大数据时代对档案管理发展的思考

张强

哈尔滨飞机工业集团有限责任公司黑龙江哈尔滨150066

摘要：大数据时代的全面到来，各行各业均发生了翻天覆地的变化。在大数据技术的影响下，档案管理工作的载体、储存方法均发生了巨大的变化，传统的档案管理方式显然已经无法适应时代发展的要求。所以，大数据时代，档案管理工作必然需要做出改变，如何充分利用大数据技术加强档案管理信息化建设成为未来发展的主要方向。

关键词：档案管理；大数据；发展

1大数据时代

1.1大数据的提出和发展

大数据最早起源于ApacheOrg的开源项目Nutch，其主要目的是实现网络所需数据的有效整合。而大数据真正发挥其作用是在20世纪后，一些发达国家逐渐的了解和掌握了大数据对经济发展所具有的重要意义，进而开始广泛推广和应用大数据技术。此时美国提出了大数据研究计划，旨在利用科学合理的方式完善大数据技术。

1.2大数据的概念

大数据的概念相对比较抽象，且各个领域对其界定也未达到共识。通常情况下，将在一定时间内，为了确保企业的正常运营，所积累和整合的相关数据信息都被称之为大数据。

1.3大数据的种类

大数据的种类较为繁杂，目前最常看到的类型主要有结构化、半结构化和非结构化数据这三种。其中，通过表结构实现的数据被称之为结构数据，无法通过表结构实现的数据被称之为非结构数据，而半结构数据则是介乎于两者之间。现阶段非结构数据的数量较多，且处理起来也比较麻烦。

2大数据时代给档案管理带来的机遇

2.1有利于形成社会档案观

一直以来，我国始终都在忽视档案管理，大数据时代的到来，让人们重新意识到了档案管理的重要性，这也在一定程度上推动了档案管理部门的进一步发展。在大数据时代，有效记录档案数据显得尤为重要，随着档案资源类型的增多，档案管理人员的工作量不断加大。在档案管理过程中，如果依旧采用传统的档案管理模式，是无法满足当今时代的发展需求的。所以，档案管理部门应当认真考量档案管理的未来发展方向，并采取行之有效的方法，使得人们所需要的重要信息能够从档案管理的大量数据中成功提取出来，这是档案管理的核心内容，也是大数据时代给档案管理带来的重大机遇。

2.2为电子文件的有效管理开辟新途径

在大数据时代，档案管理人员可以借助大数据技术，对原本棘手的电子邮件处理进行有效管理，这不仅能够提高档案管理的效率，还能够丰富档案管理的相关内容。同时，通过制定特定的系统，可以使档案管理人员直接对档案资料进行分析管理，这不仅有利于促进档案管理部门的进一步发展，还有利于减少由于无故丢失而造成的不必要的损失。

3大数据时代给档案管理带来的挑战

3.1传统档案管理模式受到冲击

由于档案管理在我国起步较晚，所以，档案管理人员一直采用传统的档案管理模式进行管理，随着大数据时代的到来，档案管理工作量急剧增加，尤其是对一些数据信息的处理上。若依然采用传统的档案管理模式，就不利于有效管理大量的电子档案数据。所以，在面对大量的档案数据时，管理模式就出现了很大弊端，从而限制着档案管理部门的发展。

3.2数据的安全与隐私成难题

在大数据时代下，电子文件是档案资料的主要呈现方式，对其安全性提出了很大挑战，如果在档案管理过程中，没有严格管理电子文件，会很容易遭到不法分子的攻击，一旦这些档案信息被泄露，就会对档案管理部门及个人造成严重损失，甚至会给国家带来一定的危机。所以，必须借助大数据技术，对档案数据加强管理，以保护数据的安全与隐私。

4大数据时代对档案管理发展的思考

4.1强化大数据思维宣传教育

档案管理要想有效利用大数据技术，观念与思维的转变是基础所在。这就需要各个档案馆在内部树立现代化的管理理念，全面加大大数据思维的宣传教育力度，使得档案管理人员均能够意识到大数据的重要性，主动投入到档案信息化建设中来。具体来说，档案管理部门应当组织档案管理人员进行系统的培训教育，让他们了解大数据技术的概念、优势、特征，并邀请相关专家进一步提升档案人员信息素养。与此同时，还应当争取其他部门的支持，使得各个部门都能够意识到大数据对档案管理的重要作用，相互之间进行更为密切的配合。

4.2建立大数据档案资源平台

在拥有海量的档案信息资源情况下，倘若无法将其充分利用起来，则会导致资源的无故浪费。这就需要建立大数据档案资源平台，综合利用该平台来进行档案信息资源的共建共享。现阶段，我国已经构建了全国开放的档案信息资源共享平台，利用与各级档案馆已有的开放平台进行直连，使得各地的档案管理资源能够实现高度的共建共享。对档案馆来说，在充分引入大数据技术的同时，针对大数据技术与档案信息资源共享平台进行深入的整合，使得双方的优势得以进一步发挥，进一步完善平台的功能与服务。

4.3全面引入云存储与云服务

“互联网+”时代的全面到来，大数据技术、云计算已经成为当前信息化建设的主要趋势。对档案管理工作来说，应当全面引入云储存与云服务，以便于更好地适应当前信息化建设的要求。具体来说，档案管理工作需要主动吸收借鉴当前一些大型企业在云存储方面的经验教训，同时主动与相关企业进行深入合作，专门定制有关档案管理的云存储服务器，全面提升数据的处理能力。

与此同时，档案管理还必须要高度重视云服务，利用云服务提升档案管理的效率与质量。云服务主要是基于网络所开发的多元化服务模式，其本身具有极强的交互性，对服务效率与质量的提升具有重要的促进作用。当档案管理建立云存储模式以后，则需要通过云服务来保障档案的有效利用，全面提高档案信息资源的价值与利用率。

4.4打造特色智能化档案服务

因为人类之间存在的差异性，决定了用户需求方面必然存在差异性，同时还存在碎片化的情况。对于档案管理来说，只有全面掌握用户的需求，才可以保障档案服务的针对性。大数据技术的充分利用，能够基于数据挖掘技术针对广大用户进行细致的分类处理，保障档案管理服务的针对性、个性化。信息技术的进一步普及，云计算、数字化、智能化等技术已经成为广大人民群众生活中不可或缺的一部分，档案管理工作要想进一步拓展用户群体，就必然需要打造特色智能化的档案服务，档案管理工作不只局限于收集管理环节，同时还需要全面纳入数据分析部分，通过档案管理服务的精确化、定量化处理，全面改变传统档案服务过于粗糙、原始的档案信息记录，而是给予用户提供进行深入加工的二次信息，以此来提升档案管理服务的质量，进一步改善用户的使用体验。

5结束语

总之，深入思考大数据时代对档案管理的发展是尤为重要的，通过分析大数据时代给档案管理带来的机遇，有利于形成社会档案观，有利于为电子文件的有效管理开辟新途径。同时阐述大数据时代给档案管理带来的挑战，传统的档案管理模式受到冲击，难以确保数据的安全与隐私。这就需要各个档案馆高度重视档案信息化建设，深入分析大数据技术，基于大数据来开展档案信息化建设，通过强化的大数据思维宣传教育、建立大数据档案资源平台、全面引入云存储与云服务以及打造特色智能化档案服务，全面提升档案管理的信息化水平，促进我国档案管理事业健康、有序地发展。

参考文献：

［1］陈萍.对计算机在档案管理工作中应用的几点认识［C］//江苏省档案现代化管理与档案信息化建设学术研讨会交流材料.2015.

［2］任亚莉.浅谈计算机在我所档案管理工作中的辅助作用［C］//陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（上册）.2016.

［3］王桂红.论计算机在档案管理中应用的现状及对策［C］//江苏省档案现代化管理与档案信息化建设学术研讨会交流材料.2017.