浅谈公路工程档案的收集与整理

袁丽

中国水利水电第五工程局有限公司成都610225

摘要：公路工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点，因而形成的档案种类多、数量大、价值高。这些档案是重点建设项目的真实记录，也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据，还是国家档案的重要组成部分，所以做好公路工程档案工作，利在当代，功在千秋。本文分析了构建公路工程档案管理制度，并阐述了公路工程档案收集与整理质量对策。

关键词：公路建设；工程档案；收集管理

随着我国高速公路建设投资的不断加大，在高速公路建设中形成了大量工程项目档案，它们是公路工程施工管理、竣工验收、检验工程质量的重要凭证。搞好工程项目档案的整理、归档工作，对高速公路的工程项目使用、养护、改建、扩建工作提供准确、真实、可靠的依据，减少大量人力、物力、财力，对公路基本建设和长远规划都具有重要的意义。

1构建完善公路工程档案管理制度

1.1工程前期，制定出完整的档案管理制度。在公路工程项目的开工初期，构建专门的档案管理小组，工程档案管理部门，应该加强工程档案的管理工作，对各个新进的施工单位，应该构建具体的档案工作责任小组，项目经理或者技术责任人担任组长，并给小组配备专业工程档案编制人员。不断完善各项工程档案管理制度，固定工程档案管理工作人员，未经过档案主管部门的批准，不得调离工地或者更换工作，确保工程档案管理的连续性。采用多样化的途径，要求各个参建单位，将档案编制与工程实体建设进行有效的结合，并要求档案管理人员在管理工作中，严格按照相关的规范和标准开展管理工作。

1.2充分运用现代化办公设备，提高“纸质档案”与“电子档案”的编制质量。公路工程档案管理部门，应该严格督促各个参建单位，配齐现代化办公设备，确保公路工程档案编制工作可以快速、科学以及规范的进行，提升工程档案编制工作的水平和质量，办公设备包括专业的档案室、电子档案编制设备、档案柜以及用具等，通过纸质档案与电子档案两个层面的编制工作，提高工程档案编制质量与进度，完全符合相关的规范与标准。

1.3制定档案文件与表格的样式标准。公路工程项目开工之前，工程档案管理部门应该联合相关的技术部门，依据工程的特点与相关的要求，构建出一套工程项目文件样本与表格样式标准，确保在日后的工程施工过程中，各个相关的单位进行档案资料编制时，严格按照组卷规定的标准进行，以确保工程档案资料的完整性与统一性。

1.4明确各个参建单位负责的档案收集与组卷范围。工程开工之前，档案管理部门应该对各个参建单位所负责的档案文件收集与组卷范围进行明确，确保各个单位在日常工作中严格依据相关要求，以工程的文件材料进行收集与整理。例如，业主对各类工程文件与图纸进行有计划的收集，监理对各类文件与资料进行日常的抽签，工程承包人应该对各种施工自检资料与音像照片进行收集。文件组卷的范围应该合理，如果公路工程档案文件的收集范围太广，就需要耗费大量的时间进行整理。因此，工程档案管理部门应该仔细研究文件收集的范围，确保文件收集范围的合理性。此外，工程档案管理部门应该事先制定出完善的文件资料管理流程，要求发文单位的原始文件，最后能够完整的进入档案组卷部门，以免出现材料不齐全与资料不符合要求等情况。

2加强公路工程档案收集与整理质量对策

2.1不断强化档案意识。要构建良好的公路建设档案管理的氛围就要提升管理人员的档案意识，加大档案法以及相关法律法规政策的宣传力度，力求提升全社会的档案意识，增强工作人员对于档案工作的重视力度，同时构建良好的档案工作环境。在公路建设的档案管理工作中，积极进行档案相关知识的推广，可以将档案基本知识列入到具体的项目培训过中，管理人员可以带领大家更深入地了解档案管理的相关知识，提高工程技术人员对档案工作的认知力度，从而提升档案管理工作的重要地位。

2.2加强公路建设档案管理中的网络化建设。公路工程项目属于大型的建筑项目，在建设过程中通常会涉及为数众多的工程单位和工程项目，因此，档案的形成渠道多、档案数量多、牵扯部门多，如果管理系统中缺少网络化管理，就容易降低公路建设项目档案的有效性、及时性与完整性。由此可见，公路建设部门应该构建以公路工程建设单位档案部门为核心的档案管理网络，提高建设项目程序管理的科学性与时效性，通过网络化管理实现档案资料的共享性、综合性、先进性。随着信息化技术在各个领域的不断深化，公路工程档案管理也要跟上形势，把缩微技术和图像扫描技术尽快应用到档案的收集整理中，这不仅减少档案的空间存放数量，便于保存；也方便了工程档案的交接和查找利用，对公路工程档案的远程开发利用也提供了快捷便利。

2.3公路建设档案的开发利用工作有待进一步加强

（1）要加大公路建设档案的编研力度。因为编研工作的开展是开发利用公路建设档案的有效方式，所以，公路建设档案管理部门要及时掌握使用者的情况，明确使用者的具体需求，为档案的使用者提供优质全面的信息资料。通过对比研究，为使用者提供有价值的编研产品，发挥公路建设档案的重要价值。

（2）由于传统的检索工具已经不能适应使用者的需求，而检索工具直接联系着使用者和档案，所以检索工具的发展状态直接影响着档案的开发和使用情况。公路建设档案管理部门要加强检索工具的编制力度，不断丰富检索工具的存储信息量，扩充检索内容，提升其广度和深度。除此之外，为了满足横向检索的需要，可以打破传统工程档案成套性的限制，依据具体的需求，编织成专题目录，增加检测工具的灵活性。

2.4要持之以恒地抓好全心全意为人民服务宗旨观念的教育，真正把群众是否满意作为学习实践科学发展观的行动指南服务是档案工作的立身之本，服务创新是公路工程档案工作创新的重中之重，只有把服务搞细化了，档案工作才能获得强大的原动力。公路建设各参建单位的档案工作者一定要增强主动服务意识，坚决克服重业务、轻服务的观念，真正变关起门搞档案为打开门搞服务，努力使档案工作从“三线”迈向“一线”，使档案管理部门由“冷部门”变为门庭若市。充分发挥档案管理部门的优势，超前进行谋划，变后端为前端，积极为完成中心任务提供档案支撑，在服务大局中找到自己的位置、发挥独特的作用。把握公路工程建设各参建方的档案需求，不断拓展档案部门的公共服务特性，最大限度地满足各参建单位对档案的利用需求，使档案成为公路工程技术人员开展工作的得力助手。

2.5提高公路工程档案人员的工作效率。在公路工程档案管理工作中，应不断强化档案人员的工作意识，消除消极怠工的不良习惯，使其以积极认真的态度和饱满的工作热情完成工作任务，以提高档案管理工作的整体质量和效率。同时，档案管理人员还应主动参加档案管理、工程技术业务培训、讨论会和调度会议等，全面发展档案的管理工作和工程技能，优化知识结构。

总之，公路工程档案作为一种信息资源，对于确保工程的安全使用和正常运营，促进城乡建设和经济发展具有十分重要意义。通过以上这些措施的落实，使公路工程档案管理工作更加规范，并将在一定程度上有利于加速公路工程建设的科技进步，并将公路工程建设水平不断推上新的台阶。

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