论地震科技档案信息资源的开发利用

吴玉卫

德宏州防震减灾局云南德宏州678400

摘要：地震科技档案信息资源的开发和管理主要是指对地震科技档案信息进行整理、分类，将其中有价值的部分、适应当前科学技术发展需要的科技成果提取出来，服务于当前的地震科技研究。基于此，本文将着重分析探讨地震科技档案信息资源的开发利用，以期能为以后的实际工作起到一定的借鉴作用。

关键词：地震科技档案；信息资源；利用

1地震科技档案信息资源开发的重要性

1.1增强档案信息资源的有效性。

要想保证档案信息资源的有效性，就必须充分考虑以下几方面的因素：首先，档案信息资源潜藏的现实价值；其次，企业的实际所需；最后，提供的及时性。在对地震科技档案信息资源进行开发利用过程中，应在企业实际所需的基础上，积极探索价值最大化的档案信息，并第一时间将该信息运用到企业中，以提高档案信息资源的有效性。

1.2实现了档案信息资源的可共享性。

相较于一般的书籍，书籍形成的目的主要是对信息进行传播与分享，档案则不同，由于其数量存在局限性，通常表现为孤本，因此应改变传统的实体管理，将重心放在信息管理上，利用各类先进的技术构建一套实效性高的档案管理系统，真正做到档案管理信息化，从而保证档案信息资源得到全面共享。

1.3推动科学技术向生产力转化。

要想保证社会稳定有序发展，就必须有较高的社会生产力，而开发利用地震科技档案信息资源，能确保各企业间有效的技术交流，将科学技术运用到企业生产过程中，实现企业经济效益最大化；由于地震科技档案具有整体性及成套性特征，因此地震科技档案实际利用中，应提供完善的档案信息，充分考虑科技信息的整体性，确保各科技得到全面利用。

2地震科技档案信息资源的开发利用措施

2.1加强地震科技档案信息资源开发管理意识

地震科技档案信息资源的开发效率提高需要从领导层和业务人员两个方面入手，加强其对档案信息资源开发和管理的意识。领导层面需要部门的领导加强对档案信息资源开发的重视，加大对地震科技档案信息资源开发部门经费的投入，加快设备的更新。普通的档案信息资源开发人员要转变传统的档案信息管理就是简单的档案分类、储存观念，要积极融入到现代化的档案信息资源开发和管理潮流当中，提高自身意识，要清晰自己从事的工作对科学研究顺利进行的重要性，深入对地震科技档案进行开发，提高档案信息资源的利用效率，为地震科研工作提供力所能及的帮助。

2.2加强地震科技档案信息资源建设

足够的数量和优质的质量是地震科技档案开发利用的前提。加强地震科技档案信息资源建设，首先要完善地震科技档案归档制度，制定更全面的归档范围和保管期限。其次，加强对项目档案的管理，将档案及时完整归档作为项目考核验收的重要指标。

2.3促进地震科技档案信息资源的共享

地震科技档案信息资源的共享受到许多条件的限制，例如，为了当地科技的发展和荣誉等，各地区之间的科研成果互相保密。目前，我国的信息化建设启动，地区和部门之间的界限、统一标准以及协调分工工作得到了有效地指导，地区科技成果和研究进度的保密状态被打破，减少了地震科技档案信息资源的开发共享工作的困难。所以，要加强对地震科技档案信息资源开发共享的资金投入，更新相关的设备，为档案信息资源的共享工作提供物质保障。除了在物质条件上进行升级更新，同时还要在地震科技信息资源共享工作上提高管理水平和协调力度，运用互联网等现代化的管理手段，统筹安排地震科技研究方向和进度，加强地震科技研究机构之间的沟通，促进地震科技信息的传递和共享。

2.4加快地震科技档案数字化进程

地震科技档案数字化工作虽然已经起步，但进程整体较慢，原因多集中在数据对接及涉密问题上。应制定切实有效的地震科技档案数字化方案，从整体上规范地震科技档案数字化工作，让各地区都能参考执行。区分地震科技档案的密级、利用率以及重要程度，根据年度、分阶段推进数字化工作。具体工作，根据实际情况选择是自己扫描或者外包，外包时一定要考虑涉密因素。

2.5加强地震科技档案编研工作

地震科技档案的编研成果，如地震目录、地震资料年表等对地震基础科学研究、中长期地震预报有重要作用。做好编研工作，首先要确定好编研工作选题。编研选题要通过广泛调查统计，尽可能满足地震工作者的需求。其次，做好编研工作选材，根据选题选择档案编研的素材，范围要广。最后，档案人员要提高地震专业知识水平和编辑能力，积极主动地提供档案服务。

2.6保证地震档案的系统性和完整性

要完善地震档案归档和管理规范，各级地震管理部门应扩大地震档案的归档范围，利用各级抗震救灾指挥部的应急联动协调机制，与相关单位和部门建立起抗震救灾档案信息资料的交流渠道，有效地收集地震监测数据、震情发布信息、媒体方面的影像和照片、应急救援进展情况报告、震后灾害评估报告、灾后重建具体方案等方面的资料信息。根据震后响应的进展情况依据时间顺序将详细的档案资料系统、完整地收集起来。地震部门应建立专人负责机制，每一阶段性的抗震减灾工作结束后，及时对工作进展的情况资料进行收集整理，然后交由档案室归档。部门内部要完善工作制度，由被动等待档案部门来收要档案，到主动按时交接归档资料，便于工作人员在规定时间内完成资料汇总。

2.7推进档案数字化建设

由于专业发展、区域间信息化进程存在差异，地震档案的数字化进程也不尽相同。地震档案管理部门应结合自身需要，将珍贵的纸质档案进行数字化处理，对新产生的电子文件及时归档，根据全宗原则进行分类以保持档案的完整性。同时尝试与社会力量相结合，将档案数字化业务外包给有资质的公司。业务外包的内容应当包括地震档案资源的数据化处理、档案数据库的建设与管理、档案管理软件的开发与设计、软件系统的升级、计算机硬件系统的维护等方面的内容。在地震档案数字化过程中，管理部门要先做好档案的整理分类，修复重要的破损图纸、文件等前期工作，为档案数字化工作的顺利展开做好铺垫。可以遵循先易后难的工作原则，优先处理外观完整、自身状况良好、按全宗归档的地震档案。残破比例较高的文档和图纸可以暂缓处理。

3做好地震应急档案的管理工作

地震应急档案的整理工作主要是对文书档案和地震科技档案进行整理。文书档案对文件的归类是按照部门进行分类的，然后在对每个部门进行二级分类，二级分类的原则是按照文件的种类进行分类的，对不同的文件种类的文件按照文件发放时间进行排序，文件发放时间早的放在下面，文件发放时间晚的放在上面。对重要文件的剔除要在排序工作的过程中完成，然后按照指定的要求对文件进行后期整理，需要粉碎的要粉碎，需要格外处理的要格外处理。地震科技档案主要是各类的图纸，对地震科技档案的管理要首先对图纸进行分类，在分类中要按照图纸的类别，在分完类的图纸中要按照图纸的制作时间进行排序。

参考文献

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