档案信息化建设现状、问题与对策刘燕娜

刘燕娜

广东省科普教育馆（广州）

1.档案信息化的概念

档案信息化，是将人事档案、学生档案、病人档案等交由行政管理部门统一管理，相关部门人员需要在档案管理中运用数据库将所有档案导入系统，应用信息技术，对档案信息进行修改、管理，加速实现实体档案与电子档案现代化的对接。方便档案管理人员对档案的管理，档案的信息化能够提高相关部门的工作效率。档案信息化并不是一蹴而就的，在档案信息化的这一过程中，要不断地采用先进技术更新档案管理系统，以便档案管理部门更好的为人民服务。

2.档案信息化建设的现状

档案信息化建设是指将纸质的档案资源通过大数据的方式导入档案管理系统，实现档案的电子化。档案信息化可以通过信息系统和计算机网络实现全网的传输、互联和共享。有效减免了档案信息遗漏，档案转接过程丢失等问题，使档案资源得到合理、有效的配置与有序的开发利用。档案信息化极大的方便了人们的生活，是相关档案工作部门办事效率得到很大的提高。

档案是一种信息资源，是社会信息系统的重要组成部分，档案信息化建设是我国档案事业发展的重中之重。档案信息化的水平决定我国档案事业的发展水平。近年来，我国档案管理不断发展，档案管理事业的现代化建设取得了不错的成绩,，档案信息化的程度不断提高。从大城市到中小城市到各个乡镇，各城市、各部门的档案管理工作正在如火如荼的进行。档案管理事业的信息化也在不断发生变化:从手写档案到纸质打印档案到电子档案。档案形式的发展，也是档案信息化不断发展的过程。过去我们去医院看病，需要填写各种资料，需要保存医生写的病历本，以便复诊使用。现在档案信息化可将所有病人的档案存于数据库中，医生可以一键调取病人病史，极大节省了看病时间，方便医生与工作，满足病人的需求。

虽然我国档案信息化取得了一定的发展，但是，不能否认的是我国档案部门的信息化仍然处于较低的水平。档案中存在的丰富信息还不能够完全数字化，不能满足经济建设和社会发展日益增长的需要。

另外在档案信息输入、储存和处理的数字化过程中，会出现许多问题。档案的信息化不能一劳永逸，随着网络和科技的不断发展，办公越来越自动化、智能化。许多公司在开发自己的办公系统时，会将档案管理里融入其中。公司办公信息化，政府决策公开化，电子文件的产生和归档,信息共享与信息安全等问题,使我国档案信息化建设迫在眉睫。我们必须加强档案现代化建设，做到档案信息化的全面覆盖，使资源配置得到合理利用。

3.档案信息化建设存在的问题

我国档案信息化起步很早，但发展速度非常缓慢，档案信息化发展不理想，既有客观原因，也有主观原因。由于人才缺少，技术不足，相关部门对档案信息化的认知不够，致使档案信息化在很长一段实践不能顺利开展。据悉从行业信息化开始到档案行业信息化的提出跨越了整整十二年。这也足以说明全行业信息化过程中，档案信息化被深深的遗忘了，这不能不说是个遗憾。因为档案信息化在信息整合、归类、检索、管理上具有无可比拟的优势。就目前来说，档案信息化建设仍然存在许多问题。

3.1政府投入有限

我国档案信息化"起步早，发展慢。"对于出现这种现象的原因，中国档案学会理事张照余教授曾做过系统调研，大部分人认为是政府在档案信息化建设方面投入有限。档案信息化建设需要耗费大量的人力、财力、物力，这对主要依靠政府拨款的档案机构而言确实是个非常大的问题,经费不足正成为制约档案信息化建设的首要问题。

3.2档案管理软件使用存在问题

我国目前存在推广的档案管理软件品种过多，仍以单机版软件的使用为主的问题。档案管理软件必须适宜公司及单位的需要，适宜地区的发展。档案管理软件过多、过于繁杂，不仅不利于档案信息的统一管理，还会影响将来的信息开发与整合，造成不必要的麻烦。而且如果档案管理软件开发商退出研发市场，不在进行软件的维护，会给使用该软件的公司带来巨大的问题。

目前市场上推广和使用的档案管理软件，仍以单机版为主。虽然单机版能够满足档案信息管理的需要，却不能适应档案信息化建设的发展趋势，不能实现网络对接和网络共享，不能实现全公司，全网的互联，给公司的档案管理造成一定的困难。

在响应国家要求建设单位一体化管理系统时，一些政府机构、公共管理服务机构、公司在开发本单位办公系统（OA）时，将档案管理融入其中，作为办公系统的一个组成部分。这种单位办公系统（OA）一旦完成，正式投入使用，便不会再开发专门的档案信息管理软件。档案业务管理会与OA融为一体，但是从目前的使用情况看，其档案管理效果仍不如专门的档案管理软件。

4.档案信息化建设的发展对策

档案信息化建设过程中需要专门的档案管理人员来操作档案管理系统。有条件的话需要专门的程序员来建设和维护档案管理系统，需要选择职业素质和职业能力较高的档案管理人员。对于只会纸质化的办公形式，只熟悉纸质化的办公流程的老员工应该及时更换其工作，调去其他部门或者做一些不过于信息化和现代化的工作。档案信息化管理工作需要新鲜血液的注入，这是不可逆转的现代化趋势。

档案信息化的发展不等同于数字化，并不是将纸质档案转化成数字档案就结束了，在档案信息化建设中有许多需要注意的问题，要加强宏观管理，加大资金、技术和人才的投入。档案资源建设的核心是档案信息资源库的建设。只有建立资源配置合理、使用方便的档案信息资源库,才能有效地实现档案信息整合与共享加快档案信息化建设。公司和相关单位应该推广符合规范的网络版档案管理软件，联合开发标准的OA系统。如果有条件，档案管理部门应有专门的程序员尽心档案管理系统的开发建设，确保系统的正常运行。开发的过程中需要注意信息搜集、整理、转储、利用的便捷性，防止在信息化过程中成为"信息孤岛"。相关部门也应该加强档案信息管理、建立健全档案信息管理制度和安全保障体制。

5.结论

档案信息化建设顺应全球一体化浪潮，是不可逆转的现代化趋势。信息产业的飞速发展为档案工作带来机遇的同时也带来不少挑战。但可以确定的是档案信息化建设刻不容缓。我们必须加快档案信息化建设，在此过程中不断发现问题、解决问题，促进我国档案信息化建设又快又好的发展。虽然目前我国档案信息化建设取得了一定的成就，但是仍有很长的路要走。

参考文献

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