城建档案管理中数字化建设的探索与实践

张爽

天津市滨海新区城市建设档案馆天津300450

摘要：城市建设在社会发展中扮演着越来越重要的角色。城建档案是城市建设和发展的重要依据，为充分发挥档案的价值，提高档案的利用效率，加强对城建档案的管理，完成档案数字化建设工作是当前紧迫而艰巨的任务，有着非常重要的现实意义。

关键词：城建档案管理；数字化；实践

前言

近年来，城市建设迅猛发展，城市发展逐渐完善，城建档案作为城市规划、建设和管理过程中直接形成的真实记录，是城市建设和发展的重要依据，蕴藏着丰富的信息资源，数量也急剧增加，传统的档案管理方式已无法满足日益增长的城建档案管理需求。随着信息时代的发展和现代化技术的进步，数字化逐渐融入城市建设管理的各个领域。同时，数字化建设为城市建设的信息服务开拓了新的前景，很大程度上提高了城建档案存储的安全性，使城建档案的利用达到应有的利用效果和社会效应。为了迎接全球信息化，网络化的挑战，提高城市建设的时效性和有效性，促进城市的可持续性发展，城建档案数字信息资源建设是城市发展的必然需求，也是必然趋势。

1城建档案数字化建设的背景

1.1城市发展的必然趋势

目前，我国大多数城建档案馆接收的大部分档案都是传统的纸质载体档案，纸质档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，不难看出，这种传统管理模式已难以适应信息化时代飞速发展的要求，所以城建档案的数字化管理是城市发展的必然需求，也是必然趋势。

1.2档案信息资源的优化

城建档案的主要内容是针对城市建设、管理的记录，其作用和有效性是显而易见的。通过对城建档案数据的系统分析，可以为城市管理工作提供更多的便利，使城市管理工作更加科学化、合理化、高效化，而且能够提升城市管理的服务性，使城市管理工作更加先进和科学。所以城市要进行后续发展，就必然要对先前的发展模式和方法进行总结和比较，并由此发现发展过程中存在的问题，以便于在后续工作中在此基础上进行完善和优化。而数字化建设不仅能让档案的分类更加有序，同时也能满足服务城市发展的需要，进一步优化档案信息资源。高科技的处理技术和手段也让管理人员能有效进行管理，体现出数字化的智能优势，也符合现代社会发展的需求。

2.城建档案数字化建设的问题及解决办法

2.1城建档案数字化建设的难点问题

1.电子化著录：历史案卷多为手工办件、手写目录，档案字迹包含钢笔字迹、圆珠笔字迹甚至是铅笔字迹，很多繁体字迹尤其是连笔字迹难以辨识，为档案的著录造成困难。此外，圆珠笔书写和铅笔书写的字迹长期保存会出现字迹扩散和字迹脱落的现象，影响档案著录信息的完整性。

2.数字化扫描：首先历史档案的纸质老旧且薄脆，部分案卷出现纸张粘连的现象，页面信息被遮盖，无法全面扫描出来；其次，图纸边缘有破损与褶皱的，进入扫描仪扫描时容易造成图纸撕裂，历史案卷纸张过于薄脆，无法进行扫描。

3.原件质量：在数字化过程中需对原有档案进行下架、拆分、编号、标记、扫描、还原等一系列处理工作，部分传统手工线装的案卷，穿线孔狭小，还原时容易对案卷造成损害，此外，人为原因也会产生卷内文件顺序排放错误的情况，破坏档案原貌。

2.2城建数字化建设存在问题的解决办法

1.加强人员培训：要保证数字化工作的高效性，提高著录及扫描工作的效率，工作人员首先要了解档案的特点，其次要熟悉档案系统和数字化流程，必须对工作人员进行系统的培训，增强员工的档案素养，根据数字化过程中产生的问题，也要及时发现总结，避免重复错误。

2.采用先进设备：要保持档案原貌，保证案卷不被扫描机器损害，同时也是数字化质量的需要，必须采用先进的扫描设备，采用平板扫描仪，能够最大限度的保障档案的完整；采用大型扫描仪，实现A0及以上图纸的扫描；采用高拍仪，不必拆卷即可实现档案的扫描。

3.加强后期审核：为保障数字化的成果，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。包括行数字化前的档案整理检查，对折损严重影响扫描质量的原件预先修整，对数字化后的成果逐条对案卷信息及扫描情况进行审核，做好后期处理保质保量。

3如何做好城建档案数字化建设

3.1正确认识城建档案数字化工作的重要性

随着城建档案的数量不断增多，类型多样，这就加大了城建档案管理的难度，且档案查询利用频繁，在调阅的过程中不同的人员都会接触到城建档案，使档案在过程中容易遭到损坏，甚至是丢失，城建档案管理的安全与完整存在隐患。因此，面对信息化大趋势，档案管理部门应充分地认识到城建档案管理的重要性，根据《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中加快推进传统载体档案数字化，各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。

3.2合理制定城建档案数字化工作计划

城建档案是城市在规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料，包括多种类型，而且每种类型的档案的特点不同，管理和储存的方式也不尽相同，管理的难度比较大。因此需要档案工作人员按照循序渐进的方式开展城建档案数字化工作。制定合理的工作计划，分清主次和轻重缓急，遵循“突出重点，分布进行”的原则，根据不同类型的档案实施不同的管理方式。

3.3选择科学的档案数字化加工方式

城建档案数字化的最终目的是实现档案的高效、安全管理，实现已扫描档案的计算机可视化查询，增强档案资料的可读、可视性、安全性及重复可利用性，而城建档案信息资源的加工和整合是实现这一目标的重要途径。因此，应选择科学的档案数字化加工方式，加快数字化信息转化的速度，同时确保加工的质量。

3.4制定规范化的管理制度

城建档案数字化工作不同于以往的档案管理工作，对管理的质量和效率要求更高，因此，需要根据现阶段城建档案数字化发展的趋势，制定标准化的管理制度，并督促工作人员认真落实和执行。明确人员的工作责任和工作管理与信息化工作的过程中对其行为加以指导和更正，切实保证城建档案数字化工作的质量。建立健全管理制度和业务操作规程。制定档案电子化整理入库具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施等一系列严格的规章制度。此外，应定期开展人员技术培训教育工作，使档案工作人员能够熟练地掌握当前的信息技术以及数字化基础知识，正确操作相关数字化软件，提高城建档案数字化工作的效率，同时确保城建档案的安全性。

结束语

随着城市化进程的不断推进，城建档案数字化建设也在不断推行。通过档案数字化工作，将原有的纸质、实体数据转换为可调用、可分析的电子数据，解决了历史遗留下来的非数字化档案向数字化转移的问题，实现了城建档案信息资源存在方式的变革，既能方便管理和利用，又能对珍贵纸质档案起到延长保管寿命的作用，为今后的城建档案信息资源网络利用提供良好的基础，这也必将成为当前甚至以后一段时间城建档案信息开发利用不可或缺的一个环节。

参考文献

[1]郑育能．城市建设档案数字化管理存在的问题及对策[J]．办公室业务，2015，10（6）：85．

[2]白建峰．城建档案管理数字化建设问题的思考[J]．江西建材，2014，7（5）：292．