电力企业人事档案的管理分析

张明伊

（国网朝阳供电公司）

摘要：我国不断完善着市场经济制度，使得企业的人事档案管理工作越来越关键。因为人事档案管理工作是电力企业人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。目前电力企业使用的传统人事档案管理方法已经不能适应其发展要求，因此，本文探讨电力企业人事档案的管理具有重要意义。

关键词：电力企业；人事档案；管理

人事档案即员工的档案资料，不仅包括姓名、年龄、身份证号码等基本信息，还包括联系方式、工作经验、学历水平、自我评价等内容，是企业对员工进行初步了解的依据，在人力资源管理中具有重要地位，人事档案管理的规范化不仅关系到企业的人事管理工作质量，还会影响企业的相关决策，规范电力企业人事档案管理势在必行。

1电力企业中人事档案的重要意义

人事档案是电力企业进行人事管理工作的参考资料，是人力管理工作顺利实施的基础，在企业发展中具有重要地位，人事档案的重要性主要体现在两个方面。第一，使管理者能够了解员工的情况，制定正确决策。电力企业是较为特殊的企业，不仅员工人数多，而且员工调动频繁，管理者对员工信息了解不准确，会导致其无法正确为员工安排合适的工作岗位，降低员工的工作效率，浪费人力资源。第二，人事档案是企业发展水平的体现，规范人事档案管理工作能体现出企业完善的管理体系，而不规范的人事档案管理则会体现出企业在发展中存在的制度不完善、发展不正规等问题，由此可见，人事档案管理工作至关重要，能有效促进电力企业发展。

2电力企业人事档案管理中存在的问题

2.1档案管理人员专业性差

人事档案管理是一项专业性较强的工作，需要管理者了解人力资源模块、人力资源管理以及较多的专业知识，但大多数管理者将人事档案管理工作当做人事招聘工作来完成，将人事档案管理当做人事招聘工作的一小部分内容，影响了工作效果。例如，在对资料收集、归档、审核、鉴别的过程中，由于专业素质偏低，经常会出现材料收集不够全面、档案分类不明确、档案资料完整性审核不全面、不能有效鉴别档案资料的真伪性等问题，尤其是电力企业的人员数量较多，所需要管理的档案材料也非常繁琐，如果档案管理人员专业性较差，势必会影响电力企业的人事档案管理效率，影响电力企业的可持续发展。

2.2管理制度存在疏漏

管理制度的不完善是人事档案管理不规范的重要原因，首先，电力企业较为重视员工的工作效率及工作能力，对员工的档案资料重视度不够。人事档案管理是电力企业发展的重点，而由于人事档案管理全责分配的不合理，使得一些管理人员很难分清自己所要负责的工作，导致人事档案管理混乱，出现管理问题时找不到相关负责人，权责落实不明确。

2.3人事档案材料不准确

人事档案材料信息不断变化容易造成人事档案材料不准确的情况，首先，电力企业员工量大，人员流动量也较大，入职与离职的人员较多，档案材料信息变化快，并且管理人员长期不进行档案管理，易将离职人员的材料掺杂在档案材料中，导致管理者错误岗位安排，影响工作效率，加大工作难度。其次，档案管理人员收集的材料较片面，缺乏参考性，档案管理人员收集材料时多是收集一些结论性材料，对员工的工作业绩、技术能力等资料收集不足，使管理者在进行岗位安排时对员工的了解不准确，档案资料成了废纸，没有参考价值。

3规范人事档案管理工作的措施

3.1提高档案管理人员的管理能力

提高档案管理人员的管理能力是规范人事档案管理工作的重要举措。首先，建立专业的档案管理部门，应聘并选拔一批专业的档案管理人才，档案管理人才要具备专业的技能以及必要的理论知识，因此，需要以专业能力与理论基础为选拔标准，选出高素质的档案管理人员，严格把关控制，提高档案管理队伍的整体水平。其次，定期培训，提高档案管理人员的专业技能与管理能力，提升档案管理人员的自身专业修养，使档案管理人员能较好地适应电力企业对档案管理要求。最后，制定考核制度，对管理人员的专业能力与理论基础进行考核，督促档案管理人员不断学习，使档案管理人员不断充实自己，提高自身能力，认真工作，丰富知识，提高工作效率。

3.2建立健全管理制度

规范的管理制度是规范管理人事档案的关键，主要体现在以下两个方面。第一，应明确落实电力企业人事档案管理的职责，根据电力企业的实际发展情况及人事档案管理的实际情况，完善责任制管理制度，将人事档案管理责任落实到部门及个人身上，一旦人事档案管理出现问题，可以及时找到相关负责人，并根据情节给予相应处罚，从而有效调动管理人员的积极性。第二，加大制度的执行力度。制度是规范人事档案管理工作的基础，如果制度执行力不足，则会出现有章不循、有法不依的现象，因此，在建立规范管理制度的同时，还要加大制度的执行力度，坚决杜绝制度执行过程中出现“人情关”的现象，这样才能充分发挥管理制度的作用，切实有效提高电力企业人事档案管理的效率。

3.3人事档案信息化建设

随着信息化技术的飞速发展，电力企业人事档案管理也应充分引入信息化技术，完善人事档案信息化建设，将信息化与人事档案电子化管理结合，打破传统人事档案管理的约束，提高电力企业人事档案管理的准确性及档案使用的便捷性。人事档案信息化建设首先需要具备硬件设备，其次需要建立企业内部的局域网，实现档案信息资源共享和调用。当然，人事档案信息需要有权限的人员方可使用和调用。再次，电力企业的人事档案管理不仅要具备传统的纸质档案管理功能，同时，还要实现人事档案电子化，在计算机设备上实现人事档案管理，这样，在纸质档案丢失或破损的情况下，也可以通过计算机中的备份文件找到相应的档案信息，进一步确保电子企业人事档案管理的完整性、准确性，从而有效提高电力企业的人事档案管理效率。

3.4探索新形势下企业人事档案管理的新路子

组织人事部门要顺应形势要求，自觉更新观念，强化服务意识，探索企业人事档案管理的新途径。在现代企业制度中“干部”与“工人”的定位极不确定，互相转换非常频繁，应逐步建立起科学、统一的企业员工档案管理模式，使员工档案的管理不断适应企业的自身发展。

结语

电力企业人事档案管理对企业的发展具有重要影响，人事档案是企业了解员工情况的重要资料，关系到企业的员工选择、工作安排、企业运行发展等情况，因此，人事档案十分重要，但目前人事档案管理存在一些问题，档案管理人员专业性差、管理制度不健全、档案资料不准确等问题已经严重制约企业的发展，规范管理人事档案资料至关重要，应通过建立完善的管理制度、提高管理人员的专业能力、建立档案信息库等措施，促进电力企业发展。

参考文献：

[1]李雪洁.浅淡电力企业人事档案管理现状及对策[J].科技与企业，2012（19）.

[2]英宝云.新时期企事业单位人事档案管理模式创新思考[J].科技致富向导，2012（35）.

[3]甘秋歌.新时期人事档案管理工作的重要性及创新模式思考[J].杨凌职业技术学院学报，2014.02：84-86.

作者简介：

张明伊（1982.7-），女，汉，辽宁省朝阳市人，电力工程师，本科，档案管理，主要从事工程档案、人事档案、财务档案管理