从我眼中的档案工作谈对现代档案工作的体会

肖冰

肖冰（黑龙江省宝泉岭农场，黑龙江萝北154211）

摘要：随着当前社会发展过程中各种先进的科学技术不断的应用在各个生产和工作领域，当前当前档案工作中现代化管理手段和管理技术对其进行分析和管理，通过对各种管理手段，结合当前实际情况进行分析，系统化的进行分析与总结。

关键词：档案工作；档案管理；计算机技术

档案工作是一项系统化的工作模式和工作流程，是社会发展过程中随着当前科学技术的不断变化而产生的工作手段和管理过程。在档案管理过程中，工作者必须认清形势的变化，转变观念，通过对当前各种科学技术的理解和应用，使得其在发展的过程中对各种个手段逐步的应用，通过学习各种创新手段和实践理论来实现工作过程中各种容易出现问题的解决措施和解决方法，是利用相应的技术手段更好的为社会和人们服务的流程。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。对当前电子档案的管理和应用增加其管理模式和施工过程，是通过相应的控制手段和控制措施来实现其发展的流程和发展的手段。

1档案管理体系

在当前，随着我国经济发展的增快，社会发展过程中各种相应的处理手段和工作模式逐步的完善，为当前社会提供了便捷的基础。通过当前工作过程中的相应手段和相应措施逐步的实现了其发展理念和发展模式，形成了系统化的管理措施和管理模式。近几年，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些发展手段和发展模式逐步的成为社会发展和基础和实现其发展的手段，是通过应用各种相关的技术手段和理论依据对其进行指导创新的过程，更是社会良好有序发展的基础。在我多年的档案工作中其中存在着多种问题和分析过程，主要有以下几点：

第一，树立较强的责任意识，是做好档案管理工作必要条件。规划项目的档案管理工作是规划管理工作的重要组成部分，要做好这项工作必须具有强烈的责任心，在工作中要做到安心、细心、耐心，同时还要有热心。既要安心地对待这项工作，又要细心、耐心地把握好每个工作环节，更要热心地为有关单位和部门提供相关的档案信息，做好档案的利用工作。档案管理工作是将一堆杂乱无章的文本资料，按照其形成的规律和特点，经过系统分类、整理，组成一个整体，便于保管和利用。如果没有强烈的责任心，没有认真的工作态度，是做不好档案管理工作的。

第二，从制度建设入手，为做好档案管理工作打好基础。制度建设是做好一切工作的基础和重要保障。在进入工作角色前，我先不急于接收归档资料，而是首先理清工作思路，确定自己的工作目标和工作方法。使社科规划项目档案在收集、甄别、整理、编目、造册过程中程序规范、手续严谨、有章可循，保证了规划项目档案的完整、全面、真实，为做好规划项目档案管理工作打下了良好的基础。

第三，从细节入手，为项目档案的系统性和完整性奠定基础。文本资料是规划项目管理过程的历史纪录。在对规划项目归档资料的收集整理过程中我非常重视细节的整理。比如：在规划项目归档资料的收集过程中，认真核对每份文本资料，对遗漏缺失的、手续不完整的文本资料及时、主动地找有关人员追要，力求将资料补充完整。在文件资料的整理、鉴别过程中，需要核对清楚每一个项目的全部文本资料是否完整地反映出该项科研活动的内容和实际面貌，同一个归档项目的文本资料之间在内容上是否一致。对于不是同一项目的文本资料，做到不丢弃，不销毁，而是退还给有关人员查清后再归类到相应的项目文本资料中，保证每个项目档案的系统和完整，做到不多项，不漏项。对于确实是重复的文本资料也做好保密工作，集中保管，统一销毁。对于立卷完成后又须补充归档的文本资料也要及时进行补充，并更改相应的卷内目录和备考表。

第四，注重信息收集，为规划项目的管理工作提供重要依据。在对规划项目档案进行的管理过程中，我发现规划项目档案是重要的信息源，它记载着规划项目研究工作的方方面面。比如：档案中记载了许多获奖信息，还记载了许多研究质量较高的项目成果，经过专家评审获得了市社科规划办的出版资助并公开出版，产生了良好的社会影响。对这些有亮点的项目成果，我都做了特别的记录和整理，并制作成检索目录，以备需要时使用，这些信息将为规划项目的管理工作提供重要依据。

项目档案管理工作虽然取得了一定的成绩，但离档案规范化要求还有一定的差距，需要在今后的工作中加以改进。一是，归档的文本资料不够规范。例如，有些移交来归档的规划项目文本资料，其纸张规格不统一，一些比较重要的文本资料还有用不符合要求的圆珠笔起草书写；有些文本资料特别是成果转化材料只提供了开头部分或目录，实质内容缺失，不能说明问题等等。这些现象，在“十一五”规划项目归档文本资料中已有改进。二是，虽然市社科规划办在档案库房硬件设施建设方面给予了财力、物力方面的大力支持，基本做到了防虫、防霉、防鼠和卫生工作，但是，档案保管安全措施还需要进一步加强。三是，随着科学技术的发展，信息化管理的普及，科学技术管理手段必将替代手工管理。希望加快档案管理信息化建设的步伐，实现社科规划项目科研成果资源的共享。

2创新手段在档案工作中的应用

创新手段是当前社会发展中不容忽视的过程，是增加社会发展过程中其发展活力和动力的前提基础，更是实现其发展和控制化手段的重要水平和重要指示过程。在当前档案工作中，随着计算机技术的应用逐步的成为一套系统化的管理手段和发展模式。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

3结论

档案工作是当前社会发展和进步的前提，是对各种生产模式进行统计和分析的基础要素。档案工作的总结是实现企业单位良好发展的主要手段，更是保证社会良好进步的基础前提基础。