做好医院基建工程档案管理工作的体会

熊瑛

熊瑛(湖北孝感市中心医院基建办432000)

【摘要】随着医院改革的不断深入，医院基建工程档案管理工作非常重要，医院在不断发展的过程中必须要提升医院内部的管理机制，提高档案管理的地位。本文主要对医院基建工程档案管理工作中出现的问题进行分析，并提出几点合理的建议，从而有效促进医院基建档案管理工作的发展，为医院的发展奠定坚实的基础。

【关键词】医院基建工程档案管理体会

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2014）11-0289-01

医院基建工程档案是医院档案管理中的重要组成备份，对医院的记录、建设、管理等方面具有非常重要的作用[1]，在这个城市建设事业飞速发展的时代，如何加强医院基建工程的档案管理，确保档案管理事业的不断发展，是每一位档案管理员需要考虑的问题，下文主要对基建档案管理工作的重要性进行详细分析。

1.基建档案在医院建设当中的应用

随着医院的不断发展，医院基建档案在消防、维修、保卫等方面的工作中具有非常重要的作用。

1.1医院基建档案对医院的建设有着非常重要的价值

长时间、完整、系统的基建档案对医院建设有着非常重要的参考价值，该档案记录了大量的医院信息，包括项目前期规划、手续报建、方案设计及评审、招标、建设、验收、后期维护等，这些档案有利于医院大楼内的水电等设施的检修和安装工作，具有非常重要的作用。

1.2基建档案能反应医院的建设质量

随着社会的不断发展，人流量的不断增多，医院建设的任务不断加重，病患者对医院环境的要求不断提高，医院必须要为患者提供环保、节能、舒适的医院环境，基建档案则可以有效进行医院人性化管理，实现低碳、环保等建设理念，在建设过程中做好各项流程管理，为医院改造和建设提供真实可靠的依据。

2.医院基建档案管理工作出现的问题

医院基建档案的管理过程中出现一系列的问题，下文进行详细分析。

2.1医院档案的管理不系统

随着医院的不断发展，医院档案管理的系统化要求越来越高，然而随着时间的流逝，基建档案的数量不断增多，在管理上和资料搜集上存在着较大的难度，在基建档案的搜集过程中，基建部门主要将档案原件上交，但由于某些客观因素的影响，导致一些档案原件不能收集上交，从而增加了管理员档案搜集和归档的难度，影响档案的管理工作。

2.2医院基建档案管理存在不及时的缺点

在档案管理的过程中，从基建项目的勘探、审批、施工、验收，这一系列的工作中所需要的周期很长，而基建工程的归档管理只有在所有工程结束之后才能进行，然而，该方法容易导致档案资料丢失，基建档案不完整，为日后项目的维修和测评工作造成严重的影响。

3.加强医院基建档案的工作措施

为了能够有效改善医院基建档案的质量，必须要从以下几个方面入手，不断完善基建档案工作。

3.1增强法律意识，提高基建档案的管理质量

基建档案的法律意识非常重要，因此必须要根据《档案法》、《基本建设项目档案资料管理》等法律法规，制定合适的基建档案管理制度，并组织相关领导和负责人对基建档案进行管理，不断强化档案管理工作，认识基建档案管理工作对促进医院建设发展的作用，从而做到及时搜集资料、及时归档，对不符合要求的档案材料进行及时的处理和修整。

举个例子，在进行基建的过程中，必须要让相关部门的工程人员对工程管理档案有充分的意识，每一个参与者都必须积极配合档案管理，做好项目前期规划、手续报建、方案设计及评审、招标、建设、验收、后期维护等方面资料的收集，并及时递交给相关部门，避免对医院基建工程造成影响。

3.2做到系统、科学的建档和归档工作

基建工程档案的工作人员，其主要工作包括随着工程进度同步收集档案资料，有相关政府文件和相关行政部门函件的收集、各专业建设函件的收发、各项会议记录、材料考察记录和论证、后期资料的装订等等。而这就要求工作人员对工程档案进行科学的维护，保证档案的完整性和安全性，避免其遭受到破坏，同时在管理过程中要消除一切不利因素。

根据相关法律的规定，一些重要的建设工程项目在竣工之后，相关的建设单位要在审计工作做完后，向建设工程档案管理部门移交项目档案，这就要求工作人员严格按照《建设工程文件归档整理规范》中的标准对将相关行政部门的函件以及专业建设函件进行收发，让工程人员及时了解行政部门关于建设的最新要求；此外，还要对工程的材料进行记录，保证建设工程档案的归档质量。此外，工作人员应该建立建档和归档范围，将具有明显价值的材料保存完整，确定归档日期，不断完善归档制度，对于不同的基建项目，工作人员需要根据其特点拟定时间表，并分阶段做好归档工作，对不符合的档案资料进行及时的退回处理。

此外，工作人员可以逐渐转变档案的方式，随着社会的不断发展，目前越来越多的医院采取电子档案的信息化，将电子档案的资料、内容、数量、载体等方面进行统一规划整理，并记录在计算机当中，实现基建档案的信息化[2]。

3.3发挥医院的作用，及时发现问题改正问题

医院本身的作用非常重要，只有通过甲方、施工、监理、供应商四方面之间进行密切配合，促进基建工程的建设的发展。其中甲方是项目的法人，是投资者、是工程的最终受益者，做好质量方面的控制工作，一方面能有效做好基建工程档案管理，另一方面也能有效控制好工程的质量。因此，必须要充分发挥医院的作用。

举个例子，我院在工程建设过程中实行制度公开化管理，在近几年医院中外科楼、内科楼和门诊楼的建设期间，我院均每周举行一次监理例会，对重大事件采取集体决策；在建设的后期，完善和验收期间，医院可根据实际情况再决定具体的开会时间和开会内容，参会人员一般由甲方、监理方、建设方含所有专业的项目经理、专业技术人员组成，特殊情况也会邀请设计或勘测单位人员参加。在会议中，工作人员要对之前的工作进行汇报，并讨论下一周的主要工作。通过这样的回忆，能彼此了解工作中出现的问题，对问题进行讨论和分析，不断改进工程方式，控制工程进度，也能让工程参与者了解医院单位的意图和方向，从而更好地朝着要求的方向前进。在会议之后，工作人员也要及时将各项会议记录、材料考察记录等情况进行收集，并记录在档案中，并随着工程建设和会议后期，将资料进行归纳、整理和装订。

结束语

以上便是本文对工程建设管理中出现的问题进行分析，并提出合理的建议，医院要做好基建工程的档案管理工作，一方面需要不断完善法律法规，另一方面需要主动配合档案管理部门的工作，在工作中不断探索总结，从而更进一步丰富医院基建工程建设的档案管理经验，提高档案管理水平。

参考文献

[1]许华萍.试论精细化管理理念在新建医院基建工程档案管理中的应用[J].企业科技和发展.2013.07（07）：50-51.

[2]高亚萍，白灵，谢安善.做好医院基建工程管理工作的实践与体会[J].陕西建筑.2008.06（136）：52-53.