实现档案信息化建设的问题综述

李伟1成立立2

李伟1成立立2（1、安达市妇幼保健院，黑龙江安达1514002、安达市公共汽车公司，黑龙江安达151400）

摘要：当今，计算机技术在档案管理与建设中的应用越来越广泛，充分认识档案信息化建设和重要性，加强档案信息化建设，完善档案信息化建设步骤，实现档案信息资源的社会共享和档案信息网络化的稳步发展。

关键词：档案信息化；建设；综述；论述

1档案信息化的内涵及意义

档案信息化的内涵及意义积极推进档案信息化管理，具有重要的现实意义。第一是为档案管理者提供了便利。建立档案信息化系统后，电脑代替人脑，有效地实现对档案信息资源统一有序的管理。第二是为档案利用拓宽了空间。通过实现档案信息化，资源利用途径大大拓宽，人们不必亲临档案馆，只需通过身份认证，在网络上就能查到档案信息资料，方便了使用者。第三是提高了社会档案意识，档案信息化能够提高档案的社会开放与利用程序，强化社会服务功能，从而使人们体验信息化的便利和社会档案的重要性，扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。

2充分认识档案信息化建设的重要性和必要性

2.1实现档案信息化，可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集，管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理，为社会提供高效，优质服务。

2.2实现档案信息化，可用详实的档案信息支持决策和管理。决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整，可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。为此，档案信息化有着独特的优势，可发挥重要的作用。

2.3实现档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。

2.4实现档案信息化，可避免出现“时空黑洞”。随着计算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就要提前介入电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息。使信息发挥最大效益。

3档案信息化建设的内容和主要任务

3.1基础设施建设。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、以及操作系统。数据库管理系统，信息安全系统等。其核心是计算机网络，只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益，计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网，广域网和城域网等三种类型。

3.2档案信息资源建设。主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸持档案、缩微胶片影像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

3.3标准规范建设。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义，移交，整理，价值鉴定，存储，著录，安全性保证，原始性保证，检索途径，利用方式等。业务规范包括数字档案的术语标准，资源描述，数字档案文件格式，元数据，对象数据格式标准等，技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准，软件系统工作平台技术标准，存储压缩格式，数字水印，加密算法等。

3.4应用系统建设。这是档案信息资源开发利用档案信息网络建设的技术保障。我们应依靠有关科研院所的技术力量，选用先进，适用和可靠的档案管理软件。

3.5人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，要始终把提高人的素质放在第一位，要加强对计算机素质放在第一位，要加强对计算机网络技术等方面的培训，档案人员要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平。

4档案信息化建设的程序

4.1建立档案数据库。第一步，输入文件级目录，把馆藏档案的文件级目录输入数据库。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，确保档案数据库的真实性，完整性和有效性。第二步，采用扫描仪，数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

4.2建立档案馆局域网。逐步启动文件级目录机读检索系统和原文件信息管理系统，在学中干，在干中学。档案人员不仅要成为档案信息的管理者，而且要成为档案信息利用咨询者和档案信息的传播者。

4.3建立档案局域网站。在互联网上和政府和社会提供档案信息查阅服务，举办网上展览，展示本地三个文明建设的成果，尝试建立网上现行文件中心，逐步实现政务公开，营造有利于经济建设和社会发展的良好环境。

4.4加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源，目前，电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，将来随纸质文件一并移交档案馆。

4.5加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容，电子文件载体和电子文件显示，修改的电子硬件的平台组合。PDE档案综合信息管理系统。今后要加大推广力度，一是要依托办自动化，二是要及时迁移电子文件，随着系统设备更新、扩充、在不同系统之间交接电子文件，应及时对归档进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

5档案信息化管理中的问题

5.1系统问题。（1）实用性与先进性。在系建设中要正确处理技术的实用性与先进性之间的关系，采用的系统既要易于实施，易于操作，又易于管理和维护，既不盲目追求先进的技术，又要将技术定位在一个较高的层次上，避免在短时间内实施系统的选择上应坚持的原则是以最小成本获得最先进，最实用的系统性。（2）开放性与标准性。在总体设计中，应采用开放式系统结构，使网络易于扩充，使相对独立的分系统易于组合调整，网络的选用的通信协议和设备要符合国际标准，使网络的硬件环境，软件环境，操作平台之间的相互依赖减至最小，同时要保证网络的互联性和兼容性，为档案信息资源在网络上的流通创造条件。

5.2信息资源问题。实现档案信息化，还存在一个很重要的问题。那就是档案馆所存在的信息资源还不丰富，要解决这个问题，一是从丰富馆藏入手，结合行业实际，开展名、物、优档案的收集，广揽社会信息，调整馆藏结构，要把电子档案，视频档案，音频档案，科技档案等接收进馆，样加档案门类，二是在进行数字化的时候，要对档案信息进行整合，也就是围绕特定的主题，把分散形成的档案进行信息资源集中，以集中反映某一实践领域对象的基本情况，只有把这些经过二次加工信息同时进行数字化，才能真正扩充信息资源，提高信息资源质量，提高档案信息资源的利用率，发挥档案馆档案信息资源优势，实现档案信息化的目的。

5.3档案信息管理人员的素质问题。档案信息化管理人才是实现档案信息化的主导力量，现有的各级档案管理机构中的档案管理机构中的档案工作者大部分是档案专业人员，面对这些专业人员缺乏信息社会应用的信息素质，不适应高速发展的计算机网络工作环境。严重缺乏既懂计算机技术，通讯技术，网络技术，又精通档案业务的复合型人才，这些很不适应档案信息化建设和发展的需要。实现档案管理现代化人才是关键，队伍刻不容缓，应注意引进多方面的专业人才，充实档案人员队伍，建立复合型多层次的专业技术队伍，以适应档案管理现代化的需要，适应信息化时代的挑战。

6结论

档案信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，不可能一步到位，只有分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，才能跟得上飞速发展的时代，稳步发展。

参考文献

[1]黄项飞.21世纪综合档案馆的生存与发展策略[J].档案学通讯，2001（1）.

[2]董继瑞.档案信息开发服务要面向西部大开发[J].档案学通讯，2001（1）.

[3]王现庆，崔玲燕.档案信息化建设浅议[J].黑龙江，2008（19）.