档案整理中的组织管理

初红赵晓英姜华

初红赵晓英姜华（山东省威海市立医院山东威海264200）

组织管理主要是指通过计划、组织、协调等基本方式，有效地利用人力、物力、财力，达到管好档案、方便人们利用档案的目的的过程。

1整理工作方案

档案馆或者档案室在对某一个全宗档案，尤其对积存零散文件进行整理的时候，首先要了解情况，写出分类方案，这是档案整理以前不可缺少的准备工作。了解情况主要是了解两方面的情况，一是立档单位的情况，一是全宗内档案的情况。了解立档单位情况，主要是了解立档单位成立、变动和撤销的时间和原因，立档单位的职能、任务、隶属关系，以及内部组织机构的设置和文书处理工作情况；了解档案的情况，主要是了解档案的数量、内容、成分和所属年度，档案的保管情况、整理情况、完整程度，对原整理状况的基本估计。

在了解情况的基础上，酝酿、讨论和形成整理工作方案。

这个方案包括：整理工作的要求和方法、分类方案表、工作程序、劳动组织、人员分工以及大体完成的时间等。整理工作方案一般以全宗为单位编制。当整理互有联系的或同类型的若干全宗时，也可以合编一个整理工作方案。整理工作方案是整理档案，尤其是整理积存档案时不可缺少的计划性的指导文件，通常要经过周密的调查研究和有关领导的批准。

2立档单位和全宗历史考证

在整理零散档案时，一般是调查研究和了解立档单位的沿革和档案状况，并将其写成书面材料，这个材料就是“立档单位和全宗历史考证”或者称为“立档单位和全宗历史情况说明”。它可以作为档案整理工作方案的一部分，也可以作为一份单行材料。

2.1立档单位和全宗历史考证，对档案的管理和提供利用的作用

(1)它是正确地制定整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据

对该全宗内各个部分档案整理的具体要求和方法(比如制定档案分类方案)，都只有在深刻而全面地研究立档单位和全宗历史的基础上才能确定。

(2)它是档案整理中必要的参考材料

在判定档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构档案的归类等方面，它都能提供一些可以参考的材料。它尤其能减少立卷中的困难，因为了解了立档单位的工作任务、领导关系、机构、人员变动情况以及文书处理情况，能提高立卷效率；同时在了解过去的文书、档案工作情况以后，就能更好地利用原有基础，提高档案整理工作的速度和质量。

(3)它对鉴定档案价值有辅助作用

了解和明确立档单位的主要职能和任务以及领导关系和档案被保存程度以后，便于正确地鉴别文件的价值，比较准确地划分档案的保管期限。

(4)它可以作为编制各种检索工具时的基础材料

档案馆(室)在编制各种检索工具时，也需要了解各个全宗以及立档单位的历史，才能编得精确、全面，尤其是编制全宗指南、档案馆指南等较大型检索工具更需要参考历史考证。

2.2立档单位和全宗历史考证一般包括的内容

(1)立档单位的历史沿革

1)立档单位成立、停办、撤销的时间和原因。

2)立档单位的性质、任务和职权范围及其变动情况。

3)立档单位在社会中的作用及领导关系与隶属关系的变化情况。

4)立档单位内部组织机构的设置、职能及其变更情况，立档单位及其内部组织机构负责人姓名。

5)立档单位文书工作制度及其变化情况，文书处理中的印章及其作用。

(2)全宗档案情况

1)全宗档案内容与成分的概况。

2)档案人馆前的保管处所和保管情况。档案何时入馆，是否受过损失，是否经过鉴定，销毁数量等。

3)档案被利用的状况。

2.3编写立档单位和全宗历史考证应注意的问题

立档单位和全宗历史考证应该由档案工作人员或文书处理工作人员中，比较熟悉立档单位历史情况的同志来编写。考证的内容必须简要明确并有根据，不允许单凭回忆或印象来编写，而应该严肃认真，确实下一番苦功，对立档单位和全宗档案的历史与现状，作出恰如其分的考证。

3零散文件整理程序

在整理积存的零散文件时，除了要做上述的一些准备工作以外，还必须有科学的组织整理工作程序，以保证档案整理工作的顺利进行。整理工作程序可以简要归纳为以下七个步骤：

1)区分全宗。

2)全宗内档案的分类。

3)立卷(件)。

4)检查案卷质量和确定案卷保管期限。

5)案卷的加工整理。

6)案卷的排列与编号。

7)案卷目录的编制。

以上是全面系统整理的一般程序。在实际工作中，应该考虑到原来档案的状况和整理工作的具体要求和方法，采用不同的程序。如果所整理的档案是属于一个全宗的，则第一项环节就不必要；如果所整理的档案是已经组成案卷的，只是有某些不足，那么第三个程序就不是立卷而是纠正和调整案卷；如果所整理的档案是过去进行过整理的，其整理程序就可以从简，可以在原基础上适当做些局部的补充和调整。

4整理档案的劳动组织

整理积存和零散档案时，需要比较多的人参加，因此，必须合理地解决人力分工问题，应该根据档案的系统整理和技术整理的特点进行科学的劳动分工。

档案的系统整理工作，一般是以全宗为单位进行，其人员分工有两种方法可供选择：一种方法是由少数人包干整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时进行；另一种方法是组织所有参加整理者，对全宗逐个地加以整理，即大家一起先警理一个全宗，然后再整理另一个全宗。在人员分工上采用“两头小，中间大”的办法比较合适，即开始由少数人甚至一两个人研究情况，制定整理工作方案，按方案分工要求大家一起动手整理，最后由少数人做扫尾工作。

档案的技术整理工作，一般是采用流水作业法来进行的，即按照档案整理工作程序和技术整理工作的内容，把人员分成若干组，每组只负责其中的一两项工作，各司专责。有的专门负责拆除文件上的各种金属物，有的专门负责编写卷内文件的页号，有的负责填写案卷目录和卷内目录，有的书写案卷封皮，有的专门负责装订。每个案卷的技术整理必须按照工作程序由各个小组依次逐步地完成。

档案的系统整理包括区分全宗、分类：立卷、卷内文件排列、填写卷内目录、案卷封面的编目、案卷的排列和编制案卷目录。档案的技术整理包括卷内文件编号、修复、填写案卷备考表、案卷目录的抄写和案卷的装订。档案的系统整理与技术整理，在人员分工上是不同的。系统整理中各个环节之间前后联系非常紧密，因此进行系统整理要求配备业务水平较高的人员参加，并且要求以分类方案为分工的基础，采取纵的分工方法，不宜采取流水作业法。而技术整理是以工作的内容(即工种)为分工的基础，其各项工作的作业方法具有相对的稳定性和某些技巧性，因此，技术整理应该配备操作技巧比较熟练、书写能力较强的人员，采取专人负责或流水作业法去完成。

在档案整理时，充分了解和掌握两种不同的劳动组织，对于挖掘潜力，调动一切积极因素，提高档案整理工作的水平，具有直接的现实意义。

参考文献

[1]冯静,杨芝华,田柏玲.新形势下优化档案整理程序的必要性[J].档案天地;2003年06期.

[2]陈晓敏.试论民国档案整理工作中存在的问题及对策[J].山东档案.2004年05期.

[3]季雷.整理工作应充分利用原有基础[J].四川档案.1992年02期.