电建企业的档案整理与保存

王晓敏侯晓庆

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（新乡市华源电力集团有限公司变电工程分公司，河南省新乡市453000）

中图分类号：F426.92文献标识码：A文章编号：1003-2738（2011）10-0225-01

摘要：随着企业项目的急剧增加，档案管理工作也需要与时俱进，本文详细分析了电力建设企业档案的作用、内容和保存，为企业的科学管理提供基础。

关键词：电力建设企业；档案；管理；保存

档案是人类活动的记录，是人们认识和掌握客观规律的重要依据。借助档案我们能更好的了解过去、把握现在、预见未来，所以可以说档案工作是既有极其纵深的历史，又有无限广阔的发展空间是一项充满旺盛生命力的事业.作为电力施工单位我们的档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。它随电力项目的开始而建立，又随电力项目的竣工、投运而告终，与工程项目建设的进程同步。

对于配网工程来说一份完整的档案是由施工合同、安全合同、施工方案、材料计划、预算书、开工图纸、开工报告、施工记录、工程三级自检报告、竣工报告、工程量清单、竣工图、试验报告、设备合格证及说明书、实际领用材料表、决算书、竣工移交书、监理意见书、审计意见书等构成。档案人员对这些文件进行收集进而整理形成一份完整的档案，所以档案收集是档案工作中最基础同时也最为重要的工作。

在一项新的工程开工之前，档案人员需将含有该项工程预计工作时间、地点及工作内容的施工方案、开工图纸及开工报告报到相关部门，这些材料就需要施工人员来提供，当方案通过审批后施工人员方能动工。在工程进行过程中仍需要施工人员做好相关的施工记录，例如：施工日期、具体施工内容及施工人员。工程竣工以后，档案人员根据施工人员提供的竣工材料向有关部门报竣工。

由以上可以看出一项工程的档案需要施工人员提供实际的施工内容、工程所用材料设备的合格证及说明书；材料员提供工程所用材料设备的数量；试验人员提供试验报告；预算员根据实际施工内容和材料进行决算；最后汇总到档案人员处进行整理。所以一份档案的整理需要公司各部门的配合，尤其是我们公司的配网工程更加需要，因为有很多配网工程在实际的施工过程中因为施工现场的限制使我们无法完全按照设计图纸进行施工，会有所改动，如果我们各部门之间没有做好及时的沟通就可能出现资料与实际工程不一致，到最终结算的时候会出现很多问题，例如：图纸与现场不符、合格证不够、实验报告不完整等。这就需要我们重新整理，这样浪费了大量的人力、物力。为保证档案与实际工程的一致性，我们可以定期的开展会议，大家将各自的情况进行统一汇报总结，这样就确保了档案与实际情况的一致，为以后提供可靠的依据，也真正体现出整理档案的价值。

档案是需要长期保存的，对档案整理的质量和保存都有一定的要求。档案整理的质量要求是：（1）归档文件应齐全完整，一破损的文件应予休整，字迹模糊或易退变的文件应予复制，应去除易锈蚀的金属物。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。不能有圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。不能用热敏纸做传真文件归档。按照相关规定档案应存放在专门的房间，房间需符合九防要求：防火、防盗、防光、防紫外线、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

随着工程的不断完成，我们的档案也会随之增多，这些宝贵的资料需要专门的房间来存放。但是空间总是有限的，随着信息技术和网络技术的发展办公自动化已进入我们的日常工作中，我们的档案资料也应流向网络化管理。使用计算机对档案信息进行网络化管理，具有手工管理无法比拟的优点，例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能够极大地提供档案管理的效率。在当今社会，面对信息技术的挑战，我们的档案管理也需要实现网络化，为单位提供更优质的服务。

档案工作看似很平常，但却是对过去工作的真实记录，作为公司的成员我们都要为档案工作做出自己的努力，为公司工作提供可靠的备查依据，提供第一手参考资料。