浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考

李彦

普洱市妇幼保健院云南普洱665000

摘要：在新的时期我国事业单位的职能发生了翻天覆地的变化，随着事业单位改革的全面开展，单位的科学发展中人力资源管理效能意义重大。而档案管理则是衡量一个事业单位的管理水平的一个重要标准，随着我国经济的不断上升，事业单位对人事档案的管理也提出了更高的标准。创新人事档案管理的方法，才能不断提升事业单位人力资源管理的效率，才帮助解决当下事业单位人力资源管理机制普遍存在的问题。文章对事业单位人事档案管理中的常见的方法问题进行了详细论述，并探讨了如何完善事业单位人事管理工作方法。

关键词：事业单位；人事档案；管理工作

引言事业单位的人事档案管理工作是组织人事管理工作的一个重要组成部分，也是人事管理工作中不可或缺的一项基础性工作，是客观地、全面地考察和了解员工的一个重要依据。随着计算机信息技术的不断发展与进步，各行各业都开始向着“互联网+”的方向转型。而档案管理工作内容和方式同时也在发生着翻天覆地的变革。其中人事档案管理渐渐趋于现代化、网络化，并朝着信息共享迈进。这些改变在大数据背景给事业单位人事档案工作人员带来了更高的职业挑战。

一、人事档案管理概念

人事档案记载了事业单位人员的基本信息和反映工作人员的基本状况，其中包括工作业绩、知识背景、奖励惩罚、人员调动等记录。人事档案管理是有一个事业单位的人才信息的重要记录，是现阶段社会对于人才管理的重要决策依据。我们所谓的现代化人事档案管理工作方法，是基于“大数据”技术，能够快速检索管理者所需的人才信息，可以通过数据库存储人员信息档案再利用机器进行分析。人事档案信息是在组织人事管理活动中累积形成，并经过组织审查或认可，它记录和反映人员履历和德才表现等的原貌，以个人为单位，立卷归档保存。个人事档案是一个员工日常状况的真实写照，是员工德能勤绩的综合反映，是组织考虑评估员工的重要参考依据，直接关系到组织的决策和员工个人的切身利益。

二、当前人事档案管理工作存在的主要问题

1．对人事档案工作的重要性认识不够。

现阶段，我国多数事业单位对档案管理者的要求不高，招聘门槛过低。对于专业技能考察的现象普遍较少。大多的事业单位档案管理的工作人员不是相关对口的专业人才，学历不高，年龄也偏大。由于档案管理者自身的素质不太高，工作的主动性也不强，责任心也不够，单位对其要求也比较放松，长期以来，单位的档案管理队伍的素质不断被拉低，并制约着档案管理工作的进步。对人事档案管理工作认识方面存在比较大误区，认为人事档案管理工作不是单位重要的工作，认为只要做到不泄密、不丢失、能方便查档，应付调动就可以。

2．人事档案管理方式和手段相对落后。

人事档案管理是专业性、政治性、机密性较强的一项工作。人事档案材料的份数多，资料种类复杂，需要设置专人管理，单独存放。但是人事管理人员编制不足，且人事管理工作量大，所以人事档案管理一般都是其他人事管理人员兼管。由于经费不足的问题，人事档案室不能普遍配备计算机、打印机等工作仪器，管理手段计较落后。由于事业单位对人事档案管理工作不重视，资金的投入力度小，档案管理基础设施也比较落后。无论是档案资料存放的库房还是管理硬件、防火防盗、日常维护等条件都不能及时更新。而在信息时代背景下，一种沿用旧的管理工作方式会增加资料档案的搜集、整理时间。而硬件设施条件的缺乏，阻碍了档案管理形式的变革。电子科技的应用程度太低，远远达不到“无纸化”的管理模式。

3．事业单位人事档案信息利用率不高

目前许多事业单位人事档案的管理者普遍缺少开拓进取、大胆创新的工作精神。不能及时革新管理方法。这不仅影响着档案的管理工作，同时也影响档案管理人员的工作热情。单一化、枯燥的化档案管理工作，导致员工的工作积极性不高。着中方方面面的问题，如果管理者能够有效开发出事业单位档案中蕴含的单位发展信息，就能够对单位的发展提出具有建设性的意见。但是因为管理人员的能力以及管理机制的相当不完善，人事档案价值开发还未能完全实现。

三、加强人事档案管理水平的主要措施

1.完善档案管理制度，规范管理行为

制定规范的档案管理机制来适应人事档案管理需要。事业单位应该对档案管理人员进行定期进行的工作考核，对考核的内容进行量化分析，把整理具体工作内容，做出阶段性的量化表格，然后根据得出的工作考核量化表来安排档案管理人员的待遇福利、晋升机会、培训机会等。

2．加强制度建设，提高管理水平

人事档案管理工作应加强制度建设，规范管理程序。建立健全员工档案工作制度，规范员工查阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责等，能做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等日常操作程序，规范档案管理工作。要加快档案信息化建设。在档案日常的工作方面尽量地实行数字化操作，利用计算机、扫描仪等现代化工作设备，将文字、图片等信息资料变成一串串数据，让员工档案信息化，建立完善的人事档案数据库。加快人事档案管理的数字化建设，建立起一套科学高效的档案管理体系，实现档案资料信息化、数字化的科学管理。

3．利用信息化办公手段，提高工作效率

要利用计算机信息检索技术、档案管理系统等手段进行现代办公。利用方便快捷的计算机程序进行资料的搜集、分类、存储、传递工作，提高档案管理实际效果。要加快事业单位网络化档案管理的建设，建立健全电子档案管理数据库。要鼓励各部门以数字音频视频和数字图片为形式上传人事档案资料，对于人事档案的查询要设置权限，实现部分信息自动化开放检索。

4．加强队伍建设，提升人员素质

（1）对人事档案管理人员加强思想政治教育，提高管理人员个人的政治素养。树立起正确的三观。培养严谨细致的工作作风，能为人事档案事业做出贡献。（2）单位上层领导应重视人事档案的管理工作，抓好人事档案管理人员的教育培训。提高人事档案工作人员的业务水平以及工作能力。（3）要加强自主学习的意识，学习岗位相关的知识，提高自身业务素质。努力学习业务文件，掌握新知识与先进的管理技术。要熟悉人事档案管理的有关法律法规，贯彻落实档案管理的各项规定；学习并掌握现代技术，利用现代化的管理手段进行档案管理工作。要积极参与人事档案工作的交流会，不断开拓视野，取长补短，这样才能提高档案管理水平。

四、结语

综上所述，当前的事业单位档案管理过程中存在着诸多的问题。也说明了档案管理工作改革的是一项长期性、复杂性、系统性的改革。这是一项集综合管理观念、资金投入、人才管理等诸多要素投入的工作，在事业单位未来的发展道路上具有重大意义。有关的管理者要提高对人事档案管理重视程度，不断增强档案管理的人才队伍建设，进一步去完善档案管理机制，推动档案管理朝着信息化发展。加强人事档案管理对于事业单位提高人事工作的效率和质量具有十分关键的作用。事业单位的各级领导与档案管理人员都应充分认识到加强员工人事档案管理具有的重要意义，切实增强人事档案管理工作的责任感与使命感，使得人事档案管理工作能够正规化、数字化。让人事档案管理工作能客观真实地反映员工工作与生活的真实面貌，为各级组织考察、任用员工，培养人才提供第一手的资料，也能为优秀人才脱颖而出创造有利条件，为事业单位的发展提供人才保障。

参考文献：

[1]河北省水利厅《员工任免及档案管理工作培训材料》，2014年9月。

[4]任晓洁.当前事业单位人事档案管理面面临临的的机机遇遇、挑战及对策[J].兰台内外，2016，04：69-70.

[3]董洪志，新时期人事档案管理队伍建设的思考，《人力资源管理》，2012年10期。