分析企业档案管理发展趋势及措施

庄静

引言

随着我国改革开放的不断深入，市场经济所占份额也逐渐扩大，导致越来越多的单位为了适应社会主义市场经济的变化而不断深化改革，但是，由于我国现阶段大部分企业对企业化管理的认知程度不够，因此还未能形成一套科学有效的管理体系，更不用说规范档案管理工作了。随着科学技术水平的提高，多数企业在档案管理工作中引进了先进的信息技术，使得企业对原来的档案管理模式和管理方法提出了更高的要求，其中包括如何提高档案管理的实效化、科学化水平。所以，针对此类情况，我国很多经过改制变更或机构调整的企业都应做出一些改变，打开眼界，学习国际上先进的档案管理模式，树立档案管理意识，从而推动企业档案管理的工作水平，为规范企业档案管理流程作出应有的贡献。

1我国传统企业档案管理中存在的主要问题

1.1企业没有对工作重要性给予正确认识

我国非公有制经济在改革开放之后实现了迅猛发展，很大程度上直接影响了人们的社会生活，导致很多企业工作人员无所适从，未能及时对档案管理工作给予充分而全面的认识，很多企业领导者及档案管理专业人员都未能对工作重要性给予正确认识，主要从以下几个方面得以体现：第一，企业领导者对经济工作过分重视，一味地关注企业的经营与生产，对档案管理产生了忽视。第二，企业内部大部分工作人员不具有充分的档案管理意识，认为只要做好自己的本职工作就行，档案管理可有可无。第三，档案管理工作人员未能对自己工作的重要性给予正确认识，认为企业只是简单地以盈利为主，档案管理对企业工作不会产生什么影响。

1.2档案管理工作缺乏规范操作

企业档案管理工作缺乏规范操作主要包含了以下几个方面：第一，缺乏高度明确而合理的管理制度，导致档案管理工作无人问津、无章可循。第二，档案管理工作缺乏直接而明确的负责人，很大程度上造成了档案管理工作处于“多头管理”的局面。第三，档案管理不具有规范性，没有设置专门工作人员进行归档与分类，档案资料可能成为废纸或者“流水账”。第四，因为很多工作人员缺乏积极主动性，并没有做好日常的档案维护管理，只是在上级检查时做一些表面工作，造成档案无法真正发挥出其自身的作用。

1.3档案管理的智能化整体质量有待提高

近几年，随着科学技术水平的提高，信息技术也在企业档案管理工作中得到了广泛的运用，使档案管理的工作水平得到了大幅度的提升。但是，因为一些企业转型时间较短，对新技术还缺乏一定的认识，导致企业档案管理系统的智能化水平不高，很多功能都没有完全发挥出来，这在一定程度上影响了档案人员对档案查阅和检索的工作效率。所以，企业还需进一步优化档案管理智能化系统，提高整体的管理质量水平。

2企业档案管理发展趋势及措施

2.1建立完善的管理制度

在企业发展过程中，要不断创新档案管理的观念与方式，建立完善的管理制度，使其更好的适应企业的发展模式，不断提高管理工作的效率。所以，运用科学合理的档案管理制度，创新制度的发展内容，重点设置企业管理机构和岗位，进而推动企业创新性发展。并且，要对企业档案管理人员进行不断的约束，充分发挥出制度的约束力，使档案管理工作更加规范化。在管理制度中也要制定科学的奖惩制度，对于负责的人员要进行奖励，对于丢失、恶意篡改档案信息的人员要进行惩罚从而确保企业档案更加真实准确。

2.2提升档案管理的信息化水平

企业在开展档案管理工作时，有效的使用信息技术十分重要。在档案管理工作规程中，有效的融入信息技术，能够实现电子档案的管理模式，在一定程度上避免发生人为的错误，进而提高工作效率。所以，企业要充分利用信息技术，档案管理工作要跟随时代发展的潮流，逐步取代纸质档案。具体来说就是企业要加强档案管理中“软件”和“硬件”的信息化水平。从软件层面上来说，企业要不断加强管理人员的信息化水平，使其掌握一定的计算机知识，能够熟练的应用计算机；从硬件层面上来说，企业要购置一些电子设施，如，高速扫描仪、电脑刻录机、大容量计算机硬盘等，这样可以有效的减少纸质的使用量，使档案资料存入电脑之中，便于更好的查询、整理、记录资料等。

2.3树立知识化管理理念，将知识与档案管理融合起来

作为企业各项经营生产活动的真实记录，档案管理已逐渐发展成一项知识资源管理活动，其将企业在发展中收获的各种体验痕迹和经验教训总结在一起，并将之作为自身最重要的显性知识。所以，在企业档案管理过程中，要把档案是企业中最重要的知识资源的观念植入到员工心里，同时，把管理档案和知识管理融合在一起，更好地为企业的经营发展服务。

2.4推动企业档案管理工作深化发展

在实际应用中，企业为加强各项事宜的落实主要途径是定期组织规范学习、加强思想教育，加强档案管理建设也离不开以上途径。因此为更有效的落实档案管理制度，除了要优化内部管理外，还需要通过经营等多个途径完善档案管理。需要通过组建合格的领导班子，发挥正确引导的力量，配合抽检监督的方式，考核档案管理的实际问题。此外，各单位还要建立详细的档案管理考核标准，完善的考核体系，以档案管理的实施情况评价工作状况，通过资薪奖励或降低级别等方式对考核结果进行处理，以此促进考核制度的执行力。企业建立档案管理考核制度就是为了深化档案管理的发展，推动事业的进步。将档案管理的评判标准与实际工作情况相结合，及时提出相应对策解决存在的不足，实现档案管理的价值。

2.5加强档案管理工作的服务创新

为提高档案管理工作的科学化水平，在工作过程中需要对服务内容进行创新，优化档案管理基本理念。对此，我国某地区的国有企业在进行档案管理工作时，专门制定完善的档案管理条例，对工作人员进行创新服务培训，加强档案管理力度。该国有企业首先要求相关部门在进行档案管理工作时，提高整体的服务水平，加强档案管理力度。针对传统档案管理中容易出现的散漫现象，利用较为完善和系统的管理服务理念进行创新，满足不同领域和群体对于档案资源的需求内容。其次，对于档案文件等相关资源进行高效整合和统一管理，将重要资料进行备份管理，确保档案的完整性。最后，制定了《档案管理系统规范》，利用明确的管理策略和指导思想，提高档案管理工作人员的技术水平和工作能力。

3结束语

综上所述，企业想要在新形势下获得长足的发展，必须改变档案管理的模式，将知识管理融入到档案管理中，并不断完善管理制度，设置统一化管理标准，使档案更好地为单位发展服务。

参考文献

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