创业大学生档案管理机制初探

李宏亮，高洁，陈娟

李宏亮，高洁，陈娟

[摘要]近年来，全民创业成为社会的热点话题，尤其是大学生创业教育开展以来，具备较强创造能力的复合型创业人才在高校人才资源中占据越来越大的比例，更多的大学生毕业时选择直接创业而非就业。但是目前而言，对于创业大学生的档案管理工作仍为空白，所以探究大学生创业人员档案的管理机制，来解决创业大学生的后顾之忧，为之更好地走上创业之路服务，就是一项十分必要的工作。

[关键词]大学生创业档案管理

高校学生人事档案作为毕业生的一项重要凭证，作为国家人事档案的重要组成部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料。因此高校学生人事档案成为人才信息的重要载体；是大学生就业以及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据；更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。尤其对于选择创业的大学生，其自身人事档案的建立、保存与管理对其今后的职业生涯发展也有着重要意义。

一、学生人事档案的重要性

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。建立个人档案既是工作的需要，也是社会的需要，更是一个人在社会上工作和生活的需要。

而大学生作为社会上一个不可忽视的群体，与他们有关的各个方面都是应该受到社会重视的，尤其应该受到我们大学管理者的重视。与之联系密切的档案管理关系到我们国家全局的稳定和发展，所以加强高校学生人事档案管理,在提高档案资源利用率、开发优质服务、为用人单位提供相关信息、为学生作好相关记录、为高校学生人才发展提供机遇等方面有着不容忽视的作用。

目前，高校学生毕业后人事档案的去处主要有四种：就业或考研的将档案转至就业单位或者深造学校；准备就业但是尚未就业的可以将档案留在学校，学校可保管两年或者是移交至人才交流中心进行管理；暂不准备就业或者准备在生源地就业的可将档案转至生源地人事局接收；准备创业、灵活就业或者出国的则将档案移交至人才交流中心。

在当期就业竞争激烈的情况下，高校学生人事档案，更有着难以替代的作用。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要用到档案。如果没有为档案“安家”，即“弃档”，对毕业生今后将产生很大影响。

（一）影响社会对个人的保障服务

有了档案,就可以享受到与个人相关的人事、劳动、社会保障服务。无论是在原单位供职的人,还是辞职后另求新职者,在办理社会保险、领取失业金时,个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。如果弃档，自己失去的将不仅仅是一份档案，还有与之相联系的社会保障资金等。

（二）影响毕业生转正定级和工龄计算

工作者的工龄往往是其转正定级的一项重要的依据。许多大学毕业生找到工作后,忽视档案的重要性，没有及时办理参加工作的手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级，也影响到工龄和退休金的计算。

（三）耽误职称评定和工作调转

有的毕业生自大学毕业后，档案既没有提交单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，因此职称评定就会因手续不全而受到影响；有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构，但又没有及时办理就业手续，等到几年后调动工作时，才发现需要办理参加工作后的所有手续，并要在转正定级后才能正式调动，从而耽误了其的职称评定和工作调转，带来不必要的麻烦。

（四）导致干部身份丢失

全日制普通高校毕业生,在工作满一年即见习期满一年时，通过办理转正定级手续之后，可获得干部身份。然而，很多全日制普通高校毕业生由于种种原因将档案存进街道，导致干部身份丢失，影响自己的职业生涯。

二、创业大学生档案管理现状

在计划经济向市场经济转轨的过程中,档案的作用在淡化。在过去,档案是组织部门考察了解干部的工具，现在随着人事制度改革的深化，工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱。特别是私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位，往往采用试用期来考察毕业生完成某项工作的能力。这样的发展趋势导致了社会对人事档案的逐渐忽视的现状。

而且在选择创业的毕业生身上体现得尤为突出，负责档案管理和接收的高校、人事局、人才交流中心也一直忽视对创业大学生这一特殊群体创业期间的档案的归档与整理工作。虽然现在国家对创业教育和大学生创业进行大力支持与引导，但在创业大学生档案管理方面仍然与待业人员没有大的差别。“创业”并没有被作为传统意义的一种“就业”方式而得到认可，而且在档案上甚至可能被归入“待就业”这一范畴里面。其转正定级、计算工龄、享受社会保险、办理离退休、计发养老金等福利不能得到享受，这就影响了大学生创业的积极性，也严重影响了人事档案在人才资源开发中所起的作用。

高校学生档案的管理体制尚未建立统一的规范，目前工作模式也是一成不变。相关档案管理部门的管理人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,并不会考虑为各个毕业生的发展需要定制个性化档案内容。若是大学期间便有优秀创业经历和成果的毕业生，在档案里也无法进行详细表现，这样无疑是埋没了该生在创业方面的才能，也不利于优秀人才的展现。

在这种现状下，创业大学生的档案去向往往出现三种情况：一是毕业时未办任何手续，任档案留在学校；二是虽然托管到了相关机构，但从此置之不理，只到用时才回头查找；三是留在自己手上或干脆丢弃。

三、加强创业大学生档案管理的建议

为使高校学生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,解决创业人员“弃档”的现状，填补档案管理在创业大学生档案管理工作中的空白，为广大的毕业生尤其是创业大学生这一特殊群体提供高效、优质的服务,解决他们创业工作的后顾之忧，并促进创业教育与创业工作的发展，我们认为创业大学生的档案管理工作应从以下几方面入手：

（一）重新定位创业大学生人事档案的价值,重视其人事档案的建档质量。

高校学生在校的许多活动都可作为考量学生优秀与否的依据纳入档案。所以高校在为学生建立档案时，便可设立创业这一基本项，有创业经历或成就事迹的便要搜集相关资料归档。在学生毕业选择创业之后，要对将档案暂留在学校的学生进行追踪，了解学生此期间的创业动态，并做好档案的相关更新工作。

（二）国家和相关部门应该制定针对创业人员档案管理的相关政策。

国家和相关部门应对创业人员档案的管理作出具体的规定。创业大学生的档案在毕业之后移交至人才交流中心，应由人才交流中心划分一个创业门类对这些创业大学生的档案集中管理。而且以一年为期限对这些创业人员的创业工作动态或者就业情况进行调查和了解，据调查，一般一年后会出现以下四种情况：

1.创业失败且已经再就业或深造的创业大学生。其创业时间未满一年，人才交流中心协助将档案转至就业单位或者学校。

2.创业失败且打算重新就业的人事档案视当事人的意愿，返回至户籍地人事局或者留在人才交流中心。创业时间满一年者，由当事人提交创业期间报告，人才中心予以确认后，应该把创业人员之前一年的创业经历记录在档案上，然后将其档案从创业门类中调出，与其它档案统一对待。其再就业后的转正定级、计算工龄、享受社会保险、办理离退休、计发养老金等福利应该把这一年也作为工龄计算在内。

3.一年后仍在创业且打算一直创业的人员档案，以后每年一次向有关部门提交创业报告，其工作性质与在单位就业的工作性质一样，便于其转行或者再就业之后的转正定级、计算工龄、享受社会保险、办理离退休、计发养老金等福利得到保障。而且作为创业者同时享受国家的一系列帮扶政策与优惠政策。

（三）人才交流中心应作为创业人才档案的构建者而存在。

各个人才中心应该不仅仅作为人才档案的托管机构，更应该成为人才档案的建构者。人才中心应努力加强与高校的合作,变后置性管理为前瞻性的指导服务,对人事档案管理模式进行变革,实行社会化开放式管理,更要加强与创业大学生的联系,及时收集整理归档材料,保证档案的完整性,为个人、单位提供有效的人事信息,从而提高档案的利用率。

（四）强化对创业大学生的档案观念教育。

由于人事档案在现阶段和今后的时间内是会长期存在的。个人职业生涯许多方面的荣誉与利益都会以档案为依据，且对于创业者来说，创业毕竟有风险，为了便于创业之后再就业，所以选择创业的毕业生首先要从思想上重视人事档案的作用，而且不管是在校创业期间还是毕业后走上创业这条路，都要树立档案意识，把握自身特点去充实档案，并了解自己档案的去向。

（五）规范各档案保管单位人事档案管理制度。

创业大学生档案管理是一个庞杂的系统工作，这要求档案管理部门形成自己的实施细则和制度，学会采用新方法、新技术、新思路对创业大学生的档案进行管理。而作为当代档案职业管理人员,不仅应具备传统技能,还要具有信息技能，特别要加强计算机应用能力的学习,促进档案信息化，为档案现代化管理提供准确快捷服务。

四、加强档案管理工作的意义

通过对创业大学生的档案进行有效管理，不仅对学生自身档案的充实保管，对高校毕业学生状态的把握了解，对国家人才资源的管理利用有着重大作用，还对创业案例，创业项目和创业人才的系统化检索，对创业工作的宣传教育，对创业教育的深化发展产生重要意义。

第一、将创业工作作为一个项目纳入学生档案可以激发大学生创业意识，强化大学生校园创业的氛围，增加学生创业的积极性，鼓励具有创新精神的学生投入创业工作。

第二、创业大学生打档案工作的管理，可以将创业人员真正纳入就业这一范畴中去，享受与就业人员一样的待遇与福利，解决了创业人员的后顾之忧，有利于创业工作的真正落实。

第三、在对创业大学生的创业工作进行归纳入档时，有利于对创业人员、创业项目和创业成果进行系统整理，以案例方式丰富创业教育的素材，促进创业教育和创业工作的发展。

第四、创业大学生档案的有效管理，对创业项目，创业人才，创业事例进行编研，有利于形成系统的创业档案资源来便于检索利用，为有关就业创业部门和人员提供便利。

第五、创业大学生档案工作的顺利进行可以促进创业工作的发展，解决社会严重的就业与事业问题，对社会的稳定运行和经济的快速发展都有着重大作用。

如今，创业是大学生在新时期下实现自己的计划和梦想，为家庭和国家增加收益，发展经济，减轻就业压力的最佳选择。为了促进创业工作的发展，创业大学生的档案管理工作也成为了一项刻不容缓的系统工程。

注：

1．邓绍兴，陈智为．档案管理学（修订本）［Ｍ］．北京：中国人民大学出版社

2．段超燕.高校毕业生遗留档案管理的思考[J].兰台世界,2006.17.作者单位：李宏亮，河北大学创业学院；高洁，河北大学学生处；陈娟，河北大学管理学院

邮编：071002

（责任编辑刘华山）

本文系2010年度河北省软科学研究项目课题“河北省高校与地方经济社会和谐发展机制研究”（编号：10457205D-38）研究成果之一。