规范建设项目档案工作之我见

柏蔚

(大唐户县第二热电厂陕西省西安市710302)

项目档案是指经过鉴定、整理并归档的建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件,它是项目建设过程中的历史记录，是见证工程内在质量的依据和凭证，规范建设项目档案工作是满足建设管理、权益保障及竣工后生产运行、设备维护、改建扩建的基本要求。因此，做好建设项目档案工作，应以利用和需求为导向，确保项目档案的完整、准确、系统，主要从以下几个方面加强管理：

一、注重宣传，提高认识，加强档案队伍建设

项目档案工作的顺利开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作保障。档案部门应多角度、全方位地宣讲档案工作，让大家了解档案管理的权利和义务，了解档案与企业、与效益、与自己的关系，使大家认识到档案工作是一项需要全员参与和全过程控制的技术性工作，凡是与文件材料形成、办理、使用和归档相关的人员，都具有合规合法地形成和处置文件材料的职责。

事业成败，关键在人。针对新建项目要经历基建到生产的过程，以及当下档案信息化的发展方向，必须要求档案管理人员既要对国家档案管理法规和行业标准掌握清楚并能熟练应用，还要对工程的基建过程和生产流程有所了解，同时又要熟悉掌握计算机及信息技术管理等知识。各企业应配备符合上述条件的档案管理人员，并保证档案人员的数量，才能肩负起“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的神圣使命。其次，建设单位应组织对项目参建单位有关人员进行业务培训，聘请同行档案专家讲解项目档案管理的规范及标准，着重对项目档案收集、整理这两大环节进行培训，告知各参建单位在各阶段档案管理工作的职责、内容和要求，为编制出高质量的竣工文件奠定良好的基础。

二、建立机构，健全制度，为规范建设项目档案工作提供保障

建设单位应根据项目档案工作需要，明确分管项目档案工作的领导和归口部门，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，并建立起以建设单位档案部门为核心，各参建单位及建设单位有关职能部门及兼职档案人员为基础的档案管理网络体系。建设单位档案部门应对本企业各部门和各参建单位进行有效的监督、指导，使项目档案实行统一管理、统一标准、统一格式。

档案工作的顺利开展，制度是保证。建设单位应根据国家及上级主管部门有关建设项目档案管理规定和标准的要求，制定出适合本项目的项目文件归档、保管、利用以及电子和照片等其他载体档案的管理制度及标准。在制度里明确项目文件的归档责任、归档范围、归档时间、归档份数、质量要求、电子文件格式以及安全保管责任和考核奖惩措施，特别要制定好完善的项目档案归档范围和保管期限表，将在项目建设各种活动中形成的具有保存价值的不同形式和载体的文件材料均应列入归档范围，并以红头文件形式下发到各参建单位及本企业各部门，做到档案管理有章可循，保证项目文件的管理处于有序的状态之中，为项目档案的形成、积累及归档的准确性和规范性打下良好的基础。

三、超前介入，强化前端与过程管控

在工程初始，建设单位应对整个项目档案工作进行通盘考虑，确保项目档案管理的整体控制，树立依法治档、多维控制的档案管理理念，随同工程进程实施超前介入、跟踪监督、同步验收、合同制约的工作方式，确保项目档案的形成、积累、整理、审定工作与项目建设各阶段同步进行。档案人员应全程同步参与设备及建筑安装工程的招投标工作、参与合同相关条款的起草（设立有关竣工文件编制及移交的专门条款）、参与设备开箱验收，以利于从档案管理的视角出发，及时发现并纠正文件材料在形成、收集、管理过程中存在的问题，保证文件材料形成质量。

在项目建设过程中，档案部门应主动与工程部门沟通，利用工程管理部门、监理单位及质量监督部门的力量推动档案工作。建设单位应及时监督、指导各单位的档案收集、整理情况，并把质量监督站每月常规检查和重大质监活动作为档案检查的重要阶段,严格要求、认真审核，发现问题及时通知相关单位及时整改，将诸如用复制件代替原件、字迹不清、漏（代）签字、和卷内文件排列原则和组卷方法上的常见问题以及与项目管理有关的表式问题、各类变更文件的完整性、准确性、闭环问题等问题消除在萌芽状态，使整个项目档案都处在受控状态，为编制出高质量的竣工档案做好准备工作。

四、严格收集整理控制，确保项目文件归档质量

项目档案的收集整理就是把在项目建设各阶段形成的文件材料集中起来，并按其形成规律有机组合排列起来的过程。收集和整理是两项最容易出问题同时也是最为重要的工作。收集工作做不好，就难以保证项目档案的完整、齐全和准确，以后会出现“无档可查”的问题；整理是对数量众多的文件材料的有序化，必须保持文件材料的有机联系，同时还要便于保管和利用，这项工作做不好会出现“无从查档”的问题。因此，做好收集和整理工作，是项目档案管理的重中之重。要把建设项目各阶段形成的内容繁杂且彼此又有联系的档案收集齐全，各参建单位必须将项目档案管理工作纳入项目建设业务流程，从各类项目文件形成的源头进行控制，在遵循界定文件材料收集范围原则的基础上，按照建设单位制定的“归档范围及保管期限表”的内容进行收集。除了纸质文件，还应注意收集项目所涉及电子、声像、照片等特殊载体档案，要与相关的纸质文件一同归档并标注相应的互见号。整理工作要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，按照来源、建设阶段、专业性质和特点等进行分类、组卷、排列、编目和装订，确保项目档案完整系统。

五、增加档案工作资金投入，加强信息化建设

企业档案工作的最终目的是达到档案信息资源价值的利用最优化。档案的利用，既是档案工作的基本出发点，又是档案工作的最终目的。企业在档案管理活动中通过对现代信息化技术的应用，构建科学的档案信息管理平台，可以实现对档案的充分利用。因此建设单位应根据企业自身的发展需求和经济实力确定各类设施的采购、定制或研发，投入相应资金，不断加强现代信息技术条件下档案管理工作的设备设施建设与完善工作，逐渐改变传统纸质档案管理的模式。二十一世纪档案领域两大发展主题为数字化和社会化，数字环境下，电子文件已成为社会记忆和文化传承的重要载体。建设单位在制定信息建设规划中应将档案工作纳入进去，档案部门要参与到项目信息化当中去，对整个电子文件的形成和管理提出要求，将电子文件管理规范起来。通过办公自动化系统、档案管理系统以及计算机网络的传输，进行电子文件的自动接收、整编、立卷工作，使文件、档案管理达到一体化，使档案管理实现存储数字化，传输网络化，管理自动化，利用在线化，充分发挥项目档案工作在工程建设、生产经营、运行维护中的作用。

建设项目档案工作是服务国家经济建设和社会发展大局的前沿领域，我们应不断总结提炼好的工作方法，探索建设项目档案管理的新模式、新思路，将项目建设过程中形成的项目文件，通过规范的档案管理，形成真实而丰富的档案信息资源，为企业和社会提供优质的服务。深入推进新形势下建设项目档案工作，以档案工作的规范化管理促进项目建设管理的规范化，从而提升项目建设管理水平。