关于如何完善档案室日常管理工作的思考田庆英

田庆英

台前黄河河务局河南457699

摘要：档案管理是机关、企业以及团体管理的重要组成部分，也是国家档案资源的基础，不仅为本单位的管理和发展起到一种辅助作用，同时对丰富国家档案资源，促进社会发展具有重要意义。

关键词：档案室；日常管理；措施

引言

近几年，各个领域对档案管理的重视程度越来越高，但是从实际情况来看仍旧存在一些问题。如何解决这些问题、提高档案室管理水平，是所有档案管理人员需要长期思考的问题。

一、当前档案室管理中存在的问题分析

1、档案管理机构不健全

为了加强对档案的管理，政府出台了《档案法》，虽然大多单位等能够按照法律基本规定开展档案管理工作，但是具体条文的贯彻不够充分。档案管理机构不健全，国家档案管理部门没有对档案网进行合理规划，导致各地档案管理水平参差不齐，不利于统一管理。而当前档案室已经向着多元化的方向发展，包括直属、专属以及部门等很多性质，这些档案室之间缺乏有效交流，导致管理效率不高，资源没有被充分利用。

2、管理体制不健全

尽管近几年我国对档案管理越来越重视，但是由于在这方面起步较晚，目前所使用的体制仍旧为计划经济时期的管理体制，已经不能满足实际需要。管理体制不够健全具有以下弊端：首先是存在严重的资源浪费问题，没有对档案资源进行集中化整理、应用，无论应用人群还是应用地点都会受到限制，以部门档案管理为例，一些通用档案设备没有实现通用，出现重复购买问题，造成不必要的浪费。有些机关、企事业单位将档案室设于办公室中，没有进行单独管理，导致档案丢失或者损坏。另外也不重视对档案工作人员的管理，将档案管理工作等同于文员，没有认识到专业化的重要性。档案管理的系统性较强，是一项长效工作，短时间内的绩效不明显，导致工作人员的热情不高，管理效果不明显。

3、档案资源共享情况还有待提升

档案管理的最终目标就是对这些资源进行利用，为单位的发展服务，资源共享情况在一定程度上反映档案管理水平。由于各个单位之间、单位各个部门之间缺乏沟通协调，档案管理理念和管理方式上存在差距，导致资源共享受阻。一些部门虽然能够积极利用自身资源，但是这些资源仅仅作用在本部门，不对外输出，因此具有一定的局限性。

二、完善档案室日常管理的措施

1、加强档案管理人才的培养

加强院校档案管理，最重要的是对于档案管理人才的培养。首先，高校应当重视对于档案管理人才的培养，为社会输送更多高素质、专业性比较强的档案管理人才。院校在招聘时，尽量选择拥有专业档案管理知识或者拥有与档案管理相关工作经验的人员，且以年轻成员为主，年纪比较大的工作人员对于电脑相关的知识比较陌生，而青少年对于电脑信息技术等先进科技接受能力比较快。其次，对于学校来说，加强对档案管理人员的专业知识的培训，尤其是对于没有相关工作经验或者没有接受过专业培训的人，同时还要加强档案管理人员的实践能力，将理论与社会实践相结合，不断提高自身的业务能力，掌握先进的档案管理方法，提高档案管理的质量。

2、完善相关管理制度

为了提高档案管理的质量，就要完善相关的管理制度。如果没有健全的管理制度，必然造成管理混乱。建立权责明确的赏罚体系，将责任细化，具体落实到每个人身上，与此同时建立员工考核制度，提高员工的责任心，避免工作人员发生渎职行为，强化档案材料收集管理和及时移交归档的力度。在选拔人才的过程中，竞争上岗，择优录取，选择优秀的高素质人才。最后，建立完善的经费管理制度，保证档案管理经费的合理利用。

3、加强档案收集

档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案工作存在和发展的前提条件，对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用。收集工作在档案管理中处于特殊地位。收集是档案业务首要环节，是档案室工作的起点。档案收集工作，就是把分散在各部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。其内容主要是档案室对本单位需要归档的档案的接收；其指导思想是：归档档案应齐全完整；加强室外调查和指导；推行入室档案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一个机关、单位的档案全部收集完整。要深入广泛地宣传《档案法》使大家知道对档案的接收、收集、整理、保管和提供利用是档案室的职责是依法进行的，使他们认识到档案收集工作是档案工作中一个重要环节。让他们了解相关知识，从而提高档案归档的质量，增强各有关部门对文件、材料收集、移交的自觉性。尤其是要争取领导的支持，领导的档案意识提高了，档案工作得到重视和支持，那么档案收集工作中所遇到一切问题就好解决。为了搞好档案的管理工作提高档案的收集质量，各室、科可明确一人负责本部门、科室的文件材料的平时归档工作，到来年归档时，由各部门的档案负责人统一交档案室归档保管，从而确保档案收集的完整。

4、加强档案保管管理

档案保管工作，是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全。档案保管工作的具体内容主要包括：（1）档案库房管理，包括库房内档案科学管理的日常工作；（2）档案传递、流动过程的保护，即档案在各个管理环节和利用过程的安全防护；（3）保护档案的具体措施，即为延长档案的寿命而采取诸如复制、数字化和修补等各种专门的技术处理，这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立环节。

5、加强档案利用

档案利用就是档案信息资源的开发利用即将集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该集中统一管理本单位全部档案。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室内只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位的工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。要做好档案信息资源的开发利用工作，健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的的必备条件。档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量。

6、提高信息化水平

随着电子信息技术的不断发展，给人们的生活与工作带来了颠覆性的改变，传统的采用纸媒的管理方式必然被新兴起的电子信息技术所淘汰。通过使用电子信息技术，建立数字化电子档案信息库，提高服务的质量和水平。使用电子信息技术能够有效降低工作强度，减少人员的投入，并且通过电子信息技术可以有效的解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作，同时还能够提高信息管理的正确率和及时性，同时还能节省了档案管理的空间。

结束语

当前档案室管理工作中存在很多问题，导致档案资源利用率不高。为了解决这些问题，档案室应该树立现代化档案管理理念，创新管理方法，建立健全档案管理机制，同时注重提升档案管理人员的综合素质，另外还要提高档案管理的信息化水平，不断完善档案室日常管理工作。

参考文献

[1]叶晓初.浅谈企业档案室职能及档案工作创新[J].经营管理者，2011，13（10）06：382-383.

[2]王小菁.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路[J].中国现代医生，2008，11（15）28：100-101.