试论医院办公室工作在医院管理中的作用

王洋

河北省唐山市路南区吉祥路花园街开滦精神卫生中心河北唐山063001

摘要：科学管理作为组织结构提升整体效益的必经之路，医院也是如此。医院办公室作为医院枢纽机关，是医院管理的重要主体，是医院综合办事机构，承担出综合协调、信息交互、督查督办、公关服务等多种工作，有着其他部门单位不能代替的智能作用，其管理的水平将直接影响到医院管理的水平。下面就结合作者的实际工作经验进行入手，简要的探讨了医院办公室工作在医院管理中的作用。

关键词：医院办公室；医院管理；作用分析

前言：医院办公室是医院枢纽机关，在医院管理中发挥重要作用。但因机构设置不规范、官僚色彩浓厚/内部制度不健全、缺乏激励机制、无有效培训机制、工作人员综合工作能力不足、办公室环境参差不齐等原因，许多医院办公室督办、参谋、协调、综合等职能未能得到充分的发挥，公关、服务内容过多，应积极改进，以充分发挥医院办公室工作价值。

1医院办公室工作特点

在人们的日常生活中，医院起着非常重要的作用，虽然医院的根本目的不是盈利，但是不可否认的是医院在完成救死扶伤的基础上能够确保自身的经济收入达到稳定，尽管医院不像军队那样要求严格，但是医院的制度却不容忽视。医院管理的质量直接关系着医院在社会中的作用，在医院管理中医院办公室自身发挥着不可磨灭的作用，医院办公室的管理主要有以下特征。

1.1综合性。身为办公室的领导，工作繁忙且涉及的范围较广，不仅涉及到政治经济方面的内容，还涉及到实践经验业务方面的内容，除此之外还要处理一些政务方面的问题。所以，医院办公室的管理工作人员需要很强的综合能力，这样才能胜任医院办公室的工作。

1.2政策性。办公室肩负着非常重要的责任，主要是辅助领导以及院长的日常工作，切实落实上级政策，所以办公室的管理具有政策性。

1.3服务性。办公室的服务对象就是医院内部的各级领导和院长，服务工作是依附于领导及院长存在的。医院办公室的工作人员与医院的各个科室之间都存在一定的交集，是上下级之间沟通的桥梁及纽带。

1.4被动性。办公室的工作大都受限于上级领导的指示，也就是说他们主要是为了辅助领导的工作，从而导致自身工作的被动。尽管如此，办公室工作人员仍然要在自己的工作中力争主动。比方说提前做好一些工作准备。对于一些不可预见的工作风险一定要提前做好分析，想好解决方法，科学应对意外状况。

2医院办公室工作内容

医院办公室工作主要包括：协助医院领导处理日常事务，包括上级主管部门发文、审核，其它部门来文处理，医院重要领导讲话审核，医院工作计划、工作总结起草，医院重要会议组织安排、公关接待，对外联络，兄弟单位来访人员接待，年度工作督查督办，总值班工作协调，档案管理，领导职务消费管理，印鉴、名章管理，其它交代办理事项等。理想状态下，医院办公室主要工作应包括督办、公关、服务、参谋、协调、综合六大职能，只有这六大职能齐备，才能充分发挥其在医院管理中的价值。

3影响现代医院办公室工作价值发挥的影响因素

3.1医院办公室工作现状

近年来，国家不断推行新的医疗卫生制度改革，医院改革是重中之重，医院市场经济主体地位日益突出，医院办公室积极转变工作作风，以提升医院诊疗服务质量、整体效益、社会效益为主要目的，在医学研究统筹管理、公文处理、督查督办、秘书工作、医院人才队伍建设等方面建树颇多，工作质量效率提高，以笔者所在医院为例，2012-2014年度，公文总体差错率仅为0.5%。

3.2影响现代医院办公室工作价值发挥的影响因素

当前，医院办公室管理中深层次矛盾仍十分突出，作用无法得到有效发挥，主要体现在：①机构设置规范，不同医院办公室设置名称、人员、职能存在较大差异，“吃空饷”现象仍普遍存在，部分医院办公室工作人员身兼多职；②官僚色彩仍十分浓厚，裙带关系是医院办公室管理难以回避的问题，不同于政府单位，医院办公室人员聘用透明度严重不足，裙带关系更加严重，同时管理上“一言堂”、“家长式”管理仍普遍存在，许多办公室往往凭借经验进行管理，工作人员机械的进行发文、接文等重复性活动，被动的接受事务性工作；③内部制度不健全，科学管理理念未深入人心，医院办公室存在公文样式不规范、制度老旧、与其他部门不协调、监督不到位等问题；④缺乏激励机制，大锅饭情况仍普遍存在，“熬资历”问题十分突出，无法有效的激发办公人员能动性；⑤无有效的培训机制，培训方法不科学、缺乏培训质量考核，无法适应人才更新，在遇到新情况、新问题时，许多员工往往手足无措；⑥办公室参谋、督办、协调职能未能得到充分发挥；⑦工作人员综合工作能力不足，作风不严肃、业务技能参差不齐、团队协作能力差；⑧办公环境参差不齐，医院对办公自动化改造缺乏足够的重视，工作环境不佳，内部氛围压抑，档案管理粗放，空间狭小情况十分普遍。

4提升医院办公室工作质量的改进策略

4.1加强人才引入与培养

人是管理的核心，人力资本是最具有活力与发展潜力的资本。应积极引入优秀的办公人才，加强人才培养，鼓励现有的办公室人员深造，建立高素质的办公室人才队伍。医院办公室工作多与专业的医疗卫生工作有关，人员选用面相对狭窄，相关信息更新快，这些都多人才更新提出了更苛刻的要求。

4.2注重管理环节改进与建立健全办公室工作制度

不同医院职能、规模存在较大差异，直接影响医院办公室工作内容。故，应具体问题具体分析，因地制宜的设计一套办公室工作规范，简化工作流程，重点关注与医院职能相关的工作，如医院感染防控、护理管理、普外科管理、医疗器械管理等，把握办公室年度工作分布规律，适时调整工作重心。建立健全办公室工作制度，据科学管理思想，结合其它医院先进经验，制定符合医院实际情况的办公室制度，明确责任制度、监督制度、激励制度、文件规范制度。

4.3改进办公室硬件条件

适当引入激光扫描仪、商业办公软件等硬软件设备，提高办公室现代化水平。适当改造办公室环境，合理布局，增加人性化设计，提高环境舒适度，创造温馨、舒适的办公环境。

结束语：

随着我国医疗水平的不断提升，医院的发展也需要注入新的生命力，医院的管理工作亦是如此，需要不断创新改革。在医院的管理工作中，医院办公室发挥着非常重要的作用，同时医院办公室还影响着医院自身的长远发展，其扮演着连接上下级的纽带，是上下级沟通交流的重要桥梁，还要做好各部门之间、医患之间的协调工作，辅助领导工作，适当为领导出谋划策，总的来说，医院办公室工作的水平直接关系着医院的自身发展。所以，医院办公室工作一定要以医院的利益为中心展开，办公室的工作人员还要学会科学的处理政务、为领导和医院着想，提前做好工作准备，提升自己的工作效率，保障医院的长远健康发展。

参考文献：

[1]方宁文.浅谈医院办公室工作在医院管理中的作用[J].中国实用医刊，2014，11（9）13-15.

[2]王春梅.论医院办公室工作在医院管理中的作用[J].中国实用医刊，2015，1（23：98-99.

[3]谢春梅.浅谈医院办公室工作在医院管理中的职能与作用[J].中医临床研究，2014，12（23）：18-19.

[4]魏琼.浅谈如何采用精细化管理提高医院办公室工作效率[J].今日健康，2014，13（5）：354.