搞好企业档案建设发挥企业档案服务功能

卜晓红

卜晓红(白山市公路工程质量监督站)

摘要：企业档案越来越引起人们的关注。探索企业档案的服务功能，挖掘并利用好档案资源，对企业建设和发展具有积极的推动作用。

关键词：企业档案服务功能

档案工作在企业管理中占有重要地位，是整个企业工作的组成部分。早在20多年前，邓小平同志高瞻远瞩地提出“开发信息资源，服务四化建设”，而且档案工作也一直认真践行这一理念，为企业建设与发展服务。在企业从无到有从小到大的成长过程中，随着时间的推移积累了大量丰富的原始资料，为企业的管理和发展提供了宝贵的依据，不但能够提高工作效益，创造良好的社会效益，也能真实的展现企业发展的过程。作者通过分析企业档案的主要特点，探讨了企业档案的服务功能，提出了如何加强企业档案的服务功能建设。

1建设管理好企业档案必须针对其主要特点来进行

企业档案的归档范围和利用都有其自身的特点，这与企业自身的发展是密不可分的。

1.1从使用对象来看，企业档案的使用对象比较多样化，人员结构复杂，几乎涵盖了整个企业的每一个工作环节。一般为企业的领导、部门负责人、工程技术人员和科室工作的普通人员。从下到上，每名企业工作人员都有利用档案的机会。

1.2从利用和开发方面来看，企业档案的使用多为企业的管理和建设服务，极少部分涉及保密范围，一般不涉密的档案可以复印、摘抄等。为企业的选题有注重实用性编研产品，要求质量精，利用价值大，能够紧跟形势时效性强，另外也要加强对开发编研时间进行控制，不要因研制时间过长而影响研制材料的使用效果。多利用现代化的手段开发编研，加快开发编研的进度，缩短开发编研的时间，多出“精品”，通过最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者，为企业的现代化建设服务。

1.3从收集材料的内容来看，企业档案有上级有关部门的文件材料和企业自身形成的文件资料，如企业规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。收集范围明确，档案种类多样，除文书档案外，还有会计档案、科技档案、研究档案、基建档案、声像档案、实物档案、设备档案、电子档案等等。

2必须在使用中明确企业档案的服务功能，才能充分发挥其作用

档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。服务形式的精品定位就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。由于企业档案形成于企业各个时期、各个方面，是企业各项日常工作中形成的第一手资料经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、完整装订、认真整理形成的，是反映企业历史的真实资料，是企业开展各项工作的见证，更是企业发展的宝贵财富。实践证明，它对于推动企业改革发展，提高企业管理水平，维护企业的合法权益，展示企业的辉煌业绩和发展历程具有重大作用。合理利用企业档案，可以找准工作方向，降低工作难度，减少不必要的重复，提高工作的效率。具体地说，企业档案的服务功能包括以下几个方面：

2.1多种材料和资源的汇总，为企业档案编研提供证据材料。企业档案囊括了上级有关部门文件、企业党务和行政管理、基本建设、员工管理等各个方面。妥善保管企业档案，是为了更好的利用。充分利用企业档案丰富的信息资源，加强企业档案多种信息的汇总工作，最大程度地挖掘企业档案的信息资源，就可以充分占有信息资料，积累各项工作成果，为提高工作质量与效率提供信息保障。

同时，企业档案工作人员在充分了解室藏和企业管理与发展中的对材料的需求基础上，有针对性地开展企业档案编研工作，如编制《大事记汇编》、《基础数据汇编》、《企业实物档案汇编》、《企业规章制度汇编》、《协议合同专题目录》等材料，从而更好地提供服务。

2.2企业管理经验总结和发展。企业档案中含有大量的有关企业管理方面的信息，档案工作人员可以通过纵向比较分析、横向比较分析的方法，为他们提供企业管理方面的各项服务，特别是为领导提供决策参考和依据。国家的方针、政策一般都是以文件的形式传达与贯彻的，研究和分析这些文件精神，不仅对文件精神的落实具有重要的意义，而且，通过对一个时期文件精神的综合分析，将清晰地认识和理解国家在一定的历史时期方针政策的精髓，掌握发展的趋势，从而为企业领导提供企业发展的有价值的意见或建议。

2.3实行动态服务，充分利用先进的网络技术。根据管理人员、工程技术人员的需要，企业档案工作人员可以通过早介入同研究，为其提供需用文件和材料。提高电话调卷，微机联网传输数据等先进的电子技术提高档案材料的利用和开发。

3充分发挥企业档案的服务功能应注意的几个问题

企业档案服务工作要进一步完善和提高服务功能，不断发挥其应有的作用。为此，要从以下几个方面，加强企业档案服务功能建设。

3.1要提高认识，加强领导。必须要转变人的思想观念。企业领导要对档案部门给予更多的重视，在人员配置上克服盲目性和随意性，优化档案人员结构，配置专职的档案工作人员。档案工作人员要改变思想观念，①要积极探索档案工作的新思路、新方法，主动树立服务意识。②在应开发档案信息并主动与市场经济接轨以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去为其服务树立起强烈的市场意识，能够为企业的健康发展献计献策。③建立质量意识、效益意识，要根据信息市场的需求优化服务措施提高服务质量，为企业开发含“金”量高的档案信息并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息提供给企业的决策者，使档案信息在市场经济的作用下找准位置并能充分发挥其作用。

3.2业务人员要做到又红又专。既要紧抓政治思想学习，又要提高档案人员的业务素质。政治素质指档案人员的政治理论水平、政治态度及职业道德等。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论。按照江泽民同志提出的“讲政治”去做，做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性。要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致。树立正确的世界观、人生观、价值观，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密，热爱档案事业，全心全意为人民服务，甘当无名英雄，更新观念开拓进取。企业档案工作人员加强政治思想学习是做好业务的根本保障。业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案工作人员要加强学习不断提高自己的业务水平和管理水平。企业领导必须重视对档案工作人员的继续教育，定期培训，经常组织参观学习，拓宽专业基础知识，完善知识结构，培养他们研究问题、分析问题的能力，以及信息收集、加工、检索、保管、利用的能力。

3.3要强化档案人员的科技意识，又要与时俱进，尤其加强现代化技术的应用。在计算机的使用和网络的发展不断进步的新时期，使档案材料的收集方式与途径、存贮载体、检索方式与速度等方面发生重大变化，并为广泛的档案材料交流成为了可能。企业档案工作人员在企业档案中要应用这些现代化的手段，尽快实现档案信息管理自动化，熟练掌握和利用档案信息管理系统，从而更有效地提供服务。比如电子计算机技术网络技术多媒体技术影视制作技术等促进档案工作的发展跟上现代化企业的节拍。

3.4要不断提高从业人员的法律意识，加强法纪意识的培养。国家关于档案工作的法律、法规是我国档案工作健康发展的重要保证。企业要有序健康发展，档案人员在履行档案工作的服务职能中要有强烈的依法办事的意识，遵守档案利用工作纪律按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用正当地参与市场竞争，正确处理大局利益和自身利益的关系，防止出现片面追求轰动效应，违反档案利用工作纪律的情况发生。想方做好档案管理和保密工作。