浅谈有疾病预防控制特色的档案编研工作

陈轲乔利普

我国的卫生防病与监督体制改革在二十一世纪的第一个春天正式拉开序幕,各级卫生防疫站被分步骤的撤消和重组,组建了自上而下统一的卫生监督执法机构即卫生监督所,成立了预防保健服务科研机构即疾病预防控制中心。由此,卫生防疫站面临着从职能、机构到人员的大调整。而建立在原有职能、机构、人员基础上的档案工作也无疑面临着改革和挑战。

随着档案工作的升级发展,提高档案编研工作,深入开发档案信息资源已成为各级疾病预防控制中心档案建设的首要任务。档案工作人员应从哪些工作入手,积极配合和支持改革,是一个急需研讨和解决的问题。档案工作是整个社会事业的重要组成部分，并且是一项非常重要的工作，社会的发展对档案工作提出了许多新的问题和新的挑战。随着我国疾病预防控制事业的蓬勃发展，疾病预防控制中心的档案工作也逐步走上规范化、科学化管理的轨道，特别是档案目标，管理活动开展以来，更是将档案管理推向一个新的高度。卫生部“等级单位评审标准”，将档案管理晋级达标作为等级申报的先决条件之一，这就极大地促进了疾病预防控制档案工作的的发展。随着档案工作的升级发展，探讨如何提高档案管理，档案研究工作，深入开发档案信息资源已成为疾病预防控制档案工作中一项十分重要的任务。在开展编研工作中，应以突出疾病预防控制专业特色上为突破点，使编研材料具有较强的专业性，实用性。在工作实践中，开发有疾病预防控制特色的档案管理和档案编研应重点抓住业务资料的范围。编研工作的主要对象，任务及深层次的编研材料，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行类目划分。将反应主要业务工作总体水平的材料以及在日常监测形成的综合性、分析性强并具有学术价值的资料确定分类标准、编号及保存期限分别存档。现就本人在工作实践中的想法做一浅谈：

1.业务资料的收集保存范围

1.1业务工作规范。标准及技术方法的研究资料。如：资格证书，研究报告，编制说明及检测报告等。

1.2年度工作计划、总结。

1.3年度法定传染病、地方病、慢性病及中小学生常见病的控制方案、工作计划、总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测以及免疫规划工作形成的各种资料。

1.4公共卫生监测计划、总结。监测结果调查分析。

1.5专题调查：包括设计、调查报告、总结、统计汇报等。

1.6各项业务工作的统计月报、年报。

1.7慢病防制及公共卫生监测：包括死因监测、肿瘤监测、脑卒中信息管理、冠心病信息管理、伤害住院信息管理等慢性病管理及高血压、糖尿病、冠心病、脑卒中患者管理等公共卫生监测及工作督导考核、宣传培训等。

1.8在省、市以上刊物发表的专业论文和学术交流材料。

2.业务资料编研工作的主要对象

疾病预防控制中心在开展卫生防病为中心的工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等资料。由于疾病预防控制是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要要载体，业务档案也就具有了极强的专业性。此外，疾病预防控制工作在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，使编研材料具有专业特色，才能有效地为开展疾病防控，公共卫生监测工作服务。

3.选题要以疾病预防控制的主要任务为主

档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕反映单位的中心工作和主要任务活动为前提。脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向。以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大方向上与中心工作保持一致性，不偏离利用需求，更好地服务于疾病预防控制工作。其次要了解和掌握各项工作内容，疾病预防控制中心的主要业务是开展传染病、地方病防控和管理以及慢性病管理、公共卫生监测。档案人员在做各专业的编研计划时，应针对以上各项工作的特点和内容来确定编研材料的题目及适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。这也是确保编研选题具有专业性并符合业务需求的重要环节。

档案管理人员在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多层次的编研工作。疾病预防控制中心在履行其职能时必须依据有关的法规条例进行。档案管理部门如能编制有关的业务依据性文件汇编，就能有效地满足业务工作的需要。然而，疾病预防控制工作业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情分析预测、制定防控策略以及对公共卫生监测的过程中，都需要掌握和对比前一年度的监测数据。特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。因此，档案管理部门如能将分散在各年档案中的监测数据集中起来，做出有针对性的统计分析，就可以使档案的利用变得更系统，更直观。从实践中看，根据各专业的需要，开展专题性统计分析更为适宜。

编制专题性统计分析材料时，应注意的问题是：

1、所选题目应以室藏档案为依据，在完成各年度相关数据统计后，由专业人员作出分析性报告。使编研的材料即内行，又有一定的科学性。

2、统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性，本质性的信息；越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。绝不能为拼凑编研材料的数量而忽视编研材料的真实性和实用性。

3、编研不是在杜撰，必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提，不能图省事而主观杜撰。引用数据必须要准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能全面系统地揭示编研材料的主题。要根据数据的有机联系进行分类，计算要准确，并要经过复核。

4、编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。我们可以利用当前发达的计算机技术，丰富的图表处理软件和打印技术，使编研材料做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖好看。

综上所述，要想使疾病预防控制工作的档案有特色，就应加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习，这也是做好编研工作的基础。另外，档案人员只有学习和掌握了卫生防病专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。深入开发疾病预防控制档案信息资源，档案管理人员应特别注意培养和提高自身的业务素质。随着疾病预防控制工作业务档案管理实践的发展，疾病预防控制的档案管理工作会更加规范化、科学化。完善的档案管理一定会为疾病预防控制工作的开展发挥重要的作用。