员一般均都为非专职且不固定，这样使得同一个项目的档案分散于各个单位，不利于档案管理工作的规范、高效开展。同时随着档案管理人员工作岗位的调整与调动，容易出现原始档案查找困难的现象。

3气象观测装备档案电子标准化管理

3.1电子文件损坏时的修复

由于纯文本文件中只包含数据元，没有结构信息和控制信息，所以损坏区域只能发生在文件的数据区内或存贮介质的文件系统控制信息区内这两种情况。下面对该两种情况分别进行分析:

（1）损坏发生在某一文件的数据区内时。这种情况如果是物理性损坏，则不管采用何种方法都不能直接修复被损坏的数据，除非使用备份数据进行修复，但未损坏部分的数据可全部修复。如果是逻辑性损坏，并且损坏了数据元，该种情况同物理性损坏一样；如果是逻辑性损坏，但没有损坏数据元，只增加了无效信息(病毒攻击往往是这种情况)，则可全部修复。

（2）损坏发生在存贮介质的文件系统控制信息区内时。这种情况发生时文件中的数据并没有被损坏，只是文件定位信息被破坏，如果在一个存贮体内的所有文件都是以复制追加的方式进行保存，中间不进行删除、覆盖、编辑的操作，则所有文件的物理存贮区域都是按顺序进行的，如果文件的首行和尾行都带有标识内容(中国气象局制定的地面气象模式资料格式文件就属于该类型的文件)，则所有文件都可修复，并且也很容易；否则修复难度较大，并且不能保证所有文件的修复。

3.2气象观测装备档案电子标准化管理系统主要功能

气象观测装备档案标准化管理是各个单位将纸质文件形成电子文件后，对电子文件按照统一标准进行分类整理归档，该系统通过后台即可实现同一项目资料的汇总，实现了气象观测装备档案电子标准化统一管理。通过气象观测装备档案电子标准化管理系统，从前期气象装备建设立项依据，到中期政府采购合同的签订与实施，到各类气象装备的出入库调拨信息，到后期各类综合气象观测装备的安装、使用等各类相关纸质文件均能够与电子文件实现无缝挂接。

3.3环境监控设计

（1）温湿度调控。温湿自动调控系统主要由温湿度主控微机、综合智能控制器、温湿度传感器和空调、除湿机、加湿机等外围设备组成。综合控制器负责实时采集各库房内的温度、湿度数据，将数据上传到控制微机，并接收控制微机下达的各种控制指令，自动打开或关闭空调、除湿机、加湿机等外围设备，实现对各库房内的温度、湿度自动调控。在铺设传感器采集环境信息时需要注意，尽管监测点越多，越能真实反映此区域的温湿度状况，但这是以增加投入为代价的，所以作为档案管理部门应从多方面综合考虑，结合自身实际情况，客观、科学、合理地确定监测点数与监测面积。

（2）库房火灾管理。受档案库房环境制约，完善的气体自动灭火设施是火灾防控的重中之重，常用的灭火方式有超细干粉、七氟丙烷、二氧化碳等几种，综合考虑灭火效率、毒性、储存安装方式及场所要求、造价成本、使用周期成本等指标，运用适合的灭火装置，可以有效对库房火险进行风险防控管理。

（3）库房水浸检测。自来水等水管爆裂、雨季窗体漏水、空调漏水等情况也是在档案库房管理过程中常常遇到的问题，尤其是对于北方地区而言，暖气损坏造成的水灾对档案库房的破坏是毁灭性的。因此必须在档案库房高密度的安装水浸传感器，并联通报警系统进行实时的监管，方能保证万无一失。

3.4地面观测资料电子档案管理工作建议

通过上面的分析知道，纯文本文件的可修复概率较高，信息逆处理技术的历史连贯性更稳定，几乎不受电子信息技术发展的影响，但档案资料的管理、服务和开发利用能力比效差。而数据库文件的可修复性较差，信息逆处理技术的历史连贯性也不稳定，但档案资料的管理、服务和开发利用能力强。所以，从档案资料的存贮安全性与服务功能性方面考虑，建议如下：

（1）采用不同文件格式建立相互备份档案资料

即同一档案资料同时采用纯文本文件和数据库文件分别保存，其中纯文本文件主要用于档案资料的修复，数据库文件主要用于档案资料的服务。同时开发相应的软件，用于纯文本文件资料与数据库文件资料的相互转存、校对、备份和修复。

（2）为了使纯文本文件的可修复概率达到最大化，还需要注意：数据格式问题，文件名的唯一性问题，物理位置的顺序性问题。

结语：综上所述，气象观测装备档案电子标准化管理系统可初步实现气象观测装备档案的电子标准化管理，使得气象观测装备档案的检索、借阅等均实现电子化方式管理，大大节省人力和时间。气象档案的保存管理与维护工作是一项极为细致的工作，库房环境的监控与管理对档案管理人员而言是一项长期、细致、谨慎的考验，在这项工作中合理的利用现代化智能设备，利用长足发展的互联网技术，可以有效节省人工成本，方便迅速地远程操控和调整库房环境，对档案管理工作的现代化发展具有明显的积极意义。

参考文献：

[1]冯鹏,黄博,刘晓源.浅谈气象观测档案环境监控与管理[J].现代化农业,2017(06):47-48.

[2]李艳,张淑霞,吴安坤.浅谈气象观测装备档案电子标准化管理[J].科技风,2016(02):188+190.