浅析煤矿企业档案管理信息化建设

任振红

神东煤炭集团公司

1引言

伴随着信息技术的迅猛发展，基于计算机网络技术、多媒体技术和远程传输等的现代信息技术的应用，煤炭企业办公自动化、信息资源利用网络化的进程加快，电子环境日益普遍。作为煤炭企业核心信息的接收者、持有者、提供利用者的档案机构，要利用现有资源，将档案管理与数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术有机整合，实现煤炭企业档案信息化管理，更好的为企业服务。

2档案信息化建设的重要性及现实意义

档案信息化是在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现"三化"：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。

2.1重要性

（1）改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。

（2）用翔实的档案信息支持决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。

（3）为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。

2.2现实意义

档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。

（1）档案管理不再费时费力

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理工作效率。

（2）检索查询方便

传统的检索方式，档案管理人员从众多的目录中找出所需的档案的编号，然后根据编号到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案数据库中检索出需要的档案信息，快捷地提供利用。

（3）提高整个部门的工作效率

实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。

（4）有效的提供服务

档案管理的信息化，管技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于管技人员的二次利用和开发，提高了企业整体的工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而是公司内部的信息中心。

3档案信息化建设的内容

档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。

3.1基础设施建设

主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。

3.2档案信息资源建设

主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片、实物档案、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

3.3标准规范建设

这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

3.4人才队伍建设

这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对档案人员计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，用规范标准正确处理好计算机网络、计算机的硬件和软件、档案数据库、现代信息技术人员的关系。以人为本，坚持把档案数据库作为核心要素来抓。

4加强煤矿企业档案管理信息化建设的策略

（1）加快档案室软硬件建设

档案室硬件设施的优劣关系到煤矿企业能否顺利开展档案管理信息化建设工作，因此必须加快硬件建设。如煤矿企业应适当扩大档案室的面积，分开整理档案、存放档案，方便开展档案管理工作；在档案室添加必需的管理设备，加强防火、防潮、防盗等设施建设，保证档案的安全与完备；配备档案室专用电脑、扫描仪、打印机等设施，保证档案信息化管理的方便与快捷。此外，煤矿企业还应增加软件投入。如煤矿企业要尽早建立数字查询系统、安全密钥系统等，保证档案信息资源的安全性；重视档案管理工作与其他业务活动的结合，使其相互促进，通过计算机技术与信息技术推动档案管理信息化建设。

（2）加强煤矿声像档案管理

声像技术是煤矿企业档案管理信息化建设中应用较为广泛的一项技术手段，主要是记录煤矿生产经营管理环节的声像资料。声像资料具备显著的特征，能使煤矿企业档案更准确、更直观，其内容也蕴含丰富的信息，是传统纸质档案不可比拟的。而且声像档案的复制与编辑更容易，难以造假，即便是造假也能利用专业技术手段加以识别，从而进一步保证了煤矿

企业档案的可信度。煤矿企业的管理者应高度重视声像档案管理工作，同时抓好声像档案管理制度建设。煤矿企业声像档案管理工作不能全凭想象，更不能停滞不前，要有序进行，注重使用声像技术的效果，通过制度巩固声像档案管理成果。此外，要注意强化声像档案管理分工负责制的落实，明确划分声像档案管理工作的责权利，做到专业、专岗、专人、专管，明晰岗位与业务范畴，将责任落实到人头，从而提高声像档案管理工作的实际效果。如档案管理人员应有效收集各单位、各部门的声像资料，针对重要的环节与时间，务必要有高质

量的声像资料作为档案素材，并选择恰当的内容。同时，要进一步扩大收集和使用声像档案的范围，非生产的领域也有很多声像资料，要做好相应的收集与整理工作，扩大声像档案管理的影响力，提升煤矿企业档案管理信息化建设的效率。

（3）开发煤矿档案信息资源

在档案管理工作中，利用档案是终极目的。煤矿企业在档案管理信息化建设中应积极开发档案信息资源，这对促使煤矿企业发展、助力国民经济建设等有重要作用。尤其是在国家极力倡导安全生产的大环境下，煤矿企业应大力挖掘档案信息资源，建立安全事故档案专题目标。如针对煤矿企业已经形成的档案，应围绕发生事故的原因与情况，分门别类编制专题目录。即档案管理人员在日常工作中要注意进行馆藏档案调研，以目录的形式把所有关于煤矿安全事故的档案筛选出来，形成专项档案，继而基于档案内容明确几个专题，包括瓦斯通风事故、运输事故、顶板事故、机电事故、火药放炮事故等，形成档案专题目录索引，提高查找煤矿安全事故档案信息的效率。对于正在形成或者将要形成的煤矿安全生产档案，也应将其制作成目录纳入对应专题。之后结合数字化工程调出所有安全档案，根据专题分类扫描或者复印，形成虚拟档案，再通过统计、分析煤矿企业安全事故档案，将编研成果与典型案例结合，编写生动的宣传教育素材，采取班前宣讲、脱产培训等方式将这些素材应用于各个工作岗位，强化煤矿企业安全生产宣传教育，最大限度发挥档案信息资源的作用。

（4）提高档案管理人员专业能力

档案管理信息化建设速度的快慢和煤矿企业档案人员的专业能力与素质直接关联，因为这不仅是服务性的工作，更是技术性与专业性的工作。随着档案管理工作的日益信息化、现代化，煤矿企业应着力打造优质档案管理队伍，吸收大量专业人才，使其具备计算机应用和档案管理等能力。如煤矿企业的相关部门应定期开展培训活动，提高档案管理人员的专业能力，强化档案管理队伍信息化建设。由于档案管理信息化建设中会形成电子档案、数字档案，因而档案管理人员不仅要具备专业档案管理能力与计算机应用能力，还要掌握先进的网络技术、数字化技术，这是档案人员面临的新挑战，应积极参与企业组织的新技术、新方法与新设备的培训活动，扩充知识、提升技术能力，从而增强掌握和应用现代管理技术的能力，提升档案管理工作的技术性。

5结语

加强档案管理信息化建设不但能提高煤矿企业档案管理工作效率，还能为煤矿企业开展后续管理工作奠定坚实基础，煤矿企业在实际工作中要充分认识档案管理信息化建设的重要性，加快档案室软硬件建设，加强声像档案管理。同时，注意开发档案信息资源，提高档案管理人员的专业能力与素质，高效做好档案管理工作，使煤矿企业不断提升档案管理水平，为煤矿企业的发展保驾护航。